辦公室行政管理工作流程_辦公室行政工作內(nèi)容
辦公室作為一個綜合、全面的辦事部門，是單位的重要職能部門，那么你對辦公室行政管理工作流程了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于辦公室行政管理工作流程的內(nèi)容，希望大家喜歡!
辦公室行政管理工作流程
一、文件的發(fā)放與管理
1、外來文件由辦公室歸口接收，經(jīng)行政經(jīng)理或管理者代表(管理者代表負(fù)責(zé)體系文件)確認(rèn)審批后，發(fā)放至有關(guān)職能部門后歸檔管理。
2、電子郵件文件在原稿上，審批其適用性，由辦公室填寫《郵件接收記錄登記表》并發(fā)放至有關(guān)職能部門后歸檔管理。
3、審批文件的符合性、充分性、適宜性及文件間的協(xié)調(diào)性負(fù)責(zé)，審批時填寫《文件審批表》，以作為審批的依據(jù)。文件審批時，同時確定文件的發(fā)放范圍。
4、除上海大眾規(guī)定的記錄表格外，記錄表格由使用部門編制，管理者代表審批后，辦公室備案。
5、經(jīng)批準(zhǔn)后的文件，由辦公室填寫《受控文件清單》，以對文件進行管理。辦公室按確定的文件發(fā)放范圍，統(tǒng)一印制，原審批件歸檔保存，存入計算機的文件均留備份。
6、文件發(fā)放時，辦公室填寫《文件發(fā)放(回收)記錄表》，履行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字。文件發(fā)放應(yīng)確保使用處能獲得適用文件的有效版本。
7、文件持有者須妥善保管文件，不得隨意涂改，防止丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等情況時，須報辦公室重新辦理補發(fā)手續(xù)。
8、電子文件須標(biāo)識清晰，以免新舊版本混用。
9、電子文件只能使用，不能更改，確需修改的，經(jīng)辦公室統(tǒng)一修改后，經(jīng)管理者代表審批后，繼續(xù)使用。
10、各部門收到的各類外來文件須到辦公室備案登記，其適用性由管理者代表確認(rèn)，辦公室再發(fā)放到相關(guān)部門，建立《外來文件清單》，并及時更新。
11、辦公室負(fù)責(zé)對公司質(zhì)量手冊的附錄《主要法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清單》隨時進行更新。
二、員工任職崗位管理
辦公室是本公司人力資源管理部門，負(fù)責(zé)對各崗位任職條件的確定及薪酬福利、員工培訓(xùn)的實施工作，負(fù)責(zé)員工業(yè)績評定工作。
人事培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)培訓(xùn)的日常管理工作，并參與有關(guān)培訓(xùn)及其他措施的策劃、實施和評價工作。
重要崗位、關(guān)鍵崗位人員變更執(zhí)行品牌相關(guān)申請流程。
辦公室明確各崗位人員有關(guān)的學(xué)歷教育、工作經(jīng)驗的適用要求，編制《崗位描述》報部門經(jīng)理審批，并作為招聘、安排人員、培訓(xùn)的主要依據(jù)。
重要/關(guān)鍵崗位的變更，必須按規(guī)定的流程申請，并經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上崗。
對崗位人員從教育、培訓(xùn)、技能及工作經(jīng)驗四個方面進行崗位能力評定，評定合格上崗，由辦公室編制本公司的員工花名冊。
三、員工的招聘
各部門根據(jù)公司現(xiàn)有人力資源情況，填制《年經(jīng)銷商人數(shù)配置表》，報人事培訓(xùn)主管，人事培訓(xùn)主管根據(jù)崗位需求情況和各部門的用人需求情況，擬出招聘計劃，由總經(jīng)理審批后，按招聘計劃實施招聘。
辦公室受理應(yīng)聘者申請，填寫《公司應(yīng)聘人員求職申請表》，由人事培訓(xùn)主管和用人部門的部門經(jīng)理共同進行面試。
應(yīng)聘者體檢合格后，擇優(yōu)錄用。根據(jù)各部門的崗位申請，安排應(yīng)聘者試用，簽訂勞動合同并約定試用期，試用期后符合要求，正式錄用。人事培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)填寫《公司人力資源基礎(chǔ)信息表》。
人事培訓(xùn)主管將本次招聘的總體效果反饋給總經(jīng)理。
四、員工的培訓(xùn)
人事培訓(xùn)主管組織培訓(xùn)參加外部培訓(xùn)人員在培訓(xùn)完成后一周內(nèi)，向其他相關(guān)員工轉(zhuǎn)達(dá)培訓(xùn)內(nèi)容。
新員工由人事培訓(xùn)主管統(tǒng)一組織培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：上海大眾的背景介紹和企業(yè)文化;公司的企業(yè)背景、企業(yè)文化、組織機構(gòu)和規(guī)章制度;產(chǎn)品的基礎(chǔ)知識;安全環(huán)保知識及《員工手冊》等。
在職員工的深化培訓(xùn)要制定培訓(xùn)計劃，人事培訓(xùn)主管根據(jù)《公司人力資源基礎(chǔ)信息表》和《年經(jīng)銷商人數(shù)配置表》了解公司現(xiàn)有人力資源情況，并根據(jù)不同崗位的需求及員工填寫的《培訓(xùn)申請表》制定《公司年內(nèi)部培訓(xùn)計劃表》，培訓(xùn)計劃可以按實際情況進行調(diào)整。 內(nèi)部培訓(xùn)的主要包括：服務(wù)技術(shù)類的內(nèi)部培訓(xùn)：在接到培訓(xùn)資料五日內(nèi)，由人事培訓(xùn)主管組織，技術(shù)總監(jiān)、服務(wù)經(jīng)理等相關(guān)責(zé)任人主持培訓(xùn)。
附件類內(nèi)部培訓(xùn)：在接到培訓(xùn)資料五日內(nèi)，由人事培訓(xùn)主管組織，附件經(jīng)理主持培訓(xùn)。
其他內(nèi)容的培訓(xùn)：由人事培訓(xùn)主管組織實施，相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人主持培訓(xùn)。其他培訓(xùn)：如參加學(xué)歷、專業(yè)等專題培訓(xùn)，由個人提出申請，部門經(jīng)理同意后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后參加培訓(xùn)。
對特殊工種人員培訓(xùn)，如油漆工、焊接工、檢驗員等，須經(jīng)有資質(zhì)部門組織培訓(xùn)，考試合格后，由有關(guān)部門發(fā)證認(rèn)可，持證上崗。
每次內(nèi)部培訓(xùn)，各相關(guān)部門應(yīng)填寫《內(nèi)部培訓(xùn)參加者名單》，培訓(xùn)結(jié)束后將有關(guān)記錄、試卷等交辦公室存檔。外出培訓(xùn)應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后將成績單或結(jié)業(yè)、培訓(xùn)證書等送辦公室核實登記、保存。人事培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)建立員工培訓(xùn)檔案并保存各類培訓(xùn)記錄。
五、勞動統(tǒng)計報表工資管理
1、員工考勤管理，員工人數(shù)增減變動情況統(tǒng)計、
2、勞動報酬統(tǒng)計，編制、匯總和報送勞動工資月報、季報;建立勞動工資統(tǒng)計臺帳，嚴(yán)格規(guī)定勞動工資統(tǒng)計制度，及時為公司的各項決策提供了準(zhǔn)確的統(tǒng)計資料。建立公司工資臺帳。
3、勞動合同管理。員工試用期、勞動合同、變動、離職管理等，整理及更新員工人事檔案和通訊錄;各類人力資源報表的統(tǒng)計，建立人力資源數(shù)據(jù)庫;
4、薪資的核算與發(fā)放、社會保險等基本業(yè)務(wù)的具體實施;包括職工工資統(tǒng)計、職工工資總額構(gòu)成統(tǒng)計、工資總額同經(jīng)濟效益掛鉤情況及效益工資統(tǒng)計、公司崗位變動人員工資調(diào)整工作;職工工資晉升和工資標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整工作。
六、計算機網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的管理
1、計算機系統(tǒng)管理員發(fā)現(xiàn)或接到計算機系統(tǒng)故障報告后，應(yīng)迅速查明故障點或故障范圍，進行維修。
2、確保公司局域網(wǎng)絡(luò)的信息暢通，接到地方區(qū)域停電通知，系統(tǒng)管理員立即到服務(wù)器備份數(shù)據(jù)，同時啟動儲備電源。
3、系統(tǒng)管理員，電工正確迅速的對故障設(shè)備進行檢測，并保證檢測質(zhì)量;待故障消除后，打開服務(wù)器試運行，在正常運行情況下，向預(yù)案組長請示后，恢復(fù)局域網(wǎng)的使用;通知各個部門，恢復(fù)使用。
4、定期對計算機及系統(tǒng)運行狀態(tài)進行監(jiān)控制、維護與保養(yǎng)，定期對系統(tǒng)進行跟蹤、查殺病毒工作。
5、嚴(yán)禁利用計算機私自和外系統(tǒng)進行通訊聯(lián)網(wǎng)。
七、行政后勤保障管理
1、辦公室每季度記錄水表、電表的用量，對用水、用電增加量進行原因分析，尋找節(jié)能機會。
2、檢查衛(wèi)生間水箱和所有閥門水龍頭的完好情況，防止漏水。
3、消防設(shè)施要按消防部門的相關(guān)文件要求配置齊全，環(huán)保協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)定期檢查，對失去應(yīng)急能力的消防設(shè)施，要及時進行檢修、更換或增加。
4、收集有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范文件的收集、整理，并實施文件的更新，保證所屬文件處于有效期內(nèi)。
5、組織公司內(nèi)職業(yè)健康和安全知識、新法律法規(guī)的有關(guān)培訓(xùn)，作好記錄;并負(fù)責(zé)建立職業(yè)健康安全方面的資料庫，以備查詢。
6、對新上崗的員工進行健康安全的培訓(xùn),包括如何正確佩戴和使用勞動防護用品。
7、每年至少組織一次消防知識培訓(xùn)(包括對消防設(shè)施的正確使用)，并進行應(yīng)急預(yù)演，達(dá)到人人會使用消防工具和正確施救。
8、每月對涉及健康安全的各工作場所及安全措施執(zhí)行情況進行一次監(jiān)督檢查，根據(jù)現(xiàn)場檢查記錄進行分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時采取糾正或預(yù)防措施。
9、組織食堂炊事員應(yīng)定期進行體檢，在取得身體健康證明后方可上崗工作。
10、辦公室每月對各工作場所的環(huán)境衛(wèi)生和現(xiàn)場管理情況進行一次監(jiān)督檢查，根據(jù)現(xiàn)場檢查記錄，并進行分析，通過分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時采取糾正或預(yù)防措施。
11、公司公務(wù)車輛要定期進行檢查、維修、保養(yǎng)和年檢。
12、因工作需要，公司配備個人使用的機動車輛，嚴(yán)禁私自非法運，因工作需要將車輛外借或作為用戶代用車的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)后。
13、除因工作需要配備個人使用或外借(代用)車輛外，公司所屬機動車輛，原則上不準(zhǔn)在外過夜;確因工作需要在外過夜停放時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
辦公室行政工作內(nèi)容
1、對工作進行定位和崗位職責(zé)的劃分，明確崗位職責(zé)。在管理工作中對每一個事情都要明確到具體的責(zé)任人，避免出現(xiàn)管理上的空白，但是也要注意可以一個人負(fù)責(zé)多件事，絕不能幾個人同時分管一件事情。
2、強化公司相關(guān)制度，以及相關(guān)使用表格。文件正式的格式，文件發(fā)放與回收管理流程，物品采購審批流程，車輛管理容易出現(xiàn)弊端。制度的強化，使工作中的矛盾與弊端就會越少。
(1)公司文件管理制度。統(tǒng)一公司的正式文件編號與格式，認(rèn)真做好文件、合同、資料、報刊、雜志的收發(fā)與存檔。
(2)公章使用管理規(guī)定。認(rèn)真監(jiān)督、管理公司印章的使用。
(3)規(guī)范公司的會議管理，實行會議實名簽到制，做好各項會議記錄，檢查督促公司領(lǐng)導(dǎo)布置的各項工作的落實情況 。
(4)采購物品審批流程。落實專人負(fù)責(zé)辦公用品的登記、采購、發(fā)放。
(5)財務(wù)報銷制度。強化財務(wù)各項費用的報銷制度，完善財務(wù)報銷流程。
(6)完善車輛使用管理制度。根據(jù)公司的實際情況，強化車輛管理，確保公司業(yè)務(wù)正常用車，做好駕駛員的日常管理工作，文明駕駛，確保行車安全。
3、積極配合好財務(wù)部做好固定資產(chǎn)管理工作，嚴(yán)格按資產(chǎn)的管理流程辦理審批手續(xù)，杜絕因管理不善造成的固定資產(chǎn)損壞或者丟失等不良現(xiàn)象發(fā)生。
4、根據(jù)各部門的實際人員需求與公司領(lǐng)導(dǎo)對整體編制的規(guī)劃，組織實施人員招聘。
5、認(rèn)真學(xué)習(xí)公司的業(yè)務(wù)知識，配合業(yè)務(wù)，財務(wù)等部門工作。根據(jù)實際情況制定方案，落實好制定的工作計劃，并認(rèn)真組織實施。
6、做好監(jiān)督辦公場所，樓道衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生。
7、安保問題重點就是辦公室的鑰匙保管問題，以及同物業(yè)公司配合做好三防工作。
8、完成福利項目與激勵政策;滿勤獎，交補，話補、福利，并報公司總經(jīng)理審批，通過后進行有組織地宣傳貫徹。
9、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交代的其他日常工作，認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。我個人認(rèn)為對政策的制定要軟，對政策的落實要硬。因此在制定政策時要根據(jù)需要征求相關(guān)人員的建議，深思熟慮而定有利于政策的完善，更切合實際，更有利于執(zhí)行。每一個政策的出臺很難讓所有的人全部接受，畢竟人的素質(zhì)、能力、理解力不同，因此我們在管理時要有強勢執(zhí)行力。
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