采購申請(qǐng)單辦理流程

　　采購申請(qǐng)單就是ERP系統(tǒng)中，第一步采購物品時(shí)提交的單據(jù)，采購申請(qǐng)單包括采購申請(qǐng)單基本信息與采購物品基本信息，填寫好后需要通過審批才能進(jìn)一步采購。小編給大家整理了關(guān)于采購申請(qǐng)單流程，希望你們喜歡!

　　采購申請(qǐng)單流程

　　一、請(qǐng)購及其規(guī)定

　　1.請(qǐng)購的定義

　　請(qǐng)購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。

　　2.請(qǐng)購單的要素

　　完整的請(qǐng)購單應(yīng)包括一下要素： (1)請(qǐng)購的部門; (2)請(qǐng)購物品所屬項(xiàng)目; (3)請(qǐng)購的用途; (4)請(qǐng)購的物品名; (5)請(qǐng)購的物品數(shù)量; (6)請(qǐng)購的物品規(guī)格; (7)請(qǐng)購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; (8)請(qǐng)購的物品的需求時(shí)間; (9)請(qǐng)購如有特殊需要請(qǐng)備注; (10)請(qǐng)購單填寫人; (11)請(qǐng)購部門主管; (12)請(qǐng)購單審核人; (13)采購副總審核; (14)財(cái)務(wù)審核人; (15)公司總經(jīng)理。

　　3.請(qǐng)購單及其提報(bào)規(guī)定

　　(1)請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門; (2)固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào); (3)其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請(qǐng)表.)的格式填寫提報(bào); (4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報(bào); (5)請(qǐng)購部門在提報(bào)請(qǐng)購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請(qǐng)購部門備份; (6)涉及的請(qǐng)購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交; (7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。 (8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購部門必須作出書面說明。 (9)請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。

　　4.公司物資請(qǐng)購單的提報(bào)部門

　　(1)公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào); (2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào);

　　(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。

　　二、請(qǐng)購單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1、請(qǐng)購的接收要點(diǎn)

　　(1)采購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

　　(2)接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則;

　　(3)通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購物資是否有庫存;

　　(4)對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門。

　　2、請(qǐng)購單的分發(fā)規(guī)定

　　(1)對(duì)于請(qǐng)購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;

　　(2)對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　(3)無法于請(qǐng)購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購部門;

　　(4)重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

　　3、采購周期的規(guī)定

　　(1)單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;

　　(2)單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過15天

　　(3)單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天; (4)單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天;

　　(5)請(qǐng)購部門應(yīng)按照以上(1)-(4)條中規(guī)定的時(shí)間提前提包請(qǐng)購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因;

　　(6)遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略;

　　三、詢價(jià)及其規(guī)定

　　1.詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通;

　　2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;

　　3.對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　4.所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià);

　　5.對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6.遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四(擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書;

　　7.詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià);

　　8.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購;單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo);

　　9.比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力;

　　10.比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價(jià)表)的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià);

　　11.在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　三、比價(jià)、議價(jià)

　　1.對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);

　　2.對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;

　　3.收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格;

　　4.重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;

　　5.參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總

　　1.比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;

　　2.比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核; 3.如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

　　五、合同的簽訂及其規(guī)定。

　　1.合同

　　合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。

　　(1)合同正文應(yīng)包含的要素

　　1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);

　　2)采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分; 3)包裝要求;

　　4)合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明; 5)付款方式; 6)工期; 7)質(zhì)量保證期; 8)質(zhì)量要求及規(guī)范;

　　9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法; 10)雙方的公司信息; 11) 其他約定。 (2)合同簽訂及其規(guī)定

　　1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任; 2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;

　　3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;

　　4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn); 5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期; 6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;

　　7)針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等 8)與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款; 9)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;

　　10)比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;

　　11)合同簽定簽應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查; 12)合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效; 13)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1.付款規(guī)定

　　(1)所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《修造船公司材料采購付款及報(bào)銷流程V1.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; (2)按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;

　　(3)按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)或附表九(付款審批單)，該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款;

　　(4)財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　2.合同執(zhí)行

　　(1) 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);

　　(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約;

　　(3)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同;

　　七、報(bào)驗(yàn)與入庫

　　1.報(bào)驗(yàn)

　　(1)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收; (2)對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; (3)達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收; (4)質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任; (5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。

　　2.入庫

　　(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收; (2)合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門，由請(qǐng)購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn); (3)質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受; (4)質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單; (5)外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫;

　　(6)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。

　　采購申請(qǐng)單采購系統(tǒng)

　　模塊

　　配置ERP系統(tǒng)模塊包括：生產(chǎn)控制(計(jì)劃、制造)、物流管理(分銷、采購、庫存管理)和財(cái)務(wù)管理(會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付管理)

　　一般采購申請(qǐng)單由MRP模塊產(chǎn)生，由物控部門根據(jù)訂單的材料分析產(chǎn)生的物料申請(qǐng)單做為依據(jù)需求產(chǎn)生，采購單上的材料也因此而有詳細(xì)的所屬訂單信息，并且記錄所采購之材料用到哪個(gè)訂單與產(chǎn)品上。

　　流程

　　物控需求—>制作請(qǐng)購單—>主管批準(zhǔn)—>采購作業(yè) ( 詢/報(bào)價(jià))—>采購作業(yè)(訂購單制作)—>上級(jí)批準(zhǔn)—>采購作業(yè) 跟催—>交貨—>材料驗(yàn)證、

　　當(dāng)物控部門接到業(yè)務(wù)的《受訂單》

　　而按BOM清單展開的物料需求分析，當(dāng)所需的生產(chǎn)成品的材料庫存不夠需采購時(shí)下達(dá)的采購申請(qǐng)單;或接到上級(jí)通知備庫存，而提出材料采購申請(qǐng)的單據(jù)。采購以此做為采購材料的憑證依據(jù)。

　　因?yàn)椴少徤暾?qǐng)單上沒有相應(yīng)的產(chǎn)品信息，造成對(duì)采購申請(qǐng)的審批還需要去查詢銷售訂單號(hào)所對(duì)應(yīng)的是什么產(chǎn)品，工作效率非常低，而且出錯(cuò)的機(jī)率相對(duì)比較高。

　　流程說明

　　一是警告級(jí)別，即當(dāng)貨沒有全到時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出一警告窗口，告訴倉庫管理員，貨沒有全到，是否繼續(xù)審核。

　　二是審核權(quán)限的轉(zhuǎn)移。當(dāng)原材料沒有足額到貨時(shí)，有可能倉庫管理人員無權(quán)進(jìn)行處理，要交給具體的采購員或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)判斷處理。此時(shí)，就可以在系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，把相關(guān)的操作權(quán)限轉(zhuǎn)移給其他人。

　　三是禁止，即使無論誰都不能改變這個(gè)政策，無論在任何情況下，供應(yīng)商都必須一次*齊貨，否則，我不收貨。這主要用于一些化工或者對(duì)質(zhì)量有嚴(yán)格要求的產(chǎn)品。因?yàn)椴煌蔚漠a(chǎn)品，難免有些差異，而可能這些差異會(huì)影響產(chǎn)品最后的質(zhì)量。

　　通過以上的控制，企業(yè)就可以根據(jù)自己的需求，來控制是否允許供應(yīng)商分批交貨

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