辦公室行政管理知識
辦公室行政管理是一個綜合的全面性的處理企業(yè)日常事務(wù)的辦事機構(gòu)，是企業(yè)必不可少的綜合管理部門。以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于辦公室行政管理知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
辦公室行政管理知識
辦公室的行政管理接觸面廣，不但要做好日常文件的處理，還要起到承上啟下、上傳下達的作用，工作內(nèi)容及其復(fù)雜，對內(nèi)對外、對上對下的協(xié)調(diào)很重要。辦公室從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門，它圍繞單位的中心工作，向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促決策的落實，是決策層的延伸。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)，是單位運轉(zhuǎn)的樞紐，是對內(nèi)、對外的窗口。在不同類型的組織中，在都設(shè)有辦公室這一機構(gòu)。性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織，辦公室的工作內(nèi)容略有不同，下設(shè)機構(gòu)也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個方面職能。
辦公室行政管理的職能
從行政管理的角度來看，辦公室面對主要工作是項目部的上級部門、業(yè)主、監(jiān)理和本單位下達的行政工作，面對的人員也主要是業(yè)主、監(jiān)理、有關(guān)地方領(lǐng)導(dǎo)、項目領(lǐng)導(dǎo)和本項目部 的工作人員，辦公室對本單位的上級部門、業(yè)主的部署結(jié)合本項目部領(lǐng)導(dǎo)的意見，貫徹執(zhí)行并組織實施和檢查落實執(zhí)行結(jié)果。辦公室人員要經(jīng)常深入施工一線，了解基層情況并聽取意見，總結(jié)經(jīng)驗，提出建議及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出建議性的建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。辦公室在管理工作中的確需要參加協(xié)調(diào)工作，以維持項目部正常的工作、生活秩序。及時傳達本單位上級部門、業(yè)主單位以及本項目部領(lǐng)導(dǎo)的各項指示精神，自動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用，保證局、公司、業(yè)主和項目領(lǐng)導(dǎo)下達的任務(wù)完成，讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的最大問題，要和項目部各部門建立良好的工作關(guān)系，聽取他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成好各項任務(wù)。
辦公室行政管理的作用
辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個方面：
1、協(xié)調(diào)與溝通作用
一個組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進，才能勝利完成工作任務(wù)。要做到這一點，必須不斷加強組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級領(lǐng)導(dǎo)部門以及沒有隸屬關(guān)系部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)本單位與下級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。它還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系，組織內(nèi)部其他部門之間的關(guān)系。通過協(xié)調(diào)，理順關(guān)節(jié)，溝通上下左右，消除隔閡，統(tǒng)一認識，求得和諧。
2、參謀與助手作用
辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策上。辦公室必須準確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，對各方面信息進行處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實可靠的依據(jù)。辦公室的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定，辦公室必須加強督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領(lǐng)導(dǎo)檢驗決策、調(diào)整、修正決策。
3、形象與管家作用
辦公室是組織對外形象展示的窗口，組織的精神風貌、政策水平、工作作風、辦事效率都可以通過這個窗口反映出來。辦公室還是個管家，它肩負多種任務(wù)，吃、喝、用、住、行、等無所不包;一些突擊性、臨時性的工作均由辦公室這個管家受理，其他專業(yè)部門職責范圍之外的事項往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實。
辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關(guān)作用：辦公室要把好文字關(guān)，提高公文質(zhì)量，削低“文山”;辦公室要把好財物關(guān)，厲行節(jié)約，反對浪費，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出;辦公室要把好會議關(guān)，加強會議的審查，不該開的會堅決不開 ，能合并的會合并開;辦公室還把好信息關(guān)，要對各方面信息進行精選、提煉、加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實、高質(zhì)量的信息。
4、樞紐與心臟作用
如果把一個組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站;如果把組織比作一個人，那么辦公室就是連接大小動、靜脈血管的心臟。一個組織就是一個系統(tǒng)，它既存在和服從予更大的系統(tǒng)，又有自己相對獨立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)，這樣就構(gòu)成了一個整體。而具體體現(xiàn)這個整體中領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的，實現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的，就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡(luò)八方，對于一個組織來說，須臾不可少。
辦公室行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
辦公行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)非常重要，良好的職業(yè)素養(yǎng)，在行政管理崗位上能夠做到忠于職守、善于待人、樂于奉獻，具備較強的責任感，不斷提高服務(wù)水平。辦公室行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，大致為以下幾個方面：
1、忠于職守
忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個特定的崗位、職責。大而言之是忠于黨、國家和人民利益;小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，敢于諍諫，表現(xiàn)在對工作認真負責，及時請示、匯報檢查、總結(jié)，嚴格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，反映信息及時、準確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權(quán)或濫用職權(quán)。
2、講求效率
辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當場可以辦理的事，就不要說“研究研究”;當日可以處理完的，就不要推到明天;急事要馬上落實。“雷厲風行”應(yīng)該是辦公室工作人員的工作原則和應(yīng)有作風。
3、公道正派
辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、關(guān)系密切。這種情況下尤其要注意自重自強，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領(lǐng)導(dǎo)，還是基層群眾，不論其資歷高低職務(wù)大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風轉(zhuǎn)。
4、良好的品格
品格是指人對現(xiàn)實的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：
?、偾榫w特征，主要指情感方面的強弱、持續(xù)時間的長短等。
?、诶碇翘卣鳎窃谙胂笫挛锏倪^程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實主義、在感知事物的過程中是主動觀察還是被動感知。一個人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應(yīng)當具備良好的品格嚴格要求自己，克服不良習(xí)慣，主動適應(yīng)工作環(huán)境來開展工作。
?、垡庵咎卣?，如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。
④對現(xiàn)實的態(tài)度，是一個人的基本道德品質(zhì)，是個人品格中的核心內(nèi)容。如愛集體、愛勞動;敬業(yè)愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。
5、恪守信用
辦公室工作嚴謹繽密、責任重大。辦公室工作人員在工作交往中應(yīng)恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準時;接受任務(wù)如不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。
6、文明禮貌
辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則，即禮貌而不居高臨下;誠實而不弄虛作假;參謀而不越權(quán)行事;謙虛而不傲上凌下;謹慎而不唯唯諾諾;公正而不見風使舵;敬業(yè)而不妄自尊大;敬重而不阿訣奉承;慎言而不談?wù)撌欠?本分而不炫耀示人。
7、善于合作
辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。
8、嚴守機密
辦公室工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機會多，接觸的內(nèi)部文件多，參加重要會議多，接觸機密多。要嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，嚴守黨和國家的機密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的機密絕對不說;不該知道的機密不要打聽;私人通信、電話不得涉及黨和國家的機密;不得在不利于保密的場合談?wù)摍C密;私人筆記本不能記黨和國家機密;接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲機密;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得隨身攜帶機密文件。
辦公室行政管理的工作性質(zhì)和其他部門的區(qū)別
區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，它接觸的范圍比較廣，所以要把一切服從于大局為落腳點，切實做好各項工作，其次就是辦公室的性質(zhì)決定其工作的被動性，但要做好辦公室的工作，又必須要變被動為主動，善于在被動中求主動，對一些常規(guī)性、規(guī)律性、日常性的工作要主動著手，提前準備，對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的應(yīng)急事件和特發(fā)性事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力。辦公室的工作繁瑣，要做到忙而不亂，要做好了安排、精心準備，同時要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，在工作中要有超前意識，主動做好各項工作。
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