出口流程正確順序(2)
出口流程正確順序
外貿(mào)出口流程12步驟
1 確定這個(gè)合同的收匯方式
——如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后需業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人修改L/C。
——如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。
——如果是遠(yuǎn)期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶，需經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)。
2 驗(yàn)貨，并拿到驗(yàn)貨合格的報(bào)告。
——在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨(部門(mén)跟單員跟進(jìn))。
——如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部。
——如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公證行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。
完成驗(yàn)貨后，要拿到驗(yàn)貨合格報(bào)告，要是不合格，就要通知工廠改進(jìn)貨品或重新生產(chǎn)等等。
3制做基本文件和單證:
在收到客戶正式的訂單時(shí)，應(yīng)制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單，出口貨物托運(yùn)單,核銷(xiāo)單, 報(bào)關(guān)單, 報(bào)關(guān)委托書(shū), 報(bào)驗(yàn)委托書(shū)(工廠的外貿(mào)人員還需要準(zhǔn)備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗(yàn)單) 等文件.
4商檢：
如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
5租船訂倉(cāng)：
——如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?？腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期7天之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知，通常在開(kāi)船5天前可拿到進(jìn)倉(cāng)單。
——如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，到港時(shí)間準(zhǔn)時(shí),船期時(shí)間合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通知客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前一周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。
——如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到進(jìn)倉(cāng)單時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容。
——向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書(shū)面出口貨物托運(yùn)單，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò).
6.安排拖柜：
——貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/裝柜圖紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司監(jiān)裝柜，要專門(mén)聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等. 如是船公司直接安排拖車(chē)，以上工作都不用做，直接約定裝柜日期即可。
——傳真一份裝車(chē)資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。
——要求工廠在貨柜離開(kāi)工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記下裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住封緊鎖上.
7委托報(bào)關(guān)：
在拖柜前要將報(bào)關(guān)所需資料(出口發(fā)票，裝箱單，核銷(xiāo)單，報(bào)關(guān)單等，以及客戶或海關(guān)要求的證明文件)交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話地址等。
8獲得運(yùn)輸文件：BILL OF LOADING 提單
——最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)充內(nèi)容(如果需要修改的話)傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。提單補(bǔ)充內(nèi)容要按照L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
——督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
——及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。
——如果客戶是做FOB條款的, 應(yīng)該及時(shí)通知客戶保險(xiǎn),并將提單副本傳真給他.
提單是外貿(mào)出口單據(jù)流程里很重要的一環(huán)，對(duì)于船公司來(lái)說(shuō)，提單是客人提取貨物的唯一憑證。一定要仔細(xì)核對(duì)。核對(duì)完畢的正本提單最好是清潔提單。
9準(zhǔn)備其他文件
——商業(yè)發(fā)票Commercial Invoice 或者NVOICE：L/C 要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
——FORM A普惠制原產(chǎn)地證：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當(dāng)?shù)厣唐窓z驗(yàn)局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。
—— 一般原產(chǎn)地證CERTIFICATION OF ORIGINA：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
——裝運(yùn)通知SHIPPING ADVICE：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。
——裝箱單PACKING LIST：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。
以上單證，以客人要求為準(zhǔn)，客人不要求的可以不辦，客人如果要求特殊的證明材料，如有的客人要求提供受益人聲明(BENEFICIARY CERTIFICATION)要及時(shí)按照要求給予辦理。
10 交單：
——采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。
——采用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
——如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
交單收匯的原則：如果是T/T方式,那要先收到所有貨款再放單給客戶，也就是先收匯，再放單;如果是L/C方式，那要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，按照信用證要求制單，審單，并將所有信用證要求的單據(jù)交到客戶指定銀行進(jìn)行議付。
11業(yè)務(wù)登記：
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。
12文件存檔：
所有的外貿(mào)單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
按照以上的順序，外貿(mào)出口單證流程就完成了，如果是作為助理，或想控制出口費(fèi)用成本，單證員平時(shí)應(yīng)注意收集?？者\(yùn)價(jià),船期，航線等信息，為業(yè)務(wù)員的報(bào)價(jià)提供幫助.外貿(mào)的起步階段做跟單,熟悉流程和產(chǎn)品,積累了經(jīng)驗(yàn)就可以做業(yè)務(wù),開(kāi)發(fā)市場(chǎng)。
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