采購管理的基本流程有哪些

時間：2024-01-09 00:22:13 曾揚1151由分享

　　采購流程是企業(yè)確保需求滿足的活動過程，所以很多的人都會想知道采購管理有哪些步驟。下面為您精心推薦了采購管理的基本流程，希望對您有所幫助。

　　采購管理的基本流程

　　企業(yè)流程是指為完成企業(yè)某一個目標或任務而進行的一系列邏輯相關的跨越時間和空間的活動的有序集合。企業(yè)采購通過規(guī)范采購流程，加強采購流程每一環(huán)節(jié)管理，來約束相關采購過程的業(yè)務活動，使得各項采購指標在業(yè)界最佳，并合理地控制企業(yè)采購開支的每一過程，以增強企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

　　企業(yè)在實施采購系統(tǒng)時，需要根據(jù)不同采購對象的采購量來確定其優(yōu)先度，比如制造業(yè)的零配件和原材料的采購(用于生產(chǎn)制造的采購)占總采購量的60%～80%。企業(yè)采購的內(nèi)容可以分成三種類型，見下表所示。

　　雖然企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營內(nèi)容不同，采購活動內(nèi)容不同，采購運用的方法不同，作業(yè)細節(jié)上有若干差異，但采購發(fā)展到現(xiàn)在它們的采購流程大致都是一樣的，采購流程的一般模式如下圖所示。

　　在該流程中，以“準備和簽發(fā)訂單”為中心，前面的流程統(tǒng)稱為“訂單簽訂前的準備工作”，其后的流程為“訂單的執(zhí)行和總結(jié)”。訂單簽訂前的準備工作包括前四個流程：提出需求、描述需求、選擇和評價供應商、確定價格和其他采購條件。訂單簽訂后的執(zhí)行和總結(jié)包括后四個流程：跟單和催貨、收貨和檢驗、接受和付款以及采購總結(jié)評估。

　　采購管理，在供需雙方，特別是供應商與用戶企業(yè)之間在供應商評估、供應市場分析和供應鏈整合之間需要戰(zhàn)略管理思維以取代傳統(tǒng)的買賣交易行為。采購管理不僅是一種職能戰(zhàn)略，而且還跟戰(zhàn)略有關。

　　采購管理的方法

　　采購流程發(fā)現(xiàn)問題

　　此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。這個階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購計劃、考慮預算等問題。這一階段一般會組建有人員共同組成的項目采購小組。

　　采購流程確定采購的技術(shù)標準

　　在這一階段，是客戶關于采購標準制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購標準。采購標準制定好以后，客戶將以標書的形式發(fā)布出來，準備投標的那到表述就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點，客戶一般不會改動采購方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽一發(fā)而動全身”的，成本很高。

　　采購流程項目評標

　　客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個階段會確立首選供應商。這一階段客戶會通過商務談判，努力爭取一些附加價值。產(chǎn)品的技術(shù)標準和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

　　采購流程簽訂協(xié)議

　　本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶內(nèi)部采購流程，是工業(yè)品營銷說對話、找對人、做對事的前提。有助于規(guī)劃未來目標，控制成本和投資，以及衡量企業(yè)的績效。

　　采購操作管理流程

　　一、尋價

　　(一)明確原材料采購要求

　　1、根據(jù)具體使用

　　確認要求：

　　(1)技術(shù)人員或者提出需求人員提出物料采購要求(包括產(chǎn)品的型號、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)等);

　　(2)提出部門提出物料要求，采購根據(jù)采購小樣，試產(chǎn)后再由提出人確認物料具體要求(針對不明確物料需求的情況)。

　　2、采購人員整理原材料采購要求，供后續(xù)采購提供依據(jù)，如有更改生產(chǎn)及時通知采購部門。

　　(二)供應商的開發(fā)

　　1、通過多方信息渠道收集相關供應商或承包商的資料，至少尋找3家以上的供應商;電話或QQ、旺旺與這些供應商或承包商進行初步的溝通：索要相關技術(shù)資料、報價表等，必要時可要求寄樣品以供我們測試;

　　2、初步比較后找相對合適的3家(或以上)作實質(zhì)性的溝通(對用量大或重要的原材料必要時需進行實地考核綜合評估)，通過價格、性能、服務等相關方面的因素形成《尋價格表》，并依此作為選用供應商的依據(jù)。

　　3、跟蹤樣品到貨及使用情況;

　　4、各項考察合格后可進行初步合作：打樣、小批量采購等;

　　5、初步合作完成作一個評定，確定合格后選取為合格供應商或加工商，如仍存在問題要求其限期改善，直至達到我方的標準。

　　二、采購過程的實施

　　(一)采購申請：

　　1、產(chǎn)品物料的采購申請由倉庫根據(jù)最低庫存提出申請，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準后交采購部經(jīng)理確認簽收;采購人員制作采購計劃并根據(jù)要求進行供應商選擇與實施采購;

　　2、辦公、生活用品由行政部門提出申請，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準后交采購部簽收(特殊情況也可由行政部自行采購);

　　(二)采購實施：

　　1、采購首先選擇好合適的供應商并做好物料訂單，經(jīng)采購經(jīng)理簽字確認后傳真到供應商并要求供應商制作采購單(購銷合同)簽章確認后回傳，采購人員核對型號、數(shù)量、價格、到貨日期等、，確認無誤后再回傳到供應商處要求進行生產(chǎn)與發(fā)貨，采購原件采購人員整理并跟蹤合同的到貨情況;

　　2、辦公、生活用品的采購經(jīng)采購部初步估價后向財務部借支現(xiàn)金，直接到市場購買，月用量)大的物料應找好一兩家合適的商家固定供應。

　　(三)采購跟進：

　　1、所有采購單(購銷單)都應匯總到《采購計劃表》上，以便統(tǒng)一管理;

　　2、采購交期應及時做好采購計劃表中的《供應商交貨進度表》，依此作為跟進交貨和溝通的依據(jù);

　　3、物料到公司由采購人員簽收并及時確認數(shù)量與質(zhì)量，對于壞料立即退貨、少料要求補料;

　　4、把訂單物料入庫單交一聯(lián)到采購部，采購部單核對當天入庫單與快遞單并記錄到匯總表上，以備查詢。

　　與及時跟進。

　　(四)供應商管理：

　　1、在采購整個過程中及時錄入《采購計劃表》中的《供應商評價表》;

　　2、定期(每季度)對所有協(xié)力廠商在產(chǎn)能、品質(zhì)控制、價格、服務等多方面進行評估，具體見《目錄》;

　　3、按評估結(jié)果對供應商進行分類(分A、B、C、D四級)：A類為優(yōu)秀，B類為合格，C類為免強合格，D類為不合格;

　　4、對A類供應商保持良好的和作關系;對B類供應商要加強溝通;對C類供應商要求限期改善;對D類供應商予以取消，終止合作關系;