采購(gòu)的基本流程主要有哪些環(huán)節(jié)
采購(gòu)流程：包括收集信息，詢(xún)價(jià)，比價(jià)，議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購(gòu)，訂購(gòu)，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨驗(yàn)收，整理付款。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購(gòu)的基本流程主要有哪些環(huán)節(jié)，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購(gòu)的基本流程主要有三大基本流程
一、公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的流程
任何涉及到采購(gòu)的公司，其部門(mén)相對(duì)來(lái)說(shuō)都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)流程基本上可以在ISO的程序體系里進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，對(duì)采購(gòu)等前置作業(yè)活動(dòng)的質(zhì)量要求和時(shí)間要求越來(lái)越高。要求采購(gòu)人員不僅僅要了解自己的采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)知識(shí)。
我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)：即涉及到業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個(gè)部門(mén)的簡(jiǎn)單流程，基本上是這樣運(yùn)作的。
首先業(yè)務(wù)部接單(或公司下單)，生產(chǎn)部、技術(shù)部及采購(gòu)部共同確定各自負(fù)責(zé)的相關(guān)資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術(shù)部要確定相關(guān)的樣品、工藝制單及材耗，采購(gòu)部要確定物料到公司的時(shí)間。以上幾個(gè)部門(mén)確認(rèn)好了后，還要反饋至業(yè)務(wù)或公司，由相關(guān)人員進(jìn)行審核成本及相關(guān)的時(shí)間，并與客戶(hù)取得聯(lián)系(或公司相關(guān)負(fù)責(zé)人員)，獲得確認(rèn)后，迅速將相關(guān)信息反饋至技術(shù)部、采購(gòu)部及生產(chǎn)部。各部門(mén)按原定確認(rèn)資料進(jìn)行計(jì)劃安排并執(zhí)行。
二、采購(gòu)作業(yè)流程
在物料采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)部門(mén)要按部門(mén)內(nèi)采購(gòu)操作流程，進(jìn)行合格供應(yīng)商刷選、采購(gòu)資料內(nèi)容傳遞告知給相關(guān)合格供應(yīng)商并要求其反饋相關(guān)物料質(zhì)量及報(bào)價(jià)信息，然后采購(gòu)人員進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)，并最終確定物料供應(yīng)商，傳遞采購(gòu)訂單合同。采購(gòu)人員根據(jù)即定的合同要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤，保證保質(zhì)保量按時(shí)將物料供應(yīng)到位。供應(yīng)商按指定倉(cāng)位將物料運(yùn)送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進(jìn)行進(jìn)料檢驗(yàn)(小公司由采購(gòu)人員進(jìn)行檢驗(yàn))，或由物料部向質(zhì)檢部或相關(guān)采購(gòu)人員發(fā)出進(jìn)料檢驗(yàn)通知。質(zhì)檢部對(duì)進(jìn)料檢驗(yàn)后要迅速將相關(guān)質(zhì)量信息反饋至采購(gòu)人員，采購(gòu)人員根據(jù)物料質(zhì)量情況對(duì)物料進(jìn)行進(jìn)倉(cāng)、退貨或特采等處理決定。每采購(gòu)一批物料都要對(duì)相關(guān)的供應(yīng)商供貨的質(zhì)量、交期及相關(guān)合作事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)價(jià)并在各供應(yīng)商檔案留檔，以備后查及對(duì)供應(yīng)商的定期評(píng)審篩選。
三、個(gè)人崗位作業(yè)流程
通常情況下，新人到了新崗位后，要對(duì)本部門(mén)或公司的運(yùn)作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的，基本上也只是了解個(gè)大概的流程，所進(jìn)行的工作任務(wù)主要是一些簡(jiǎn)單的事務(wù)。那么針對(duì)這些簡(jiǎn)單的事務(wù)處理，通常情況下一個(gè)公司或部門(mén)都有其內(nèi)部日常事務(wù)的處理流程，個(gè)人一旦清楚自己每天的工作內(nèi)容后，就可以根據(jù)工作內(nèi)容設(shè)計(jì)其流程。
個(gè)人作業(yè)流程如何設(shè)計(jì)?
既然是一個(gè)正常運(yùn)作的公司，其事務(wù)流程都有一套即定的或默認(rèn)的程序。這就要求新人到新崗位工作后，必須多問(wèn)、多看、多想。
多問(wèn)：每接到一個(gè)新的工作任務(wù)后，你要問(wèn)按什么樣的流程操作，可以參考哪些案例或即定程序，需要與哪些部門(mén)或單位聯(lián)系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人匯報(bào)溝通協(xié)調(diào)。
多看：工作間隙，可以看一下別的同事，有沒(méi)有和你工作內(nèi)容類(lèi)似的，如果有那么他們是按什么樣的流程工作的;自己業(yè)務(wù)稍熟悉后，也可以看別的同事每天都會(huì)有哪些其他工作內(nèi)容，他們的工作內(nèi)容是如何進(jìn)行的。這樣就可以通過(guò)同事，及一些經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員身上學(xué)習(xí)到更多知識(shí)。
多想：做任何工作，都要想為什么這樣做，有沒(méi)有更簡(jiǎn)便的方法，這樣才能不斷提出創(chuàng)新，現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，具有創(chuàng)新能力的人才在競(jìng)爭(zhēng)中才更具有競(jìng)爭(zhēng)力。
還有最重要的一點(diǎn)就是：對(duì)物料一定要深入地了解，性能、質(zhì)量、成本等很關(guān)鍵，我僅按一般流程給各位采購(gòu)新手以指導(dǎo)參考，其他對(duì)物料要求、檢測(cè)事項(xiàng)還是希望能有專(zhuān)業(yè)人士來(lái)補(bǔ)充一下，以充實(shí)采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)。
采購(gòu)流程的注意事項(xiàng)
1、需求日期的計(jì)算
根據(jù)相關(guān)提前期計(jì)算需求日期。生產(chǎn)提前期包括投入提前期和出產(chǎn)提前期，主要是指一批在制品(從毛坯、零件、產(chǎn)品等)各工藝環(huán)節(jié)階段投入和產(chǎn)出的日期比成品產(chǎn)出日期提前的天數(shù)。
這個(gè)日期是不明準(zhǔn)確，直接關(guān)系到企業(yè)請(qǐng)購(gòu)作業(yè)的效率。我們可以想象一下，對(duì)于一些原材料復(fù)雜的企業(yè)，任何一張生產(chǎn)訂單都會(huì)涉及數(shù)十種物料，甚至上百種。與此同時(shí)，根據(jù)物料投料時(shí)間的不同以及各個(gè)物料的需求日期的不同，企業(yè)尤其要做好需求日期的計(jì)算。
事實(shí)上，提前期的設(shè)置是否合理，直接關(guān)系到物料需求計(jì)劃中時(shí)間是否準(zhǔn)確。因而在實(shí)施采購(gòu)流程時(shí)，一定要做好提前期及需求日期的計(jì)算。
2、影響需求數(shù)量的因素
在采購(gòu)中我們往往會(huì)看到這樣的現(xiàn)象，需求部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量總是與最后的采購(gòu)數(shù)量不相符。在采購(gòu)行業(yè)中也存在一些潛規(guī)則，如最小采購(gòu)量或者采購(gòu)包裝量的限制。這就是影響采購(gòu)數(shù)量的因素之一。如果企業(yè)處理不當(dāng)，采購(gòu)非但不能達(dá)到降低成本的目的，還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
3、采購(gòu)訂單直接審核的益處
為了保留采購(gòu)訂單的歷史變更記錄，企業(yè)可將采購(gòu)訂單設(shè)置為自動(dòng)審核。當(dāng)請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)換為采購(gòu)單時(shí)，生成的采購(gòu)單就自動(dòng)審核了，采購(gòu)用戶(hù)無(wú)法直接在采購(gòu)單上進(jìn)行更改。
如果采購(gòu)人員需要更改相關(guān)數(shù)據(jù)，則必須通過(guò)采購(gòu)單變更單或者指定結(jié)案等手段來(lái)實(shí)施采購(gòu)單的變更。也就是說(shuō)，采購(gòu)訂單的任何變更，都會(huì)留下歷史記錄。這些記錄將為企業(yè)以后的查詢(xún)與跟蹤帶來(lái)巨大的益處。
采購(gòu)是企業(yè)管理的一個(gè)重點(diǎn)對(duì)象，而采購(gòu)流程是企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)管理的一個(gè)重點(diǎn)。由此可見(jiàn)，采購(gòu)流程之于企業(yè)系統(tǒng)管理的一個(gè)重點(diǎn)。由此可見(jiàn)，采購(gòu)流程之于企業(yè)的重要性不言而喻。
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