培訓(xùn)需求的主要內(nèi)容有哪些(2)
培訓(xùn)需求的方法
培訓(xùn)需求分析的基本分析框架
培訓(xùn)需求分析可以使用復(fù)雜方法，也可以使用簡單方法，簡單方法來源于培訓(xùn)需求分析的基本分析框架，它可以歸納為有邏輯的三個(gè)步驟：
第一步，查找績效差距。培訓(xùn)需求分析應(yīng)從何入手，有關(guān)培訓(xùn)的理論認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從績效差距入手：培訓(xùn)之所以必要，傳統(tǒng)理論認(rèn)為是因?yàn)槠髽I(yè)工作崗位要求的績效標(biāo)準(zhǔn)與員工實(shí)際工作績效之間存在著差距;新的理論則認(rèn)為也應(yīng)包括企業(yè)戰(zhàn)略或企業(yè)文化需要的員工能力與員工實(shí)際能力之間的差距，這種差距導(dǎo)致低效率，阻礙企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。只有找出存在績效差距的地方，才能明確改進(jìn)的目標(biāo)，進(jìn)而確定能否通過培訓(xùn)手段消除差距，提高員工生產(chǎn)率。
第二步，尋找差距原因。發(fā)現(xiàn)了績效差距的存在，并不等于完成了培訓(xùn)需求分析，還必須尋找差距的原因，因?yàn)椴皇撬械目冃Р罹喽伎梢酝ㄟ^培訓(xùn)的方式去消除。有的績效差距屬于環(huán)境、技術(shù)設(shè)備或激勵(lì)制度的原因，有的則屬于員工個(gè)人難以克服的個(gè)性特征原因，只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。
第三步，確定解決方案。找出了差距原因，就能判斷應(yīng)該采用培訓(xùn)方法還是非培訓(xùn)方法去消除差距。企業(yè)根據(jù)差距原因有時(shí)采用培訓(xùn)方法，有時(shí)采用非培訓(xùn)方法，有時(shí)也采用培訓(xùn)與非培訓(xùn)結(jié)合的方法，一切都根據(jù)績效差距原因的分析結(jié)果來確定。
快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的三個(gè)步驟
培訓(xùn)需求分析的基本分析框架，指出了培訓(xùn)需求分析的方法可以歸納為簡便快捷的三個(gè)步驟，只要配以一定的分析工具，獲取必要的信息，并辨認(rèn)信息的實(shí)際含義，就能幫助管理者完成相關(guān)分析。
1.查找績效差距的方法與工具
績效差距是培訓(xùn)需求分析的切入點(diǎn)，一旦發(fā)現(xiàn)員工在什么方面存在績效差距，就等于確定了績效差距領(lǐng)域，找到了要分析的目標(biāo)。而確定績效差距領(lǐng)域的關(guān)鍵途徑是要獲取什么人在什么方面存在績效差距的具體信息，這主要可以從兩個(gè)方面著手。
首先，從直線管理者獲取信息是重要的途徑之一。由于直線管理者對下屬的情況熟悉，最了解下屬工作績效的問題在哪里，所以只要提供一定的工具，就能幫助他們或通過他們獲取存在績效差距的信息，由此辨別是什么領(lǐng)域存在績效問題。具體辦法是，使用一個(gè)空白的培訓(xùn)候選人名單，然后填上有關(guān)需要了解的信息，再從有關(guān)信息確定績效差距領(lǐng)域。尋找績效差距的提問表是一個(gè)獲取信息的工具，可以幫助直線管理者和人力資源管理者通過提問發(fā)現(xiàn)有績效問題的人是誰，問題存在于什么地方，問題的性質(zhì)和嚴(yán)重性等具體情況。
其次，直接從員工那里獲取信息也是一個(gè)重要途徑。由于員工對自己工作中的問題、障礙切身的感受，那么通過他們了解情況也能獲取一定的重要信息，這些信息對于績效差距問題的澄清有重要意義。當(dāng)然，員工不一定完全清楚自己不懂什么或在工作上缺少什么，以及需要什么樣的培訓(xùn)，這就需要由直線管理者給以確認(rèn)和補(bǔ)充，才能保證信息的準(zhǔn)確與完整。具體方法是通過直線管理者給員工發(fā)放培訓(xùn)申請表，由員工填寫有關(guān)信息后，交給直線管理者加以補(bǔ)充，最后返回給人力資源管理部門在這一分析步驟中，關(guān)鍵點(diǎn)在于保持開放心態(tài)和嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，善于發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息。不要急于馬上就考慮解決的方案，也不要先入為主地確定問題所在，需要做的不過是收集存在績效差距問題的有關(guān)信息，此時(shí)還遠(yuǎn)未到下結(jié)論的時(shí)候。因此在下一步驟開始之前，千萬不要害怕花時(shí)間去收集信息、理解信息，有時(shí)還可以根據(jù)收集的信息，通過現(xiàn)場觀察或?qū)τ嘘P(guān)人員訪談進(jìn)一步發(fā)掘信息。
2.尋找績效差距原因的方法與工具
一旦收集了必要的績效差距信息之后，就可以進(jìn)一步分析存在績效差距的原因是什么，以便確定解決方案。
以上已談及績效差距存在多種原因，培訓(xùn)并不是唯一解決方案，只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。因此在獲取必要的績效差距信息后，需要深入思考、反復(fù)斟酌，對產(chǎn)生頤效差距的真實(shí)原因做出判斷，才能決定是否采用培訓(xùn)方案。查找績效差距原因的方法可以采用績效問題原因歸類法。
績效問題原因歸類法是將績效差距信息與一定的績效問題原因分析表相比較，根據(jù)具體績效差距信息顯示的特征，通過比較與思考，最后將其歸類于其中一種重要原因?？冃栴}原因一般分為環(huán)境原因和個(gè)人原因兩大類，環(huán)境原因包括生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備落后、工作設(shè)計(jì)有缺陷、獎酬制度缺少激勵(lì)性、溝通不足、上級指導(dǎo)不夠等;個(gè)人原因也分為能力原因和難以改變的個(gè)人特征原因。只要發(fā)現(xiàn)績效差距信息符合其中一個(gè)項(xiàng)目，就找到了績效差距原因。如果原因是工作環(huán)境方面的或者個(gè)性特征方面的，那么即使進(jìn)行了培訓(xùn)，問題也依然會存在。這樣的話，培訓(xùn)部門就會出現(xiàn)工作無效率的情況，帶來資源浪費(fèi)，是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。所以，在分析過程中主要是全力發(fā)現(xiàn)是否存在因員工能力不夠而導(dǎo)致的績效差距。績效問題原因分析表不存在一個(gè)固定模式，它是可以變通的，既可以模仿，也可以根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況加以省略或補(bǔ)充。在使用時(shí)，可以先遮擋解決方案提示的內(nèi)容，以便在尋找原因時(shí)盡可能自己思考，不要馬上就看提示得出結(jié)論。
3.制定解決方案
找出了差距原因之后，自然就容易得出解決問題的方案。工具3提供的可選擇的解決方案實(shí)際上指出了一個(gè)基本思路，不過在操作時(shí)還需要進(jìn)一步思考和細(xì)化，以便針對性更強(qiáng)一些。例如，“個(gè)性特征不適應(yīng)工作”所涵括的范圍很大，既可指員工個(gè)性與工作職位不匹配(如性格內(nèi)向不適合銷售工作)，也可以指員工個(gè)人懶散或進(jìn)取精神不足，前者企業(yè)需要考慮采用調(diào)換工作崗位，后者則要考慮采用解聘去解決問題，在這里培訓(xùn)都不是恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施。
即使確定了績效差距是由于員工能力不足的原因引起，也需要考慮員工是否具備學(xué)習(xí)的條件。一個(gè)員工的學(xué)習(xí)動機(jī)不強(qiáng)烈，認(rèn)為培訓(xùn)課程對自己的職業(yè)并不重要，他就不會積極努力地去學(xué)習(xí)。同時(shí)，受訓(xùn)員工存在家庭有小孩或病人需要照顧、個(gè)人的文化水平比較低等困難時(shí)，培訓(xùn)的效果也會打折扣。如果員工的學(xué)習(xí)動機(jī)不強(qiáng)烈，或存在阻礙學(xué)習(xí)的困難，讓這樣的員工參加培訓(xùn)，培訓(xùn)效果自然會受到削弱。所以，培訓(xùn)是一項(xiàng)昂貴的解決方案，需要認(rèn)真考慮可能導(dǎo)致無效或減低效率的各種因素。如果員工缺乏完成工作的知識和技能而他的受訓(xùn)條件又具備的話，這時(shí)培訓(xùn)才是需要的。
如果員工具備完成工作的知識與技能，只是由于設(shè)備、溝通、激勵(lì)等問題妨礙企業(yè)績效的提高，那么培訓(xùn)就不是解決問題的最好方案。但要注意的是，當(dāng)引進(jìn)新的技術(shù)設(shè)備或激勵(lì)制度時(shí)，或改進(jìn)管理溝通時(shí)，就產(chǎn)生了新的培訓(xùn)需求，因?yàn)槠髽I(yè)期望達(dá)到的績效標(biāo)準(zhǔn)變了。盡管這類培訓(xùn)有時(shí)并不是針對所有員工，而是針對管理人員。
有效性與局限性
運(yùn)用快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的方法，雖能有效克服一些企業(yè)存在的培訓(xùn)目標(biāo)不明確的缺點(diǎn)，但是它也具有一定的局限性。這種方法用于目標(biāo)小、人數(shù)少的及時(shí)性培訓(xùn)比較有效，而對于目標(biāo)大、人數(shù)多、具有戰(zhàn)略影響的培訓(xùn)則顯得有效性較差。其原因就在于，它未能從企業(yè)戰(zhàn)略和組織環(huán)境的角度全面對培訓(xùn)需求進(jìn)行分析，而僅僅能分析反應(yīng)性的培訓(xùn)需求(即現(xiàn)存績效問題反映出的培訓(xùn)需求)，卻無法根據(jù)企業(yè)長期發(fā)展和員工職業(yè)生涯發(fā)展來進(jìn)行前置性的培訓(xùn)需求分析。因此，在運(yùn)用這種方法時(shí)，如果能結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)組織上與技術(shù)上的重大變革進(jìn)行考慮，那么有效性就可能進(jìn)一步提高。
培訓(xùn)需求人員分析
人員分析是從培訓(xùn)對象的角度分析培訓(xùn)的需求，通過人員分析確定哪些人需要培訓(xùn)及需要何種培訓(xùn)。人員分析一般是對照工作績效標(biāo)準(zhǔn)，分析員工目前的績效水平，找出員工現(xiàn)狀與標(biāo);隹的差距，以確定培訓(xùn)對象及其培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)后應(yīng)達(dá)到的效果，主要從員工的工作背景、學(xué)識、資歷、年齡、工作能力等進(jìn)行分析。
1.員工的知識結(jié)構(gòu)
對員工知識結(jié)構(gòu)的分析，不僅是為了準(zhǔn)確地制定培訓(xùn)方案，更為了充分地利用各種有效的資源，從而使得培訓(xùn)取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。在對公司員工的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析時(shí)，我們一般從文化教育水平(如正規(guī)的學(xué)歷教育)、職業(yè)教育培訓(xùn)經(jīng)歷(如社會辦教育及業(yè)余教育等)和專項(xiàng)短期培訓(xùn)經(jīng)歷(如各類認(rèn)證培訓(xùn)等)三個(gè)方面進(jìn)行。
2.員工年齡結(jié)構(gòu)
企業(yè)培訓(xùn)也是一種投資。員工的年齡越小，相對來說，企業(yè)預(yù)期的投資回報(bào)期也就越長。同時(shí)，年齡的大小和個(gè)人的接受能力有著非常直接的關(guān)系，因此，在培訓(xùn)需求分析時(shí)應(yīng)考慮合理的年齡搭配，并以此決定崗位的培訓(xùn)內(nèi)容。
3.員工能力分析
能力分析即分析員工實(shí)際具備的能力與完成工作所必需的能力之間的差距。如果工作表現(xiàn)差歸因于員工的能力缺失，培訓(xùn)則可以扮演一個(gè)好角色。通?？冃гu估可用于評估員工的能力。
然而，績效評估往往只反映誰沒有達(dá)到期望值，并不體現(xiàn)為什么沒有達(dá)到期望值，這時(shí)候培訓(xùn)管理者應(yīng)與員工作進(jìn)一步面談討論改進(jìn)之處，與員工共同決定發(fā)展的方式以獲得最大的收益。
組織、任務(wù)、人員三個(gè)層面的培訓(xùn)需求分析是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，缺少任何一個(gè)層面都不能進(jìn)行有效的分析。而在實(shí)際應(yīng)用中，這三方面的需求往往并不完全一致，而是呈交叉現(xiàn)象。對一個(gè)組織而言，確立培訓(xùn)需求應(yīng)取組織整體、工作任務(wù)及員工個(gè)人三方的交集，以三方的共同需求作為組織的培訓(xùn)目標(biāo)。
有效培訓(xùn)需求分析四步法
做好培訓(xùn)前期準(zhǔn)備工作
(1)收集員工資料，建立員工培訓(xùn)檔案。檔案應(yīng)當(dāng)包括培訓(xùn)檔案、員工人事變動情況、績效考核情況、員工職業(yè)生涯規(guī)劃等相關(guān)資料。
(2)同各部門員工保持密切聯(lián)系，及時(shí)掌握員工現(xiàn)狀。培訓(xùn)部門員工要及時(shí)與其他部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)更新和補(bǔ)充員工培訓(xùn)檔案。
(3)建立培訓(xùn)需求信息收集的通道。培訓(xùn)部門需要建立起暢通有效的培訓(xùn)需求收集渠道，用以及時(shí)掌握員工的培訓(xùn)需求。
制定培訓(xùn)需求調(diào)查計(jì)劃
(1)制定培訓(xùn)需求分析工作計(jì)劃。包括時(shí)間安排、可能遇到的問題及對策、應(yīng)當(dāng)注意的問題等等。
(2)設(shè)立培訓(xùn)需求分析工作目標(biāo)。明確培訓(xùn)需求分析工作需要達(dá)到的目標(biāo)。
(3)選擇適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)需求調(diào)查方法。培訓(xùn)需求分析常用的方法有：觀察法、問卷法、面談發(fā)法、測驗(yàn)法、工作分析法、資料分析法、績效分析法、全面分析法等。選出適合企業(yè)的培訓(xùn)需求分析方法非常重要。
實(shí)施培訓(xùn)需求調(diào)查工作
(1)征集培訓(xùn)需求。培訓(xùn)部門向其他有關(guān)部門發(fā)出征集培訓(xùn)需求的通知。要求績效有差距、或是其他需要培訓(xùn)的部門提出培訓(xùn)需求。
(2)審核培訓(xùn)需求。培訓(xùn)部門將收集來的培訓(xùn)需求整理匯總，并向相關(guān)主管部門進(jìn)行匯報(bào)。
(3)分析培訓(xùn)需求。對申報(bào)的培訓(xùn)需求進(jìn)行分析，確認(rèn)。
(4)確認(rèn)培訓(xùn)需求。根據(jù)分析后的培訓(xùn)需求按照重要程度及迫切程度排序。
分析與輸出培訓(xùn)需求結(jié)果
(1)對培訓(xùn)需求調(diào)查信息進(jìn)行歸類、整理。
(2)對培訓(xùn)需求調(diào)查信息進(jìn)行分析、總結(jié)。這里要注意四點(diǎn)：認(rèn)真審查培訓(xùn)需求的一致性和準(zhǔn)確性;篩選信息時(shí)要全面考慮各種因素的影響;保守員工信息和數(shù)據(jù)秘密;在保證質(zhì)量的前提下盡量采用簡單易行的方法。
(3)對培訓(xùn)需求調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理、安排。根據(jù)緊急程度、個(gè)別需求或當(dāng)前未來需求進(jìn)行分析。
(4)撰寫培訓(xùn)需求分析報(bào)告。培訓(xùn)需求分析報(bào)告是培訓(xùn)需求分析工作的成果表現(xiàn)，最終確定是否需要培訓(xùn)和培訓(xùn)什么，是確立培訓(xùn)目標(biāo)、制定培訓(xùn)計(jì)劃的重要前提。
注意事項(xiàng)
對于一個(gè)組織來說，培訓(xùn)需求分析既是確定培訓(xùn)目標(biāo)、設(shè)計(jì)培訓(xùn)規(guī)劃的前提，也是進(jìn)行培訓(xùn)評估的基礎(chǔ)，因而成為培訓(xùn)工作的首要環(huán)節(jié)。做出有效的培訓(xùn)需求分析，才能做好企業(yè)培訓(xùn)工作的其他內(nèi)容。
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