培訓(xùn)需求的主要內(nèi)容有哪些(2)
培訓(xùn)需求的方法
培訓(xùn)需求分析的基本分析框架
培訓(xùn)需求分析可以使用復(fù)雜方法，也可以使用簡(jiǎn)單方法，簡(jiǎn)單方法來(lái)源于培訓(xùn)需求分析的基本分析框架，它可以歸納為有邏輯的三個(gè)步驟：
第一步，查找績(jī)效差距。培訓(xùn)需求分析應(yīng)從何入手，有關(guān)培訓(xùn)的理論認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從績(jī)效差距入手：培訓(xùn)之所以必要，傳統(tǒng)理論認(rèn)為是因?yàn)槠髽I(yè)工作崗位要求的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)與員工實(shí)際工作績(jī)效之間存在著差距;新的理論則認(rèn)為也應(yīng)包括企業(yè)戰(zhàn)略或企業(yè)文化需要的員工能力與員工實(shí)際能力之間的差距，這種差距導(dǎo)致低效率，阻礙企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。只有找出存在績(jī)效差距的地方，才能明確改進(jìn)的目標(biāo)，進(jìn)而確定能否通過(guò)培訓(xùn)手段消除差距，提高員工生產(chǎn)率。
第二步，尋找差距原因。發(fā)現(xiàn)了績(jī)效差距的存在，并不等于完成了培訓(xùn)需求分析，還必須尋找差距的原因，因?yàn)椴皇撬械目?jī)效差距都可以通過(guò)培訓(xùn)的方式去消除。有的績(jī)效差距屬于環(huán)境、技術(shù)設(shè)備或激勵(lì)制度的原因，有的則屬于員工個(gè)人難以克服的個(gè)性特征原因，只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識(shí)、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。
第三步，確定解決方案。找出了差距原因，就能判斷應(yīng)該采用培訓(xùn)方法還是非培訓(xùn)方法去消除差距。企業(yè)根據(jù)差距原因有時(shí)采用培訓(xùn)方法，有時(shí)采用非培訓(xùn)方法，有時(shí)也采用培訓(xùn)與非培訓(xùn)結(jié)合的方法，一切都根據(jù)績(jī)效差距原因的分析結(jié)果來(lái)確定。
快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的三個(gè)步驟
培訓(xùn)需求分析的基本分析框架，指出了培訓(xùn)需求分析的方法可以歸納為簡(jiǎn)便快捷的三個(gè)步驟，只要配以一定的分析工具，獲取必要的信息，并辨認(rèn)信息的實(shí)際含義，就能幫助管理者完成相關(guān)分析。
1.查找績(jī)效差距的方法與工具
績(jī)效差距是培訓(xùn)需求分析的切入點(diǎn)，一旦發(fā)現(xiàn)員工在什么方面存在績(jī)效差距，就等于確定了績(jī)效差距領(lǐng)域，找到了要分析的目標(biāo)。而確定績(jī)效差距領(lǐng)域的關(guān)鍵途徑是要獲取什么人在什么方面存在績(jī)效差距的具體信息，這主要可以從兩個(gè)方面著手。
首先，從直線管理者獲取信息是重要的途徑之一。由于直線管理者對(duì)下屬的情況熟悉，最了解下屬工作績(jī)效的問(wèn)題在哪里，所以只要提供一定的工具，就能幫助他們或通過(guò)他們獲取存在績(jī)效差距的信息，由此辨別是什么領(lǐng)域存在績(jī)效問(wèn)題。具體辦法是，使用一個(gè)空白的培訓(xùn)候選人名單，然后填上有關(guān)需要了解的信息，再?gòu)挠嘘P(guān)信息確定績(jī)效差距領(lǐng)域。尋找績(jī)效差距的提問(wèn)表是一個(gè)獲取信息的工具，可以幫助直線管理者和人力資源管理者通過(guò)提問(wèn)發(fā)現(xiàn)有績(jī)效問(wèn)題的人是誰(shuí)，問(wèn)題存在于什么地方，問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重性等具體情況。
其次，直接從員工那里獲取信息也是一個(gè)重要途徑。由于員工對(duì)自己工作中的問(wèn)題、障礙切身的感受，那么通過(guò)他們了解情況也能獲取一定的重要信息，這些信息對(duì)于績(jī)效差距問(wèn)題的澄清有重要意義。當(dāng)然，員工不一定完全清楚自己不懂什么或在工作上缺少什么，以及需要什么樣的培訓(xùn)，這就需要由直線管理者給以確認(rèn)和補(bǔ)充，才能保證信息的準(zhǔn)確與完整。具體方法是通過(guò)直線管理者給員工發(fā)放培訓(xùn)申請(qǐng)表，由員工填寫(xiě)有關(guān)信息后，交給直線管理者加以補(bǔ)充，最后返回給人力資源管理部門(mén)在這一分析步驟中，關(guān)鍵點(diǎn)在于保持開(kāi)放心態(tài)和嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，善于發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息。不要急于馬上就考慮解決的方案，也不要先入為主地確定問(wèn)題所在，需要做的不過(guò)是收集存在績(jī)效差距問(wèn)題的有關(guān)信息，此時(shí)還遠(yuǎn)未到下結(jié)論的時(shí)候。因此在下一步驟開(kāi)始之前，千萬(wàn)不要害怕花時(shí)間去收集信息、理解信息，有時(shí)還可以根據(jù)收集的信息，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察或?qū)τ嘘P(guān)人員訪談進(jìn)一步發(fā)掘信息。
2.尋找績(jī)效差距原因的方法與工具
一旦收集了必要的績(jī)效差距信息之后，就可以進(jìn)一步分析存在績(jī)效差距的原因是什么，以便確定解決方案。
以上已談及績(jī)效差距存在多種原因，培訓(xùn)并不是唯一解決方案，只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識(shí)、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。因此在獲取必要的績(jī)效差距信息后，需要深入思考、反復(fù)斟酌，對(duì)產(chǎn)生頤效差距的真實(shí)原因做出判斷，才能決定是否采用培訓(xùn)方案。查找績(jī)效差距原因的方法可以采用績(jī)效問(wèn)題原因歸類(lèi)法。
績(jī)效問(wèn)題原因歸類(lèi)法是將績(jī)效差距信息與一定的績(jī)效問(wèn)題原因分析表相比較，根據(jù)具體績(jī)效差距信息顯示的特征，通過(guò)比較與思考，最后將其歸類(lèi)于其中一種重要原因?？?jī)效問(wèn)題原因一般分為環(huán)境原因和個(gè)人原因兩大類(lèi)，環(huán)境原因包括生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備落后、工作設(shè)計(jì)有缺陷、獎(jiǎng)酬制度缺少激勵(lì)性、溝通不足、上級(jí)指導(dǎo)不夠等;個(gè)人原因也分為能力原因和難以改變的個(gè)人特征原因。只要發(fā)現(xiàn)績(jī)效差距信息符合其中一個(gè)項(xiàng)目，就找到了績(jī)效差距原因。如果原因是工作環(huán)境方面的或者個(gè)性特征方面的，那么即使進(jìn)行了培訓(xùn)，問(wèn)題也依然會(huì)存在。這樣的話，培訓(xùn)部門(mén)就會(huì)出現(xiàn)工作無(wú)效率的情況，帶來(lái)資源浪費(fèi)，是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。所以，在分析過(guò)程中主要是全力發(fā)現(xiàn)是否存在因員工能力不夠而導(dǎo)致的績(jī)效差距?？?jī)效問(wèn)題原因分析表不存在一個(gè)固定模式，它是可以變通的，既可以模仿，也可以根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況加以省略或補(bǔ)充。在使用時(shí)，可以先遮擋解決方案提示的內(nèi)容，以便在尋找原因時(shí)盡可能自己思考，不要馬上就看提示得出結(jié)論。
3.制定解決方案
找出了差距原因之后，自然就容易得出解決問(wèn)題的方案。工具3提供的可選擇的解決方案實(shí)際上指出了一個(gè)基本思路，不過(guò)在操作時(shí)還需要進(jìn)一步思考和細(xì)化，以便針對(duì)性更強(qiáng)一些。例如，“個(gè)性特征不適應(yīng)工作”所涵括的范圍很大，既可指員工個(gè)性與工作職位不匹配(如性格內(nèi)向不適合銷(xiāo)售工作)，也可以指員工個(gè)人懶散或進(jìn)取精神不足，前者企業(yè)需要考慮采用調(diào)換工作崗位，后者則要考慮采用解聘去解決問(wèn)題，在這里培訓(xùn)都不是恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施。
即使確定了績(jī)效差距是由于員工能力不足的原因引起，也需要考慮員工是否具備學(xué)習(xí)的條件。一個(gè)員工的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)烈，認(rèn)為培訓(xùn)課程對(duì)自己的職業(yè)并不重要，他就不會(huì)積極努力地去學(xué)習(xí)。同時(shí)，受訓(xùn)員工存在家庭有小孩或病人需要照顧、個(gè)人的文化水平比較低等困難時(shí)，培訓(xùn)的效果也會(huì)打折扣。如果員工的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)烈，或存在阻礙學(xué)習(xí)的困難，讓這樣的員工參加培訓(xùn)，培訓(xùn)效果自然會(huì)受到削弱。所以，培訓(xùn)是一項(xiàng)昂貴的解決方案，需要認(rèn)真考慮可能導(dǎo)致無(wú)效或減低效率的各種因素。如果員工缺乏完成工作的知識(shí)和技能而他的受訓(xùn)條件又具備的話，這時(shí)培訓(xùn)才是需要的。
如果員工具備完成工作的知識(shí)與技能，只是由于設(shè)備、溝通、激勵(lì)等問(wèn)題妨礙企業(yè)績(jī)效的提高，那么培訓(xùn)就不是解決問(wèn)題的最好方案。但要注意的是，當(dāng)引進(jìn)新的技術(shù)設(shè)備或激勵(lì)制度時(shí)，或改進(jìn)管理溝通時(shí)，就產(chǎn)生了新的培訓(xùn)需求，因?yàn)槠髽I(yè)期望達(dá)到的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)變了。盡管這類(lèi)培訓(xùn)有時(shí)并不是針對(duì)所有員工，而是針對(duì)管理人員。
有效性與局限性
運(yùn)用快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的方法，雖能有效克服一些企業(yè)存在的培訓(xùn)目標(biāo)不明確的缺點(diǎn)，但是它也具有一定的局限性。這種方法用于目標(biāo)小、人數(shù)少的及時(shí)性培訓(xùn)比較有效，而對(duì)于目標(biāo)大、人數(shù)多、具有戰(zhàn)略影響的培訓(xùn)則顯得有效性較差。其原因就在于，它未能從企業(yè)戰(zhàn)略和組織環(huán)境的角度全面對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行分析，而僅僅能分析反應(yīng)性的培訓(xùn)需求(即現(xiàn)存績(jī)效問(wèn)題反映出的培訓(xùn)需求)，卻無(wú)法根據(jù)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展和員工職業(yè)生涯發(fā)展來(lái)進(jìn)行前置性的培訓(xùn)需求分析。因此，在運(yùn)用這種方法時(shí)，如果能結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)組織上與技術(shù)上的重大變革進(jìn)行考慮，那么有效性就可能進(jìn)一步提高。
培訓(xùn)需求人員分析
人員分析是從培訓(xùn)對(duì)象的角度分析培訓(xùn)的需求，通過(guò)人員分析確定哪些人需要培訓(xùn)及需要何種培訓(xùn)。人員分析一般是對(duì)照工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，分析員工目前的績(jī)效水平，找出員工現(xiàn)狀與標(biāo);隹的差距，以確定培訓(xùn)對(duì)象及其培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)后應(yīng)達(dá)到的效果，主要從員工的工作背景、學(xué)識(shí)、資歷、年齡、工作能力等進(jìn)行分析。
1.員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)
對(duì)員工知識(shí)結(jié)構(gòu)的分析，不僅是為了準(zhǔn)確地制定培訓(xùn)方案，更為了充分地利用各種有效的資源，從而使得培訓(xùn)取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。在對(duì)公司員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析時(shí)，我們一般從文化教育水平(如正規(guī)的學(xué)歷教育)、職業(yè)教育培訓(xùn)經(jīng)歷(如社會(huì)辦教育及業(yè)余教育等)和專項(xiàng)短期培訓(xùn)經(jīng)歷(如各類(lèi)認(rèn)證培訓(xùn)等)三個(gè)方面進(jìn)行。
2.員工年齡結(jié)構(gòu)
企業(yè)培訓(xùn)也是一種投資。員工的年齡越小，相對(duì)來(lái)說(shuō)，企業(yè)預(yù)期的投資回報(bào)期也就越長(zhǎng)。同時(shí)，年齡的大小和個(gè)人的接受能力有著非常直接的關(guān)系，因此，在培訓(xùn)需求分析時(shí)應(yīng)考慮合理的年齡搭配，并以此決定崗位的培訓(xùn)內(nèi)容。
3.員工能力分析
能力分析即分析員工實(shí)際具備的能力與完成工作所必需的能力之間的差距。如果工作表現(xiàn)差歸因于員工的能力缺失，培訓(xùn)則可以扮演一個(gè)好角色。通?？?jī)效評(píng)估可用于評(píng)估員工的能力。
然而，績(jī)效評(píng)估往往只反映誰(shuí)沒(méi)有達(dá)到期望值，并不體現(xiàn)為什么沒(méi)有達(dá)到期望值，這時(shí)候培訓(xùn)管理者應(yīng)與員工作進(jìn)一步面談?dòng)懻摳倪M(jìn)之處，與員工共同決定發(fā)展的方式以獲得最大的收益。
組織、任務(wù)、人員三個(gè)層面的培訓(xùn)需求分析是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，缺少任何一個(gè)層面都不能進(jìn)行有效的分析。而在實(shí)際應(yīng)用中，這三方面的需求往往并不完全一致，而是呈交叉現(xiàn)象。對(duì)一個(gè)組織而言，確立培訓(xùn)需求應(yīng)取組織整體、工作任務(wù)及員工個(gè)人三方的交集，以三方的共同需求作為組織的培訓(xùn)目標(biāo)。
有效培訓(xùn)需求分析四步法
做好培訓(xùn)前期準(zhǔn)備工作
(1)收集員工資料，建立員工培訓(xùn)檔案。檔案應(yīng)當(dāng)包括培訓(xùn)檔案、員工人事變動(dòng)情況、績(jī)效考核情況、員工職業(yè)生涯規(guī)劃等相關(guān)資料。
(2)同各部門(mén)員工保持密切聯(lián)系，及時(shí)掌握員工現(xiàn)狀。培訓(xùn)部門(mén)員工要及時(shí)與其他部門(mén)保持密切聯(lián)系，及時(shí)更新和補(bǔ)充員工培訓(xùn)檔案。
(3)建立培訓(xùn)需求信息收集的通道。培訓(xùn)部門(mén)需要建立起暢通有效的培訓(xùn)需求收集渠道，用以及時(shí)掌握員工的培訓(xùn)需求。
制定培訓(xùn)需求調(diào)查計(jì)劃
(1)制定培訓(xùn)需求分析工作計(jì)劃。包括時(shí)間安排、可能遇到的問(wèn)題及對(duì)策、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題等等。
(2)設(shè)立培訓(xùn)需求分析工作目標(biāo)。明確培訓(xùn)需求分析工作需要達(dá)到的目標(biāo)。
(3)選擇適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)需求調(diào)查方法。培訓(xùn)需求分析常用的方法有：觀察法、問(wèn)卷法、面談發(fā)法、測(cè)驗(yàn)法、工作分析法、資料分析法、績(jī)效分析法、全面分析法等。選出適合企業(yè)的培訓(xùn)需求分析方法非常重要。
實(shí)施培訓(xùn)需求調(diào)查工作
(1)征集培訓(xùn)需求。培訓(xùn)部門(mén)向其他有關(guān)部門(mén)發(fā)出征集培訓(xùn)需求的通知。要求績(jī)效有差距、或是其他需要培訓(xùn)的部門(mén)提出培訓(xùn)需求。
(2)審核培訓(xùn)需求。培訓(xùn)部門(mén)將收集來(lái)的培訓(xùn)需求整理匯總，并向相關(guān)主管部門(mén)進(jìn)行匯報(bào)。
(3)分析培訓(xùn)需求。對(duì)申報(bào)的培訓(xùn)需求進(jìn)行分析，確認(rèn)。
(4)確認(rèn)培訓(xùn)需求。根據(jù)分析后的培訓(xùn)需求按照重要程度及迫切程度排序。
分析與輸出培訓(xùn)需求結(jié)果
(1)對(duì)培訓(xùn)需求調(diào)查信息進(jìn)行歸類(lèi)、整理。
(2)對(duì)培訓(xùn)需求調(diào)查信息進(jìn)行分析、總結(jié)。這里要注意四點(diǎn)：認(rèn)真審查培訓(xùn)需求的一致性和準(zhǔn)確性;篩選信息時(shí)要全面考慮各種因素的影響;保守員工信息和數(shù)據(jù)秘密;在保證質(zhì)量的前提下盡量采用簡(jiǎn)單易行的方法。
(3)對(duì)培訓(xùn)需求調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理、安排。根據(jù)緊急程度、個(gè)別需求或當(dāng)前未來(lái)需求進(jìn)行分析。
(4)撰寫(xiě)培訓(xùn)需求分析報(bào)告。培訓(xùn)需求分析報(bào)告是培訓(xùn)需求分析工作的成果表現(xiàn)，最終確定是否需要培訓(xùn)和培訓(xùn)什么，是確立培訓(xùn)目標(biāo)、制定培訓(xùn)計(jì)劃的重要前提。
注意事項(xiàng)
對(duì)于一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，培訓(xùn)需求分析既是確定培訓(xùn)目標(biāo)、設(shè)計(jì)培訓(xùn)規(guī)劃的前提，也是進(jìn)行培訓(xùn)評(píng)估的基礎(chǔ)，因而成為培訓(xùn)工作的首要環(huán)節(jié)。做出有效的培訓(xùn)需求分析，才能做好企業(yè)培訓(xùn)工作的其他內(nèi)容。
猜你喜歡：
培訓(xùn)需求的主要內(nèi)容有哪些(2)
