倉庫發(fā)貨流程管理制度
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倉庫發(fā)貨流程管理制度
一、原材料采購、入庫、付款環(huán)節(jié)
原輔材料采購：
1、銷售部接到客戶訂單后，銷售內(nèi)勤填寫生產(chǎn)訂單給計供部，計供部文員下達(dá)計劃通知單給生產(chǎn)部和技質(zhì)部主管，技質(zhì)部文員根據(jù)計劃通知單的產(chǎn)品規(guī)格型號編制產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)卡和用料單發(fā)給相關(guān)車間備料生產(chǎn)。
2、計供部采購員查詢庫存物料
3、采購員編制采購計劃
4、計供部負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)
5、采購員聯(lián)系供應(yīng)商，詢價議價，確定供應(yīng)商后擬定合同，根據(jù)《合同管理制度》填寫《合同審批單》，由相關(guān)部門會簽后，依據(jù)《合同審批權(quán)限》及《審批與審核權(quán)限(2015年9月修訂版)》規(guī)定報經(jīng)相關(guān)人員審批。
6、采購員將審核通過的采購合同發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商蓋章后回傳訂單，按合同約定提貨方式 ，安排車輛將訂購貨物運輸至公司指定地點。
原輔材料入庫：
1、供應(yīng)商指定司機(jī)送貨到公司后，應(yīng)根據(jù)采購員的安排送達(dá)公司指定的車間材料倉庫待檢區(qū)。
2、倉庫管理員根據(jù)采購合同或訂單核對供應(yīng)商及送貨單，核對無誤后清點品種、規(guī)格、數(shù)量。
3、倉庫管理員填寫送檢單給技質(zhì)部質(zhì)檢員。質(zhì)檢員檢測并填寫檢測報告。
3.1.合格：車間倉管員填寫四聯(lián)入庫單，倉管員簽字，車間主管簽字，第一聯(lián)白聯(lián)車間留存，第二聯(lián)紅聯(lián)財務(wù)記賬，第三聯(lián)藍(lán)聯(lián)采購記賬，第四聯(lián)計供部統(tǒng)計員計賬。
3.2.不合格：倉管員通知采購處理。
原輔材料付款：
1、根據(jù)合同付款方式，采購員填寫付款申請單，預(yù)付賬款需填寫《付款申請》，同時附上采購合同或同效力附件(后續(xù)付款的不用)，付款事項，名稱，賬號信息需完整準(zhǔn)確。應(yīng)付賬款需填寫《付款申請》，同時附上采購合同或同效力附件及入庫單(后續(xù)付款的不用)，付款事項，名稱，賬號信息需完整準(zhǔn)確。
2、《付款申請》需計供部負(fù)責(zé)人審核
3、總賬會計復(fù)核，復(fù)核附件是否齊全，金額是否準(zhǔn)確，信息是否完整，發(fā)票是否已收到，是否達(dá)到付款條件。
4、財務(wù)主管復(fù)核，確認(rèn)資金安排。
5、總經(jīng)理核準(zhǔn)。
6、出納付款，財務(wù)主管復(fù)核。
二、原材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)
1、各生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)訂單及生產(chǎn)計劃，各車間負(fù)責(zé)人下達(dá)指令，由原料領(lǐng)料員開具《領(lǐng)料單》。
2、領(lǐng)料員開具《領(lǐng)料單》經(jīng)車間負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。
3、原料倉倉庫保管員根據(jù)核準(zhǔn)無誤的《領(lǐng)料單》發(fā)料到車間，領(lǐng)料單一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二聯(lián)遞交財務(wù)做原材料進(jìn)出存明細(xì)賬，第三聯(lián)計供部統(tǒng)計員記賬。
三、生產(chǎn)環(huán)節(jié)
1、生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人根據(jù)銷售計劃、訂單、安全庫存標(biāo)準(zhǔn)預(yù)測訂單及新品試制計劃。
2、倉庫保管員檢查成品及原料庫存。
3、技質(zhì)部根據(jù)計供部文員下發(fā)的生產(chǎn)計劃通知單，由技質(zhì)部文員做產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)卡和用料單，技質(zhì)部部長審核，下發(fā)到相關(guān)車間。
4、(1)計供部下達(dá)采購計劃，采購原料入庫。
(2)生產(chǎn)部下達(dá)生產(chǎn)計劃，編制生產(chǎn)作業(yè)計劃，實施生產(chǎn)入庫。
5、生產(chǎn)部根據(jù)技質(zhì)部配方配料生產(chǎn)，經(jīng)檢驗合格后，辦理入庫手續(xù)。
四、產(chǎn)成品入庫環(huán)節(jié)(包括廢料)
1、產(chǎn)成品入庫：生產(chǎn)部門需將每班經(jīng)檢驗合格后的成品辦理產(chǎn)成品的入庫，車間倉管填寫好《入庫單》，由技質(zhì)部品管和車間負(fù)責(zé)人簽字后，交由計供部成品倉庫倉庫保管員對生產(chǎn)車間移交的合格成品實際數(shù)量與《入庫單》數(shù)量進(jìn)行核對，核對無誤后倉庫保管員在《入庫單》確認(rèn)簽字。產(chǎn)成品《入庫單》一式三聯(lián)，第一聯(lián)開單部門自留、第二聯(lián)交由財務(wù)、第三聯(lián)交成品倉庫留存;
2、廢品報廢流程：
成品倉庫在已入庫的成品中發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題確實無法對外銷售，需要回收做報廢處理的，需由成品倉提出報廢申請，交由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核，財務(wù)部核實成本后，報總部審批。待審批通過后成品倉方可開具《報廢單》，將報廢品連同《報廢單》一并交由破碎車間確認(rèn)后，在報廢單據(jù)上簽字。(報廢單一式四聯(lián)，第一聯(lián)白聯(lián)交財務(wù)，第二聯(lián)藍(lán)聯(lián)交破碎車間、第三聯(lián)黃聯(lián)成品倉自留)
3、車間生產(chǎn)廢料報廢流程：
各車間班組長于每天下班前將當(dāng)日生產(chǎn)產(chǎn)生的廢料清點好數(shù)量后，按規(guī)范填寫《廢料繳倉單》，交由車間負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字后，將廢料及《廢料繳倉單》一并交到破碎車間，破碎車間根據(jù)車間提供的單據(jù)據(jù)實核對，確認(rèn)數(shù)量無誤后在《廢料繳倉單》上簽字。破碎車間一份，開單部門自留一份。
五、產(chǎn)成品銷售環(huán)節(jié)(發(fā)貨、開票、應(yīng)收賬款)
1、發(fā)貨流程
(1)銷售內(nèi)勤填寫《發(fā)貨通知單》，隨同訂單或合同交由財務(wù)部審核，財務(wù)部審核發(fā)貨單與合同(訂單)內(nèi)容是否一致，客戶是否超授信額度，是否超授信時間，是否超應(yīng)收賬款賬期等，并根據(jù)《合同審批權(quán)限》規(guī)定標(biāo)注批準(zhǔn)人。
(2)成品倉庫倉庫保管員接到經(jīng)財務(wù)部審核并按《合同審批權(quán)限》規(guī)定經(jīng)相關(guān)人員審批同意后的《發(fā)貨通知單》，通知搬運工裝車，發(fā)貨員發(fā)貨時核對規(guī)格型號、數(shù)量辦理發(fā)貨，計供部開單員開具《出貨單》，有《授權(quán)委托書》的被授權(quán)委托提貨司機(jī)或提貨人、收貨人在送貨單上簽名，授權(quán)委托書上須寫明被授權(quán)委托人姓名,身份證號碼。無授權(quán)委托書的由客戶簽名蓋章。倉庫管理員在發(fā)貨時必須核對授權(quán)委托司機(jī)或提貨人、收貨人的姓名和身份證原件,核對一致后在《出貨單》上簽字確認(rèn)并發(fā)貨，同時開具放行條，由計供部負(fù)責(zé)人及保安簽字后放行。
(3)銷售業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)將客戶簽收后的送貨回執(zhí)收回，原件由銷售內(nèi)勤交財務(wù)部歸檔。
2、開票流程
(1)每月5日前銷售部與財務(wù)部核對上月銷售數(shù)據(jù)及應(yīng)收賬款明細(xì)，即上月銷售本月對賬。5日銷售部與客戶進(jìn)行對賬，需要開票的客戶，由銷售內(nèi)勤根據(jù)本月對賬的情況匯總開具《開票申請單》，開票期限最遲在對賬月30日前，超期限未開發(fā)票，財務(wù)將做無票銷售處理。
(2)《開票申請單》需經(jīng)銷售管理部門負(fù)責(zé)人審批。
(3)財務(wù)部審核客戶名稱，開票規(guī)格型號，單價，金額是否與訂貨單一致，如需開具增值稅專用發(fā)票還需提供營業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證，一般納稅人認(rèn)證通知書。
(4)發(fā)票開好后，由銷售部內(nèi)勤簽收并郵寄給客戶。
3、應(yīng)收賬款
(1)成品倉庫倉庫保管員在發(fā)貨的次日九點前將上一天發(fā)貨的《出貨單》上交財務(wù)部和銷售內(nèi)勤，保安員次日九點前將放行條交財務(wù)部，銷售內(nèi)勤和財務(wù)會計根據(jù)出貨單錄入相關(guān)表單。
(2)每月5號前銷售內(nèi)勤與財務(wù)部核對應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)，核對無誤后，銷售內(nèi)勤填寫《對賬單》，《對賬單》需銷售內(nèi)勤和財務(wù)部會計簽字確認(rèn)，并加蓋財務(wù)章后，由銷售內(nèi)勤發(fā)給客戶核對并催促回簽。
(3)對賬單回簽后，原件交財務(wù)一份，銷售部存檔一份。
(4)根據(jù)合同約定的付款方式，銷售內(nèi)勤催收貨款，對有超期應(yīng)收賬款的客戶，應(yīng)根據(jù)《合同審批權(quán)限》規(guī)定審批。
(5)月末財務(wù)部將應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)和應(yīng)收賬款賬齡表發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，督促業(yè)務(wù)員催收貨款。
(6)年末財務(wù)部編制應(yīng)收賬款詢證函，由銷售部發(fā)給相關(guān)客戶，由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)簽回詢證函交財務(wù)部。
附：
資金支出的審批流程
子公司基本流程：經(jīng)辦人填寫報銷單或請款單并簽名→子公司部門經(jīng)理審核簽字→子公司財務(wù)部審核→子公司經(jīng)營層在授權(quán)范圍內(nèi)審批(超子公司授權(quán)范圍報公司總部審批)→子公司財務(wù)部出納付款→子公司財務(wù)部會計編制記賬憑證;
銷售發(fā)貨及開票流程
1、管業(yè)公司與客戶必須簽訂銷售合同。合同應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，簽訂的合同應(yīng)符合公司《合同管理辦法》的規(guī)定。金額重大的銷售合同的訂立應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖姟徟藛T應(yīng)對銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等合同條款嚴(yán)格按《合同審批權(quán)限》審核并提出意見。
2、銷售部門應(yīng)按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同編制《訂貨單》，若客戶直接下達(dá)的訂單，按《合同審批權(quán)限》進(jìn)行審批?！队嗀泦巍繁仨毥?jīng)購貨方蓋章確認(rèn)，傳遞至財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)《銷售合同》及《訂貨單》，審核銷售部提供的銷售單據(jù)是否齊全，銷售價格是否合理，銷售合同及單據(jù)的各項信息是否真實、合理，填寫是否符合規(guī)定，內(nèi)容是否齊全以及購貨方是否符合《合同審批權(quán)限》的相關(guān)要求。如若有一項不符合要求，退回銷售部，不予發(fā)貨。如符合要求，則審核簽字傳遞至倉儲部門下達(dá)發(fā)貨通知。送貨單必須有客戶簽字蓋章或授權(quán)司機(jī)、或提貨人、收貨人簽字并于次日九點之前由倉管員傳遞至財務(wù)?？蛻粼谑跈?quán)司機(jī)、或提貨人、收貨人受貨時必須出具經(jīng)蓋章的授權(quán)委托書, 授權(quán)委托書上須寫明被委托人姓名,身份證號碼. 發(fā)貨倉管員在發(fā)貨時必須核對授權(quán)司機(jī)、或提貨人、收貨人的姓名和身份證原價,一致后才允許發(fā)貨.
3、銷售部在完成發(fā)貨后一個月內(nèi)，根據(jù)《訂貨單》上開票種類確認(rèn)的記錄及《發(fā)貨單》上的實際發(fā)貨數(shù)量金額，填寫《銷售發(fā)票申請單》，連同訂貨單、送貨單一起，經(jīng)銷售部負(fù)責(zé)人審核(負(fù)責(zé)人不在公司，由經(jīng)授權(quán)的職位代理人簽字)，傳遞至財務(wù)部門開具增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。購貨方以非現(xiàn)金方式付款，付款單位必須與開票單位名稱一致，不得以第三方名稱。如發(fā)貨對賬后一個月未向財務(wù)部申請開票，財務(wù)部即確認(rèn)為無票銷售，不再予以開具發(fā)票。
4、《銷售合同》或《訂貨單》約定款到發(fā)貨，財務(wù)部必須在收到貨款后方能予以發(fā)貨，款未到一律不予發(fā)貨;無訂單、無合同的一律現(xiàn)款現(xiàn)貨。若與購貨方約定付款信用期和信用額度的，按《合同審批權(quán)限》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)貨。
5、每月需與客戶進(jìn)行往來詢證，銷售部必須跟進(jìn)回簽詢證函，如客戶單位是企業(yè)必須加蓋公章，客戶是自然人必須由自然人本人簽字確認(rèn)并附自然人身份證復(fù)印件，詢證函經(jīng)客戶蓋章或簽字確認(rèn)后的原件上交財務(wù)部留存。
其它
1. 對違反以上控制規(guī)定的人員按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核,造成 企業(yè)損失的參照企業(yè)損失的實際金額給于相應(yīng)的賠償.
2. 本制度自發(fā)布日起執(zhí)行.
倉庫發(fā)貨的注意事項
1.部門配合：一個正常生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)他的物流是時刻變動的，是一個動態(tài)的指標(biāo)，而企業(yè)盤點的目的，就是要查出某一個時間點的庫存量，而庫存量卻是一個靜態(tài)的指標(biāo)，這就形成了一個矛盾，這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點期間暫時停止物料的收發(fā)運作，達(dá)到倉庫所需要的無變動狀態(tài)。所以在盤點期間，即使生產(chǎn)出貨照常進(jìn)行，也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上，以達(dá)到倉庫物料的靜態(tài)。此時的盤點要求只局限于倉庫本身，如果是年底全面盤點，生產(chǎn)和一切物流要全部停止動作，生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫，再進(jìn)行全面的盤點。
2.人員配置：倉庫的盤點必須配備一定的人員，參與盤點的人員必須具備一定識別和計量物料的能力，對于盤點工作，同時各部門還要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，除倉管員以外，其他部門的人員也必須參與盤點，比如PMC和財務(wù)部，生管部需要檢查庫存品名數(shù)量，財務(wù)部不僅要對品名數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督，還要對庫存的價值進(jìn)行計算，各部門人員的共同參與，一定程度上還增強(qiáng)了盤點人員的隊伍，加速了盤點工作的進(jìn)行。
3. 盤點時間：倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天，當(dāng)然也會由于臨時的需要進(jìn)行月中盤點。選擇在月底盤點的優(yōu)勢很多，第一月底盤點與倉庫每月結(jié)賬時間保持一致，更利于查找差異，分析差異原因;第二，月底盤點與財務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào)，提高了數(shù)據(jù)的使用效率;第三，月底盤點為生產(chǎn)各項數(shù)據(jù)報表與財務(wù)月報表提供了真實有說服力的數(shù)據(jù);第四，月底盤點后的數(shù)據(jù)真實可靠，為下月倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。
4.前期準(zhǔn)備：對盤點前的物料，倉庫管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。第一，將同一類別，品名的物料放在一起，以便于盤點工作的順利進(jìn)行;第二，檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄，并核對實物數(shù)量;
5.詳細(xì)記錄：盤點人員在盤點期間，必須認(rèn)真核對實物的品名，數(shù)量，料號，做到準(zhǔn)確無誤，對實物過小的原料，還要借助一定的計量工具(如電子稱，卡尺等)進(jìn)行計量，進(jìn)行專門的稱量計算。對于貴重材料成品，還要進(jìn)行重點記錄，精確計量。
6 復(fù)盤：根據(jù)概率論原理，同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進(jìn)行第一次盤點以后，有條件的企業(yè)還要對經(jīng)過盤點的實物進(jìn)行復(fù)盤，以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少工作中的失誤。
7. 查找差異原因：盤點結(jié)束以后，相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點數(shù)量相比較得到差異，如果差異在合理的范圍內(nèi)，那么就不需要分析差異原因，如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍，就必須對差異做出說明與原因分析，最后調(diào)整帳務(wù)，做到賬實相符，在這里需要提示的一點就是次月的月初數(shù)應(yīng)該與本月的盤點數(shù)相等，而不是與帳務(wù)結(jié)存數(shù)相等，否則就會將差異數(shù)帶入到下月的帳務(wù)當(dāng)中，盤點也自然失去了他應(yīng)有的意義和效果。
8. 臨時事件處理辦法：倉庫在盤點期間，如果碰到必須的物料收發(fā)，比如急需的供應(yīng)商送貨，成品的入庫及客戶送貨，通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天(到達(dá)下一個月份)，并對入庫的原料進(jìn)行隔離處理(不參與盤點)，對出庫的成品在發(fā)貨前盤點(需參與盤點)，目的就是在這種緊急情況發(fā)生時，避免造成帳務(wù)的混亂和實物的不相符，保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。
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