貨代部工作流程
貨代主要工作是接受客戶的委托完成貨物運(yùn)輸?shù)哪骋粋€(gè)環(huán)節(jié)或與此有關(guān)的環(huán)節(jié)，涉及這方面的工作都可以直接或間接的找貨代來完成，以節(jié)省資本。以下是小編為您整理的貨代部工作流程，希望對您有幫助。
貨代部工作流程如下
根據(jù)貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下“接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件、費(fèi)收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。
本流程即是各崗位的工作指導(dǎo)，也作為主管評(píng)判各崗位工作達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。
一、接單部分
接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、
高效，在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。
接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。
(注)對于部分無法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。
1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求(客服或者接單員)
(1)接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。
客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：
托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、
運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。
(2)接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。(客服或者接單員)
普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。
到/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對(1)內(nèi)容的確認(rèn);
對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶訂艙單上。
特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。
對于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排
2、運(yùn)價(jià)核對、確認(rèn)(客服或者接單員)
客服人員收到訂艙單后，必須對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。
(1) 對來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。
(注) 特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn), 待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)
(2) 對于公司業(yè)務(wù)，須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。
3、艙位確認(rèn)(客服或者接單員)
根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。
二、訂艙部分
一般要求預(yù)定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前;
一般要求在預(yù)定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。
1、新建委托 (訂艙操作員)
訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有
關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理(如需要)等。
2、訂艙過程(訂艙操作員)
訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。
訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或者海單號(hào)、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對。
3、艙位通知 (訂艙操作員)
無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的訂艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。
如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。
三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)
客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和
市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。
1、拖車安排
(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排
(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時(shí)間時(shí)間;如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)
(3) 安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)
(4) 同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求
預(yù)約
(5) 向拖車行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排(包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn));
對于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間。
(6) 安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等
(7) 必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠
(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
(9) 其他注意事項(xiàng)
在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記
對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記
2、內(nèi)裝安排
(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排
(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)
(3) 根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間，提前1工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間
(4) 向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。
清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)(包括件數(shù)、毛重、體積)、協(xié)議費(fèi)用等
(5) 向倉庫委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排(包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn))
(6) 向倉庫委托時(shí)，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求
(7) 跟蹤到貨物情況
(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港
四、報(bào)關(guān)部分(操作員)
(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排
(2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)
(3) 最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況
(4) 收到報(bào)關(guān)資料后的第一時(shí)間對報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問題立即處理
(5) 在約定的報(bào)關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報(bào)關(guān)資料送報(bào)關(guān)行
(6) 對于報(bào)關(guān)資料，要求復(fù)印留底;對于重要報(bào)關(guān)資料如核銷單等，必須在做登記
(7) 跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果
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