采購結(jié)算流程圖
采購結(jié)算是企業(yè)供應(yīng)部的基本職能，它負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)、總務(wù)、設(shè)備及檢驗(yàn)等各部室物品需求計(jì)劃，編制與之相配套的采購計(jì)劃，并組織具體的實(shí)施，保證經(jīng)營過程中的物資供應(yīng);負(fù)責(zé)辦理購進(jìn)物資的到貨后的相關(guān)貨物入庫手續(xù)的辦理工作，并對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)退貨。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購結(jié)算流程圖，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購結(jié)算流程圖
集中采購管理規(guī)定
集團(tuán)集中采購和供應(yīng)商管理的辦法【1】
一、建立集中采購目錄
集團(tuán)公司要對(duì)采購項(xiàng)目需求和采購時(shí)間需求進(jìn)行統(tǒng)籌安排,做出年度、季度計(jì)劃,制定集中采購目錄。
首先,集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)需求部門應(yīng)高度重視年度、季度采購計(jì)劃編制工作。
因?yàn)橐环轀?zhǔn)確的采購計(jì)劃不僅會(huì)給自身部門工作質(zhì)量帶來提升,也是對(duì)集中采購部門工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。
其次,應(yīng)著重增強(qiáng)采購計(jì)劃的科學(xué)性。
年末各需求部門根據(jù)采購目錄和實(shí)際工作需要,科學(xué)預(yù)見下一年度采購計(jì)劃,科學(xué)編制集中采購目錄;在編制過程中應(yīng)盡力做好計(jì)劃準(zhǔn)備、需求評(píng)估、需求計(jì)算分析等主要環(huán)節(jié)工作,同時(shí)可在各子公司廣泛進(jìn)行調(diào)研,充分體現(xiàn)計(jì)劃編制的科學(xué)性和民主性,在此基礎(chǔ)上統(tǒng)籌協(xié)調(diào),正確決策,以平衡各子公司利益。
最后,要加強(qiáng)物資目錄管理,特別是新裝備所對(duì)應(yīng)物資目錄的創(chuàng)建工作,優(yōu)化目錄管理功能,確保編制、審核物資編號(hào)科學(xué)和準(zhǔn)確,全面拓展信息管理運(yùn)用空間,擴(kuò)大對(duì)市場(chǎng)信息、價(jià)格波動(dòng)、物資需求計(jì)劃提報(bào)、庫存動(dòng)態(tài)和配送等信息的共享,提高集中采購工作效率,降低采購成本。
二、信息化管理
采購技術(shù)條件是集團(tuán)物資采購部門有效開展工作的必要條件,集團(tuán)物資采購部門要依托集團(tuán)的信息優(yōu)勢(shì),建立自己的門戶,運(yùn)用信息化手段,積極提升信息化水平,構(gòu)建信息共享平臺(tái),提高管控能力。
首先,集團(tuán)公司要積極推動(dòng)物資供應(yīng)管理信息化發(fā)展,在統(tǒng)一各子公司管理模式基礎(chǔ)上,統(tǒng)一物資編碼、統(tǒng)一各子公司物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng),以構(gòu)建一個(gè)完整的物資信息化系統(tǒng)涵蓋所有子公司,同時(shí)涵蓋所有業(yè)務(wù)流程。
其次,物資采購信息系統(tǒng)要對(duì)集團(tuán)內(nèi)部各方提交的采購需求進(jìn)行匯總、分類、篩選,根據(jù)匯總后的需求編制相應(yīng)的采購計(jì)劃和調(diào)撥計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)信息流、資金流、商品流的有機(jī)統(tǒng)一。
再次,物資采購信息系統(tǒng)要根據(jù)各供應(yīng)商采購物資的實(shí)際使用情況進(jìn)行跟蹤、匯總、比較、分析、評(píng)價(jià),便于今后對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)勝劣汰。
最后,物資采購信息系統(tǒng)要在集團(tuán)公司整個(gè)信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合,與財(cái)務(wù)、人力資源、銷售、辦公信息系統(tǒng)相連接,形成反映企業(yè)資源完整閉合的信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò),提升集團(tuán)公司管控能力、工作效率和決策水平。
三、供應(yīng)商管理
主要做法如下：
第一,合理選擇供貨商,使更多、更具實(shí)力的供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng),這樣集中采購才有選擇的范圍,采購效益才有存在的基礎(chǔ)。
第二,成立專門機(jī)構(gòu),定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)考察和考核評(píng)價(jià),將供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理,培育大型重點(diǎn)戰(zhàn)略性的供應(yīng)商,與確定的重點(diǎn)(戰(zhàn)略)供應(yīng)商在技術(shù)、資金、服務(wù)上進(jìn)行更深層合作。
第三,通過與供應(yīng)商在資本、技術(shù)、服務(wù)域管理方面的聯(lián)接與合作,形成供應(yīng)商橫向一體化運(yùn)作模式,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略采購、提高企業(yè)效益、增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
第四,在具體的采購過程中,必須嚴(yán)把供應(yīng)商的資質(zhì)資格審查關(guān),堅(jiān)決杜絕各種低資質(zhì)商、無資質(zhì)商,甚至是不法商的介入;充分利用有限的監(jiān)督審查力量,重點(diǎn)實(shí)施事前考察,把各種風(fēng)險(xiǎn)因素排除在采購大門之外。
第五,要加強(qiáng)供應(yīng)商間的競(jìng)爭(zhēng)。
招標(biāo)公示的范圍應(yīng)盡可能廣,詢價(jià)和邀請(qǐng)招標(biāo)的對(duì)象應(yīng)盡可能多,以真正形成市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)效應(yīng)。
如何完善集中采購制度【2】
具體描述
一、目的 加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。
二、范圍 本制度適用于公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品)或勞務(wù)(技術(shù)、服務(wù)等)的采購。
三、職責(zé) 3.1市場(chǎng)部根據(jù)銷售訂單編制銷售計(jì)劃并下發(fā)相關(guān)部門。
3.2生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)市場(chǎng)部銷售計(jì)劃，編制原輔材料需求清單。
負(fù)責(zé)制版、模具、量板等外包產(chǎn)品、技術(shù)服務(wù)以及其它外協(xié)業(yè)務(wù)采購申請(qǐng)及計(jì)劃的編制。
3.3供應(yīng)部根據(jù)生產(chǎn)部門報(bào)送的材料需求清單，核實(shí)倉庫存量，結(jié)合材料庫存安全定額，編制采購計(jì)劃，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購。
3.4辦公室負(fù)責(zé)編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請(qǐng)計(jì)劃。
3.5設(shè)備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設(shè)備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計(jì)劃。
3.6各物品、勞務(wù)需求部門根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、供應(yīng)部、設(shè)備部提交申請(qǐng)，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.7分管副總負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購審批和超出權(quán)限的采購初審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計(jì)劃的審批。
3.8財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)日常采購的價(jià)格審查，負(fù)責(zé)對(duì)價(jià)值10萬元以上的采購組織或上報(bào)集團(tuán)公司進(jìn)行招標(biāo)。
3.9質(zhì)量部負(fù)責(zé)原材料、輔料的驗(yàn)收，設(shè)備部會(huì)同生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)備品備件、設(shè)備、監(jiān)視和測(cè)量工具及維修等勞務(wù)的驗(yàn)收。
3.10各采購經(jīng)辦人負(fù)責(zé)索要發(fā)票、辦理結(jié)算，并對(duì)發(fā)票的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)。
四、采購作業(yè)操作規(guī)程
4.1物資采購的計(jì)劃、申請(qǐng)與審批
4.1.1授權(quán)的請(qǐng)購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)際需要以及庫存情況每月28日前報(bào)次月的采購計(jì)劃，報(bào)分管經(jīng)理審核。
4.1.2經(jīng)分管副總初審后的月度采購計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)副總審批后執(zhí)行。
4.1.3未列入月份采購計(jì)劃或超出計(jì)劃的臨時(shí)采購申請(qǐng)需根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、供應(yīng)部、設(shè)備部提交申請(qǐng)，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.1.4對(duì)價(jià)值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設(shè)備、儀器、勞務(wù)等需要由申請(qǐng)部門寫出申請(qǐng)報(bào)告經(jīng)分管副總簽署意見報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。
4.1.5采購計(jì)劃或申請(qǐng)應(yīng)列明采購物品或勞務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、估計(jì)價(jià)值、交貨日期、用途等。
4.2采購比價(jià)
4.2.1采購部門在采購前須將采購計(jì)劃或申請(qǐng)，交財(cái)務(wù)部進(jìn)行比價(jià);在提交采購計(jì)劃或申請(qǐng)的同時(shí)，采購部門應(yīng)對(duì)新采購物品提供至少3家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)和聯(lián)系資料，有財(cái)務(wù)部隊(duì)提供的供應(yīng)商(但不僅限于)進(jìn)行詢價(jià)或?qū)嵉卣{(diào)查。
4.2.2價(jià)值在2萬元以上的維修、服務(wù)等勞務(wù)、5萬元以上的單臺(tái)(套)設(shè)備的采購需召集三家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)，進(jìn)行比價(jià);10萬元以上的必須采取招標(biāo)方式采購。
4.2.3對(duì)常用大宗原輔材料實(shí)行招標(biāo)比價(jià)采購，公司根據(jù)市場(chǎng)行情每年至少舉行2次招標(biāo)，確定采購價(jià)格和供應(yīng)商，一經(jīng)通過招標(biāo)確定價(jià)格，只能在定標(biāo)價(jià)格基礎(chǔ)上根據(jù)市場(chǎng)行情下調(diào)，不能上浮;如屬國家政策調(diào)整等客觀原因所致采購價(jià)格上漲，并且采購物資屬供不應(yīng)求的賣方市場(chǎng)，價(jià)格可以上調(diào)，但必須經(jīng)過總經(jīng)理辦公會(huì)研究同意后才能執(zhí)行。
4.2.4國家明碼標(biāo)價(jià)壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的行政事業(yè)性服務(wù)收費(fèi)不實(shí)行比價(jià)程序，物價(jià)審計(jì)只對(duì)采購物品或勞務(wù)的價(jià)格、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量的真實(shí)性進(jìn)行審查。
4.2.5所有采購業(yè)務(wù)應(yīng)景物價(jià)審查后方可報(bào)總經(jīng)理簽批報(bào)銷。
回復(fù)1：全面點(diǎn)的采購管理制度
4.3采購實(shí)施及物資驗(yàn)收
4.3.1公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由供應(yīng)部門負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。
4.3.2供應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)部下達(dá)的原輔材料需用計(jì)劃結(jié)合庫存物資的數(shù)量編制采購計(jì)劃，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后執(zhí)行。
4.3.3供應(yīng)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃組織采購，除零星采購?fù)猓坎少彉I(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財(cái)務(wù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)技術(shù)部等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，采購合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項(xiàng)條款。
在采購合同有效期內(nèi)，若因市場(chǎng)行情發(fā)生較大變化時(shí)，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂《調(diào)價(jià)協(xié)議》，并報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)部門備案。
4.3.4采購物資運(yùn)到本公司時(shí)，先由供應(yīng)部門對(duì)照核對(duì)采購計(jì)劃，經(jīng)確認(rèn)無誤后開具《請(qǐng)驗(yàn)單》交質(zhì)量部或設(shè)備部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，質(zhì)量部、設(shè)備部在驗(yàn)收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告單，檢驗(yàn)合格的物資由保管點(diǎn)數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，檢驗(yàn)不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結(jié)算
4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項(xiàng)目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價(jià)格按扣除增值稅以后執(zhí)行。
4.4.2無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時(shí)均需由供應(yīng)部門填開《采購付款申請(qǐng)單》，連同有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。
4.4.3財(cái)務(wù)部在對(duì)采購物品結(jié)算付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核《請(qǐng)購單》、《采購合同》、《采購計(jì)劃單》、《采購付款申請(qǐng)單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財(cái)務(wù)部門不得辦理相關(guān)手續(xù)。
4.4.4出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時(shí)必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對(duì)簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。
五、責(zé)任
5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。
5.2經(jīng)審批的采購計(jì)劃和申請(qǐng)，負(fù)責(zé)采購的部門和人員應(yīng)在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因沒有人到責(zé)任不能按時(shí)采購而影響正常經(jīng)營的，沒發(fā)現(xiàn)查實(shí)一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經(jīng)比價(jià)即進(jìn)行采購的，采購價(jià)格明顯高于比價(jià)結(jié)果的，價(jià)格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。
提交供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，從中謀取私利;或未認(rèn)真進(jìn)行比價(jià)而導(dǎo)致采購價(jià)格明顯過高;經(jīng)查實(shí)后采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失，損失額在5000元以上的責(zé)令其下崗。
5.4物品使用部門(車間)必須依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)管理實(shí)際需要，認(rèn)真按照4.1.5條之規(guī)定填制購物申請(qǐng)單。
填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請(qǐng)購物資須知信息的，采購部門有權(quán)拒絕采購。
采購計(jì)劃及申請(qǐng)必須由請(qǐng)購部門主管簽字，無請(qǐng)購部門主管簽字，審批人不得予以審批。
對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購計(jì)劃，造成本公司流動(dòng)資金使用浪費(fèi)的，依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。
5.5供應(yīng)部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場(chǎng)變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實(shí)供貨單位。
并對(duì)采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。
若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。
特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項(xiàng)，有關(guān)采購人員負(fù)有無條件的清收責(zé)任。
5.6財(cái)務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對(duì)審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)事情真相，并造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。
5.7驗(yàn)收部門必須對(duì)所有運(yùn)抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。
若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時(shí)，必須及時(shí)報(bào)告采購部門(必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理)處理。
嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。
因驗(yàn)收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。
5.8倉庫對(duì)驗(yàn)收部門驗(yàn)收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對(duì)入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。
若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告(必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理)，同時(shí)妥善保管該批采購物品等待處理。
對(duì)倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計(jì)劃采購或不合格物資入庫的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。
六、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，自本制度執(zhí)行之日起，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。
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