晨會議組織流程
晨會議組織流程
會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費。小編給大家整理了關(guān)于晨會議組織流程，希望你們喜歡!
會議組織流程規(guī)定
一、集團會議類型
人力行政中心行政部組織會議分別為集團高管會議、年度工作會議、月度工作會議、周工作會議、部門會議、及臨時性會議。
1、集團高管會議由總裁辦負責(zé)并記錄，行政部通知、保障及協(xié)調(diào)，負責(zé)人總裁辦主任。
2、年度工作會議由總裁辦牽頭，人力行政中心主辦及通知、記錄、保障，負責(zé)人人力行政中心總監(jiān)。
3、月度工作會議由人力行政中心行政部主辦，并做好相關(guān)準備及保障工作，負責(zé)人人力行政中心總監(jiān)助理。
4、周工作會議由人力行政中心行政部經(jīng)辦，并做好相關(guān)準備及保障工作，負責(zé)人人力行政中心行政部經(jīng)理。
5、部門工作會議由體系主管經(jīng)辦、后勤主管保障，做好相關(guān)準備及保障工作，負責(zé)人體系主管。
6、其他臨時性會議參照參會人員級別分別由各層級負責(zé)人經(jīng)辦，并做好會議保障。
二、會前準備
1、確定會議議題。
根據(jù)管理需要和領(lǐng)導(dǎo)安排，確需要通過會議解決和傳達，精簡會議參加人員，同時要明確會議的議題和主旨。
2、制定會務(wù)方案。
根據(jù)確定的會議議題，人力行政中心行政部(以下簡稱行政部)制定會議組織的會務(wù)方案，一般包括以下要素：時間、地點、參加人員、會議程序。
(1)時間：要明確到時間點，詳細標示出上午、下午或晚上，必要時標示出星期幾。比如：×月×日(星期×)日上午8:00。
(2)地點：要明確標示出樓座和會議室名稱。比如：四樓基金公司會議室。
(3)參加人員：要明確標示出參會的公司領(lǐng)導(dǎo)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人員名單;其他參會人員較多時，指出參會人員范圍和人數(shù)。
(4)準備方案：根據(jù)會議需要，進行會議室落實，人員通知、物品準備等工作。詳見下列的會議準備。
3、責(zé)任到崗
根據(jù)會議要求，行政部要把會議涉及到各個事項，責(zé)任分解落實到崗到人，行政部經(jīng)理對進行過程控制，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)問題。需要部門負責(zé)人解決的，要及時匯報，避免誤事。
(1)提前預(yù)約，提前落實會議室，看是否與確定的時間相沖突，否則及時進行調(diào)整。
(2)會議通知。
?、贁M定通知。題目要明確會議議題，關(guān)于召開××××的通知，首先發(fā)送郵件至各參會人員郵箱。明確會議召開時間、地點、參會人員、會議目的、內(nèi)容、程序，便于參會人員準備相關(guān)資料。
②參會告知。通過短信通知到參會本人，參照“會議通知”內(nèi)容但要注意簡潔明了，并注明“聯(lián)系人、聯(lián)系方式、收到請回復(fù)”，上午召開的會議，前天下午下班前短信提醒;下午召開的會議，當日上午上班后提醒;晚上召開的會議，當日下午上班后
提醒，提前核實通訊錄及人員姓名和號碼，并做好人員名單標示，防止內(nèi)容及人員遺漏、偏差。
③參會確認。在短信通知后電話確認是否收到會議告知短信及郵件，提醒參會準備相關(guān)資料。
?、茏儎油ㄖＨ绯霈F(xiàn)會議和人員變動，采取電話和短信的方式，及時給予告知。
(3)會場布置。
①桌椅擺放。根據(jù)會議需要，提前要進行桌椅擺放，公司領(lǐng)導(dǎo)和預(yù)知發(fā)言席要擺放和試用話筒。公司領(lǐng)導(dǎo)參加的，要擺放桌簽，確保會議秩序。
②準備茶水。公司領(lǐng)導(dǎo)參加、預(yù)計會議一個小時以上的，要求準備茶水，其余人員可準備礦泉水。根據(jù)會議需要和領(lǐng)導(dǎo)指示準備會標。
(4)整理資料。
?、俑鶕?jù)需要，收集與會議有關(guān)的信息和資料，
?、跁h所需資料原則上要提前發(fā)放，不易提前發(fā)放的可會前擺放到相關(guān)人員的桌牌位置處。
二、會時安排。
1、組織簽到。
根據(jù)會議通知，準備會議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場，簽到時要在會議室外或門口，同時發(fā)放相關(guān)資料和表格，主要公司領(lǐng)導(dǎo)劃到既可。對遲到或未到會人員做出標示，會后落實并提出考核意見。會議時間將到1-2分鐘時，組織簽到人將人員到會情況匯報給會議主持人，由會議主持人征詢主要領(lǐng)導(dǎo)意見，決定是否開始會議。
提醒，提前核實通訊錄及人員姓名和號碼，并做好人員名單標示，防止內(nèi)容及人員遺漏、偏差。
?、蹍_認。在短信通知后電話確認是否收到會議告知短信及郵件，提醒參會準備相關(guān)資料。
?、茏儎油ㄖ?。如出現(xiàn)會議和人員變動，采取電話和短信的方式，及時給予告知。
(3)會場布置。
①桌椅擺放。根據(jù)會議需要，提前要進行桌椅擺放，公司領(lǐng)導(dǎo)和預(yù)知發(fā)言席要擺放和試用話筒。公司領(lǐng)導(dǎo)參加的，要擺放桌簽，確保會議秩序。
?、跍蕚洳杷?。公司領(lǐng)導(dǎo)參加、預(yù)計會議一個小時以上的，要求準備茶水，其余人員可準備礦泉水。根據(jù)會議需要和領(lǐng)導(dǎo)指示準備會標。
(4)整理資料。
?、俑鶕?jù)需要，收集與會議有關(guān)的信息和資料，
②會議所需資料原則上要提前發(fā)放，不易提前發(fā)放的可會前擺放到相關(guān)人員的桌牌位置處。
二、會時安排。
1、組織簽到。
根據(jù)會議通知，準備會議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場，簽到時要在會議室外或門口，同時發(fā)放相關(guān)資料和表格，主要公司領(lǐng)導(dǎo)劃到既可。對遲到或未到會人員做出標示，會后落實并提出考核意見。會議時間將到1-2分鐘時，組織簽到人將人員到會情況匯報給會議主持人，由會議主持人征詢主要領(lǐng)導(dǎo)意見，決定是否開始會議。
(1)電子郵件通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事大家好：現(xiàn)通知你本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計劃與人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，感謝您的支持，祝工作愉快!
(2)短信通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事：請你于本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計劃到人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，收到請回復(fù)，謝謝!
2、每月25日--28日收集工作計劃及上會資料并校對文字，調(diào)整格式，28日確定會議議程。
3、28日--31日確認參會人員是否到會，如特殊原因不能按時參會者需向相關(guān)負責(zé)人請假并在行政部報備。
4、提前半天調(diào)正文件資料是否可以順利播放。
5、擔(dān)保公司負責(zé)人會前安排會議服務(wù)人員，做好后勤工作。
6、會后工作計劃收集、打印、確認簽字。
五、責(zé)任與考核
會議責(zé)任人負責(zé)制定會議議程方案、會議室及人員通知落實、會議安排準備、會議紀要及會后事項落實。不按規(guī)范組織會議，出現(xiàn)失誤扣責(zé)任人50元～100元。會議確定事項進行跟蹤督辦不到位扣責(zé)任人100元～200元。
會議準備事項須知
注意事項
1.考慮周全要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨;不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò);會議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場服務(wù)人員等相關(guān)人員的安排是否妥當;會議需要什么輔助器材，由誰負責(zé);會議進行的時間預(yù)計有多久等等。只有事先做好準備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結(jié)束。
選擇合適的會議場所
2.會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室;有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假;至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管采用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應(yīng)該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風(fēng)良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調(diào)良好，插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全。
3.用文字記錄會議的相關(guān)事項
在準備會議的過程中，有關(guān)會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應(yīng)該用文字記錄下來，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會議的決定、通知等要打印出來發(fā)給相關(guān)人員，不能只進行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時候秘書已經(jīng)通知了各個部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細致。
會場的器材準備
現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準備妥當。
1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水
桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。
會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
5.資料、樣品
如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
6.會標、背景板、展板
會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。
為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
為渲染會議或活動，會場內(nèi)外放置展板是有效方法。
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