產(chǎn)品發(fā)布會的流程
產(chǎn)品發(fā)布會的流程
新品發(fā)布會,簡稱發(fā)布會。對商界而言,舉辦新品發(fā)布會,是自己聯(lián)絡、協(xié)調(diào)與客戶之間的相互關(guān)系的一種最重要的手段。以下是學習啦小編為大家整理的關(guān)于產(chǎn)品發(fā)布會的流程,給大家作為參考,歡迎閱讀!
產(chǎn)品發(fā)布會地點安排
場地可以選擇戶外,也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會規(guī)模的大小,室內(nèi)發(fā)布會可以直接安排在企業(yè)的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級,從企業(yè)形象的角度來說,重要的發(fā)布會宜選擇五星級或四星級酒店。為了體現(xiàn)權(quán)威性,可在人民大會堂等權(quán)威場所舉行(由于審核程序繁瑣,企業(yè)可委托專業(yè)策劃公司全程策劃籌辦)
酒店有不同的風格,不同的定位,選擇酒店的風格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。還要考慮地點的交通便利與易于尋找。包括泊車是否方便?
發(fā)布方在尋找新品發(fā)布會的場所時,還必須考慮以下的問題:
會議廳容納人數(shù)?主席臺的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關(guān)服務如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費?
背景布置。主題背景板,內(nèi)容含主題、會議日期,有的會寫上召開城市,顏色、字體注意美觀大方,顏色可以企業(yè)VI為基準。酒店是否會代為安排。
酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。
產(chǎn)品發(fā)布會的流程
1、時機的選擇
在確定新品上市發(fā)布會的時機之前,應明確一點:應確認新品上市發(fā)表緊迫性的最佳時機。
假如基于以上一點,確認要召開新品發(fā)布會的話,要選擇恰當?shù)恼匍_時機:要避開節(jié)日與假日,避開本地的重大活動,避開其他單位的發(fā)布會,還要避開與新聞界的宣傳報道重點相左或撞車。恰當?shù)臅r機選擇是企業(yè)新品發(fā)布會取得成功的保障。
2、職員的安排
企業(yè)新品上市發(fā)布會的職員安排關(guān)鍵是要選好主持人和發(fā)言人。發(fā)布會的主持人應由主辦單位的公關(guān)部長、辦公室主任或秘書長擔任。其基本條件是:儀表堂堂,年富力強,見多識廣,反應靈活,語言流暢,幽默風趣,善于把握大局,引導提問和控制會場,具有豐富的主持會議的經(jīng)驗。
新聞發(fā)言人由本單位的主要負責人擔任,除了在社會上口碑較好、與新聞界關(guān)系為融洽之外,對其基本要求是修養(yǎng)良好、學識淵博、思維靈敏、能言善辯、彬彬有禮。
新品上市發(fā)布會還要精選一批負責會議現(xiàn)場工作的禮節(jié)接待職員,一般由相貌端正、工作認真負責、善于交際應酬的年輕女性擔任。值得留意的是,所有出席發(fā)布會的職員均需在會上佩戴事先同一制作的胸卡,胸卡上面要寫清姓名、單位、部分與職務。
3、嘉賓的邀請
對出席新品發(fā)布會的嘉賓要事先確定其范圍,具體應視題目涉及范圍或事件發(fā)生的地點而定。一般情況下,與會者應是與特定事件相關(guān)的人士
另外,確定邀請的嘉賓后,請柬最好要提前一星期發(fā)出,會前還應用電話提醒。
4、會場的布置
新品上市發(fā)布會的地點除了可考慮在本單位或事件所在地舉行外,可考慮租用大賓館、大飯店舉行,假如??丛煊癯蓢杂绊懙模瑒t可在首都或某一大城市舉行。新品發(fā)布會現(xiàn)場應交通便利、條件舒適、大小合適。會議的桌子最好不用長方形的,要用圓形的,大家圍成一個圓圈,顯得氣氛和諧,主賓同等,當然這只適用于小型會議。大型會議應設主席臺席位、來賓席位等。
5、材料的預備
在舉行新品發(fā)布會之前,主辦單位要事先預備好如下材料:
一是發(fā)言提綱。它是發(fā)言人在發(fā)布會上進行正式發(fā)言時的發(fā)言提要,它要緊扣主題,體現(xiàn)全面、正確、生動、真實的原則。
二是題目提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時表現(xiàn)自如,可以對被問的主要題目進行猜測的基礎上,形成問答提綱及相應答案,供發(fā)言人參考。
三是資料提綱。事先必須精心預備一份以有關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、資料為主的資料提綱,并認真打印出來,在新品發(fā)布會上提供給來賓。在資料提綱上應列出本單位的名稱、聯(lián)系方式等,便于日后聯(lián)系。
四是形象化視聽材料。這些材料供與會者利用,可增強發(fā)布會的效果。它包括:圖表、照片、實物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。
進行過程中的禮節(jié)
1、搞好會議簽到
要搞好新品發(fā)布會的簽到工作,讓來賓在事先預備好的簽到簿上簽下自己的姓名、單位、聯(lián)系方式等內(nèi)容。來賓簽到后按事先的安排把與會者引到會場就座。
2、嚴格遵守程序
要嚴格遵守會議程序,主持人要充分發(fā)揮主持者和組織者的作用,公布會議的主要內(nèi)容、提問范圍以及會議進行的時間,一般不要超過兩小時。主持人、發(fā)言人講話時間不宜過長,過長了則影響來賓提問。對來賓所提的題目應逐一予以回答,不可與來賓發(fā)生沖突。會議主持人要始終把握會議主題,維護好會場秩序。
3、留意相互配合
在新品發(fā)布會上,主持人和發(fā)言人要相互配合。為此首先要明確分工,各司其職,不答應越俎代庖。在發(fā)布會進行期間,主持人和發(fā)言人通常要保持一致的口徑,不答應公然頂牛、相互拆臺。
4、態(tài)度真誠、主動
發(fā)布會自始至終都要留意對待來賓的態(tài)度,因為接待來賓的質(zhì)量如何,直接關(guān)系到新品發(fā)布會的成敗。
新品發(fā)布會的善后事宜
發(fā)布會舉行完畢后,主辦單位應在一定的時間內(nèi),對其進行一次認真的評估善后工作,主要包括:
1、整理會議資料
整理會議資料有助于全面評估發(fā)布會會議效果,為今后舉行類似會議提供鑒戒。發(fā)布會后要盡快整理出會議記錄材料,對發(fā)布會的組織、布置、主持和回答題目等方面的工作進行回顧和總結(jié),從中汲取經(jīng)驗,找出不足。
2、收集各方反映
首先要收集與會者對會議的總體反映,檢查在接待、安排、服務等方面的工作是否有欠妥之處,以便今后改進。
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