辦公室主任工作會(huì)議講話(2)
辦公室主任工作會(huì)議講話(二):
同志們:
市工信委召開這次全市工信系統(tǒng)辦公室主任會(huì)議,目的就是為大家提供一個(gè)相互熟悉溝通、交流工作經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì),共同研究新形勢(shì)下工信系統(tǒng)辦公室業(yè)務(wù)工作,進(jìn)一步提高為全市綠色工業(yè)跨越發(fā)展的服務(wù)水平。會(huì)議期間,我們很榮幸地邀請(qǐng)到市委黨校、市政府辦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作公文寫作、政務(wù)信息、督查工作等講座,委辦公室還將對(duì)今年工作做安排和部署,希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹。下面,根據(jù)會(huì)議安排,我就如何做好辦公室工作,談?wù)剮c(diǎn)體會(huì),但愿對(duì)大家有所啟發(fā)、有所幫助。
一、辦公室工作的地位和作用
(一)關(guān)于辦公室的地位。辦公室是一個(gè)機(jī)關(guān)或部門內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)決策和實(shí)施決策服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu),是領(lǐng)導(dǎo)的耳目和左右手,是工作運(yùn)轉(zhuǎn)和承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、保持整體工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞。
辦公室工作有政務(wù),也有事務(wù);有大事,也有小事;有務(wù)虛的,也有務(wù)實(shí)的;有綜合的,也有單項(xiàng)的;有常規(guī)的,也有緊急的;有主要矛盾,也有次要矛盾;等等。
做好辦公室工作,從而服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)好機(jī)關(guān),服務(wù)好基層和群眾,取決于眾多的因素,也需要從多方面作努力,但是,根本的還在于科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)和管理。
(二)關(guān)于辦公室的職能作用。辦公室的地位決定了辦公室的職能。辦公室的職能大體可以概括為 “調(diào)研、參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)”或者“參與政務(wù),管理事務(wù),搞好服務(wù)”,也可以概括為“辦文、辦會(huì)、辦事”。
同志們知道,“兩化”融合是我們促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變的必由之路,工信部門的根本任務(wù)就是推動(dòng)“兩化”深度融合。市第三次黨代會(huì)提出了“生態(tài)立市、綠色發(fā)展”的理念,市委三屆三次全會(huì)明確提出實(shí)施“13111”工程,市二屆人大四次會(huì)議第一次提出了“工業(yè)是支撐普洱率先跨越發(fā)展的脊梁,必須把工業(yè)發(fā)展作為全市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急,大力實(shí)施綠色工業(yè)強(qiáng)市戰(zhàn)略”;國(guó)家綠色經(jīng)濟(jì)試驗(yàn)示范區(qū)建設(shè)動(dòng)員大會(huì)、普洱市企業(yè)家大會(huì)、普洱市綠色發(fā)展論壇,將全市生態(tài)立市、綠色發(fā)展引向了深入,吹響了普洱工業(yè)綠色跨越式發(fā)展的號(hào)角。全市工信系統(tǒng)在實(shí)施“13111”工程和“綠色工業(yè)強(qiáng)市”戰(zhàn)略中,承擔(dān)著極其光榮而重要的任務(wù),而要完成這一宏偉目標(biāo)任務(wù),工信系統(tǒng)辦公室的責(zé)任更加重大,要靠我們一系列的具體工作來(lái)保障。
(三)關(guān)于辦公室工作人員的素質(zhì)要求。為了做好辦公室的服務(wù)工作,更好地發(fā)揮辦公室的職能作用,辦公室工作人員應(yīng)該努力提高六個(gè)方面的素質(zhì):
一要樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。事業(yè)心和責(zé)任感是一個(gè)人對(duì)人生價(jià)值追求的精神精華,是人生奮斗的目標(biāo)在精神世界的集中表現(xiàn),也是每個(gè)人做人的靈魂和最高準(zhǔn)則。這一條看起來(lái)很抽象,但實(shí)際上很具體,會(huì)在很多具體工作中表現(xiàn)出來(lái)。在現(xiàn)實(shí)生活中往往有這樣的情況,同樣是一項(xiàng)工作,兩個(gè)不同的人,由于事業(yè)心和責(zé)任感不同,會(huì)有不同的結(jié)果。一些人能力雖然強(qiáng)一點(diǎn),水平高一些,但由于他的事業(yè)心、責(zé)任感差一些,工作也可能會(huì)差一些;相反,一些人雖然能力差一些,水平低一點(diǎn),由于他們事業(yè)心和責(zé)任感強(qiáng),工作則可能反而會(huì)做得更好,能夠得到人們的普遍好評(píng)。所以,沒有頑強(qiáng)的意志,沒有高尚的精神,智慧再高也發(fā)揮不出來(lái)。
二要努力學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)。辦公室的工作人員應(yīng)該志大才也大,只有德才兼?zhèn)?,才能做好工作。辦公室干部比其他部門的干部,能力素質(zhì)方面要求應(yīng)更全面些。不僅要懂得辦公室的工作,還要了解其他部門的工作;不僅要懂業(yè)務(wù),還要懂政治、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史,等等。這就要求我們?cè)谵k公室工作的同志,要比在其他部門的同志更加刻苦努力學(xué)習(xí),掌握更多的知識(shí),具有更全面的素質(zhì)。因此,我們必須努力學(xué)習(xí)各方面的知識(shí),包括書本理論知識(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)知識(shí)、社會(huì)生活知識(shí),如果具備了這三方面的知識(shí),其素質(zhì)就比較全面,就能夠把工作做得比較好。如果缺少了其中一個(gè)方面,知識(shí)結(jié)構(gòu)就不全面。
書本理論知識(shí)包括馬克思主義基本原理,領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)知識(shí),社會(huì)史、經(jīng)濟(jì)史等相關(guān)知識(shí),業(yè)務(wù)工作的基本理論以及其他有關(guān)學(xué)科的知識(shí);實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)知識(shí)包括辦公室的工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí),各種業(yè)務(wù)報(bào)表、材料等間接的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)知識(shí)和調(diào)查研究;社會(huì)生活知識(shí)包括不上書本,不上材料,往往反映為人們的某種習(xí)慣或慣例,大量是屬于感情方面的東西,如領(lǐng)導(dǎo)同志的思維習(xí)慣、工作習(xí)慣、生活習(xí)慣等等。
三要具備協(xié)調(diào)一致的精神。辦公室的工作是一個(gè)有機(jī)整體。在這個(gè)整體中,每一個(gè)同志都是其中的一員。如果把辦公室的工作比喻成一部機(jī)器的話,我們每一個(gè)人都是這部機(jī)器的部件。要使辦公室這部“機(jī)器”整體高效運(yùn)轉(zhuǎn),就必須使各個(gè)部件都要緊張起來(lái),協(xié)調(diào)起來(lái)。如果其中一個(gè)部件不動(dòng),不協(xié)調(diào),這部“機(jī)器”的運(yùn)轉(zhuǎn)就不正常,就要出毛病。所以協(xié)調(diào)一致的精神,是我們辦公室干部的一個(gè)非常重要的思想素質(zhì)。特別值得強(qiáng)調(diào)的是,協(xié)調(diào)一致需要處理好發(fā)揮大家主觀能動(dòng)性和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。
四要有任勞任怨、默默奉獻(xiàn)的精神。辦公室的干部高尚就高尚在這里,吃虧也吃虧在這里。說高尚,就是因?yàn)槿蝿谌卧?、默默奉獻(xiàn)的精神體現(xiàn)了高度的為人民服務(wù)精神;說吃虧,就是做了很多事沒人知道。因而,往往自己該得到的東西沒有能夠得到。有時(shí)候,有的事情我們沒有辦好,人家埋怨,可能心里內(nèi)疚,這種埋怨還能承受得起;有些事情我們辦好了,人家還會(huì)埋怨,所謂好心不得好報(bào),這種埋怨往往難以承受。其實(shí),這正是考驗(yàn)我們是否具有任勞任怨精神的時(shí)候。當(dāng)然,強(qiáng)調(diào)任勞任怨,不是叫我們干什么都低三下四,忍氣吞聲,任人宰割,而是善于協(xié)調(diào),不卑不亢,堅(jiān)持原則。有了任勞任怨的精神,還需要有默默奉獻(xiàn)的精神,有了這兩種精神,在辦公室的工作就好做了。
五要提倡嚴(yán)謹(jǐn)、廉潔的作風(fēng)。我們的原則是,解放思想,大膽放手,嚴(yán)于律己,寬厚待人,氣氛和諧。要做到工作嚴(yán)謹(jǐn),一絲不茍;生活嚴(yán)謹(jǐn),廉潔簡(jiǎn)樸。我們辦公室的同志,在處理生活和工作等各種關(guān)系過程中,要提倡和踐行上述原則,做到工作上嚴(yán)謹(jǐn),生活上也嚴(yán)謹(jǐn)。特別是辦公室是個(gè)管財(cái)管物的部門,又是一個(gè)樞紐部門,往往很多矛盾都會(huì)交織在辦公室里,謹(jǐn)慎一點(diǎn)對(duì)自己有好處。
六要勤于思考善于思考。人的思維活動(dòng)是不受時(shí)空限制的,古人講“心之官則思,思則得之”,“行成于思”,“三思而后行”,“博學(xué)、拷問、慎思、篤行”是學(xué)習(xí)的最高境界。毛主席也講“多想苦想”,“多想出智慧”,“開動(dòng)機(jī)器”,強(qiáng)調(diào)的都是用頭腦思索。要處處留心,多問幾個(gè)為什么。經(jīng)過認(rèn)真思索,就會(huì)變糊涂為明白。要善于聯(lián)系,注重現(xiàn)象和現(xiàn)象相聯(lián)系、事物與事物相聯(lián)系、理論與理論相聯(lián)系、理論與實(shí)際相聯(lián)系,從中發(fā)現(xiàn)問題,發(fā)現(xiàn)規(guī)律。要珍惜時(shí)間,有效地利用時(shí)間,理發(fā)、洗澡、散步、坐車的時(shí)候,都可以用于思索;要把零碎的事情捆起來(lái)辦,切忌肢解時(shí)間;要想方設(shè)法擠留出寶貴時(shí)間,使自己靜下來(lái),翻點(diǎn)材料、讀點(diǎn)書,系統(tǒng)地想點(diǎn)問題。
二、充分發(fā)揮辦公室主任的積極作用
辦公室主任全程參與“調(diào)查研究、決策制定、工作部署、工作落實(shí)、督促檢查、總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)”各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,在調(diào)動(dòng)辦公室人員積極性,落實(shí)辦公室職能作用中起著關(guān)鍵作用。我市工信系統(tǒng)辦公室主任在推進(jìn)全市“兩化”融合,實(shí)施“13111”工程,生態(tài)立市,綠色發(fā)展的偉大實(shí)踐中起著至關(guān)重要的作用,充分發(fā)揮辦公室主任的積極能動(dòng)作用意義十分重大。充分發(fā)揮辦公室主任的積極作用,要著力抓好以下幾項(xiàng)工作:
(一)加強(qiáng)自身修養(yǎng)
辦公室作為機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞和核心機(jī)構(gòu),其工作水平和質(zhì)量直接影響整個(gè)機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作開展。而辦公室主任作為辦公室的“班長(zhǎng)”,主要負(fù)責(zé)人,其素質(zhì)的高低又決定了辦公室工作的好壞。辦公室主任主動(dòng)適應(yīng)新的形勢(shì),加強(qiáng)自我修養(yǎng),提高自身素質(zhì),就成了做好辦公室工作的必然要求。辦公室主任既要具備辦公室工作人員的基本素質(zhì),還應(yīng)加強(qiáng)以下八個(gè)方面的自身修養(yǎng)
1.在練頭腦上下功夫,做到善于思辨勤總結(jié)。一是培養(yǎng)強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存能力。辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留意的好習(xí)慣,目之所見、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸,都要將其及時(shí)收集整理并儲(chǔ)存在大腦中,以為日后給領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、當(dāng)好參謀、提供決策提供信息支持和依據(jù)。
二是培養(yǎng)較強(qiáng)的分析思辨能力。善于對(duì)各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功。當(dāng)一個(gè)信息反饋到大腦時(shí),作為辦公室主任應(yīng)立即作出幾個(gè)最基本的反應(yīng):該信息屬什么類型?其重要程度如何?為什么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)信息?與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系?會(huì)對(duì)工作或?qū)⒁獙?duì)工作產(chǎn)生什么影響?等等,經(jīng)過一番分析思考,歸納整理,以備使用。
三是培養(yǎng)快速的應(yīng)變處理能力。信息的儲(chǔ)存與分析,最終是為方便調(diào)度、及時(shí)指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的,領(lǐng)導(dǎo)問計(jì)于辦公室,要及時(shí)拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù);問題出現(xiàn)在辦公室,要及時(shí)拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉著冷靜、游刃有余,就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn)。
2.在練眼睛上下功夫,做到勤于觀察善發(fā)現(xiàn)。辦公室主任既要高屋建瓴,總攬全局,又要見微知著,看葉知秋。必須把眼光從紛繁的日常事務(wù)中拔出來(lái),根據(jù)自身所處的位置、場(chǎng)景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角。
一是視野必須開闊。在工作中,辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來(lái),才能找準(zhǔn)辦公室近段的工作重點(diǎn),并對(duì)下一階段的工作作出準(zhǔn)確定位,才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。
二是觀察必須仔細(xì)。在對(duì)全局大事具有敏銳洞察力的同時(shí),辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫。一個(gè)眼神,一個(gè)看似不經(jīng)意的動(dòng)作,一個(gè)稍縱即逝的表情,辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底,并能從這些“小事”中分析斷定它表達(dá)的意義和隱含的潛臺(tái)詞,才能始終在整個(gè)工作過程中占盡先機(jī),贏得主動(dòng)。
三是發(fā)現(xiàn)必須及時(shí)。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識(shí)的東西,其實(shí)這些典型、這些經(jīng)驗(yàn)也許就發(fā)生和成長(zhǎng)在自己的身邊,自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)而已。因此,承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會(huì)有以小見大、見微知著的本領(lǐng),發(fā)現(xiàn)比別人早一點(diǎn),發(fā)掘比別人深一點(diǎn)。
3.在練嘴巴上下功夫,做到巧于言辭能保密。一要能言善辯。辦公室主任必須具有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力,同時(shí)應(yīng)該具有較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力。要有意識(shí)地加強(qiáng)口頭表達(dá)訓(xùn)練,做到說話口齒清楚,語(yǔ)言簡(jiǎn)潔,觀點(diǎn)明確,條理清楚,態(tài)度從容,不亢不卑,分場(chǎng)合,講分寸,能吸引人、打動(dòng)人、說服人。
二要保守秘密。如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì),那么守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)。由于工作性質(zhì)所決定,辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán),他有更多的機(jī)會(huì)獲得更多的在一定的時(shí)間、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料,而這些信息和資料往往也是單位的工作重點(diǎn),群眾關(guān)注的熱點(diǎn)和議論的焦點(diǎn)。這就要求辦公室主任必須時(shí)刻牢記自己的身份,增強(qiáng)政治意識(shí),嚴(yán)格做到參政不議政,涉密不泄密,不該自己說的堅(jiān)決不說。
4.在練肩膀上下功夫,做到勇?lián)?zé)任樂舉賢。做好辦公室工作離不開方方面面的配合與支持,辦公室主任必須做到勇于攬過,樂于舉賢。
一要勇于攬過。攬過是一種氣質(zhì),更是一種工作藝術(shù)。辦公室工作點(diǎn)多面廣,在工作中顧此失彼、出現(xiàn)失誤在所難免。但出了問題之后,是大發(fā)雷霆,當(dāng)場(chǎng)斥責(zé),還是冷靜對(duì)待,善意指出,卻很有講究。一個(gè)成熟的辦公室主任,在工作一旦失誤后,必定是在第一時(shí)間將出現(xiàn)過錯(cuò)的責(zé)任“攬”到自己肩上,來(lái)接受領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評(píng),而不是對(duì)失誤者吹胡子瞪眼。因?yàn)樗脨圩o(hù)了下屬的臉面,也就調(diào)動(dòng)了他們工作的積極性,更加增強(qiáng)了其認(rèn)真工作的責(zé)任感。在以后的工作中,他們肯定會(huì)自加壓力,更加努力工作,減少失誤,從而推動(dòng)辦公室工作邁上新的臺(tái)階。
二要樂于舉賢。辦公室主任應(yīng)虛懷若谷、寬厚待人。要“能容人勝己,不嫉賢妒能;能容人直言,不忌恨在心;能助人為樂,不袖手旁觀”。只有這樣,才能贏得更多同志的支持與配合,別人和社會(huì)就會(huì)抬舉你,你工作的環(huán)境也才會(huì)更加寬松和諧。辦公室主任必須淡泊名利,保持一顆平常心,努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑,經(jīng)得住誘惑,守得住清貧,不把以權(quán)謀私看作本事,不把追求低級(jí)趣味視為瀟灑,才能擺脫因個(gè)人私欲難以滿足所帶來(lái)的苦惱,使自己的情操得到陶冶,心靈得到凈化。
5.在練心胸上下功夫,做到善解矛盾多包容。辦公室是機(jī)關(guān)事務(wù)與矛盾的集中地,辦公室主任也經(jīng)常站在機(jī)關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上。必須虛懷若谷,胸襟博大,善于化解一切矛盾,包容一切是非面,才能保證機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的順利開展。
一要及時(shí)化解矛盾。有人的地方有矛盾存在,遇上矛盾怎么辦?一方面要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須相信自己有能力化干戈為玉帛、化尖銳為平和,不是特別棘手的難題,一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問題繞道走,遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無(wú)能的表現(xiàn)。一方面要認(rèn)真分析矛盾的性質(zhì)。矛盾擺在面前,要分得清哪個(gè)是主要矛盾,哪個(gè)矛盾在現(xiàn)實(shí)的工作中帶有普遍性等,從眾多矛盾中分清輕重緩急,找出矛盾產(chǎn)生的根源,尋求解決的最佳辦法。另一方面要用熱心腸去化解矛盾的堅(jiān)冰。在解決矛盾的過程中,辦公室主任要學(xué)會(huì)換位思考,切中要害,把握根本,在心與心的溝通、情與理的交融中化矛盾于無(wú)形。
二要學(xué)會(huì)理解包容。擁有一顆包容之心對(duì)辦公室主任來(lái)說十分重要。發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見慣,誤解者有之,批評(píng)者有之,冷嘲熱諷者有之,凡此種種,辦公室主任都得無(wú)一例外地包容下來(lái),切不可小肚雞腸、斤斤計(jì)較。但也不可視而不見、充耳不聞。是誤解的,交給時(shí)間去澄清;是批評(píng)的,其正確就認(rèn)真地加以改進(jìn);對(duì)冷嘲熱諷者,一個(gè)寬容的微笑遠(yuǎn)比針鋒相對(duì)、反唇相譏更具威力。唯有這樣,才不至于被這些擾亂自己的陣腳,才能夠保持一種平和的心態(tài)來(lái)從事本職工作。
6.在練腰板上下功夫,做到敢于管理強(qiáng)督辦。搞好日常事務(wù)管理和搞好工作督辦,是辦公室的重要職能。這兩項(xiàng)工作都關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)的正常運(yùn)行和工作落實(shí)到位,來(lái)不得半點(diǎn)馬虎,不允許有一絲敷衍。然而在事務(wù)管理和工作督辦中,往往會(huì)遇到很多矛盾和阻力,這就要求辦公室主任要練就一副“硬腰桿”,敢于堅(jiān)持原則,搞好協(xié)調(diào)配合,加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理,強(qiáng)化工作督辦。
一要堅(jiān)持原則,狠抓管理。管理工作的原則性很強(qiáng),堅(jiān)持原則是搞好管理的前提。辦公室主任必須敢于堅(jiān)持真理,嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)各項(xiàng)制度進(jìn)行管理,一項(xiàng)一項(xiàng)抓落實(shí),必要時(shí)還要拉得下臉面,頂?shù)米毫Γ瑢?duì)不服從管理、不按制度辦事的人和事進(jìn)行必要的行政和經(jīng)濟(jì)處理,增強(qiáng)管理的剛性。要更加重視工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。通過制度建設(shè)使辦公室各項(xiàng)工作在科學(xué)的基礎(chǔ)上有章法可循,有規(guī)則可依;各個(gè)環(huán)節(jié)有條不紊,環(huán)環(huán)相扣;各項(xiàng)任務(wù)善始善終,事事落實(shí);每個(gè)人員立崗恰當(dāng),責(zé)任清楚,任務(wù)明確;各項(xiàng)考核有標(biāo)準(zhǔn),獎(jiǎng)罰有依據(jù),從而形成團(tuán)結(jié)、和諧、務(wù)實(shí)、進(jìn)取的良性環(huán)境和規(guī)范、有序、高效、優(yōu)質(zhì)的運(yùn)作機(jī)制。
二要令行禁止,加強(qiáng)督辦。實(shí)際工作中,我們經(jīng)常遇到工作雷聲大,雨點(diǎn)小的尷尬局面。這其實(shí)是工作缺乏督辦的后果。沒有督辦,領(lǐng)導(dǎo)集體就無(wú)權(quán)威,上下級(jí)就政令不暢,工作就會(huì)流于形式。因此,辦公室主任要敢于出面,以大局為重,以工作為重,不當(dāng)老好人,不怕得罪人,創(chuàng)新工作機(jī)制,搞好關(guān)系協(xié)調(diào),狠抓跟蹤督查,敢于借助領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和“上方寶劍”,大膽揭露不落實(shí)的問題,大膽揭露妨礙決策的問題,確保決策和工作的全面貫徹落實(shí)。對(duì)落實(shí)中遇到的問題,應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議,以消除矛盾,解決問題,完善決策。
7.在練手腳上下功夫,做到廣泛調(diào)研多反饋。信息是領(lǐng)導(dǎo)開展決策推進(jìn)工作的重要依據(jù)和手段,調(diào)查研究則是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的重要手段。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要的“信息庫(kù)”,采集高密度信息,撰寫高質(zhì)量文章,開發(fā)高質(zhì)量調(diào)研,理應(yīng)放在辦公室工作的突出位置。作為辦公室主任,更應(yīng)做到手勤腿快,切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
一是手要勤,廣泛收集和精心整理。辦公室是機(jī)關(guān)信息傳遞交流中心。面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息,作為辦公室主任必要掌握兩點(diǎn):一是領(lǐng)導(dǎo)想知道什么?二是領(lǐng)導(dǎo)該知道什么?搞清楚了這兩點(diǎn),就能從眾多紛繁復(fù)雜的信息中篩選出最有參考價(jià)值的領(lǐng)導(dǎo)最感興趣的信息,然后進(jìn)行編輯整理,簡(jiǎn)明扼要地及時(shí)傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。
二是腿要快,廣泛調(diào)研及時(shí)反饋。辦公室主任必須帶頭要求全體同志,深入基層,開展調(diào)研,捕捉信息,認(rèn)真研究,仔細(xì)分析,及時(shí)反饋,讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時(shí)間內(nèi)取得更為詳實(shí)的一手資料,減少?zèng)Q策的盲目性,增強(qiáng)針對(duì)性,提高準(zhǔn)確性。
8.在練身板上下功夫,做到甘于奉獻(xiàn)和愛崗敬業(yè)。辦公室工作是一個(gè)付出多、回報(bào)少的工作;是一個(gè)埋頭苦干、為人作嫁衣的工作;是一個(gè)需過十磨九難、默默耕耘才能贏得大家理解和信賴的工作,工作責(zé)任大,難度大,搞好辦公室工作必須有一支精干的隊(duì)伍。因此,作為辦公室主任,必須樹立起良好的自身形象,來(lái)帶動(dòng)和影響他人。
一要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。辦公室的職能決定了辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專長(zhǎng)的寫作能力,行政管理能力,綜合協(xié)調(diào)能力。作為新時(shí)期的辦公室主任,必須十分注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng),養(yǎng)成一種坐得下來(lái)、靜得下心、鉆得進(jìn)去的良好學(xué)習(xí)習(xí)慣加強(qiáng)學(xué)習(xí),多向書本學(xué),向?qū)嵺`學(xué),向領(lǐng)導(dǎo)和同事們學(xué),不斷充實(shí)和提高自己。
二要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。辦公室的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為機(jī)關(guān)服務(wù),為基層服務(wù)。辦公室主任應(yīng)該成為辦公室一名最為出色的服務(wù)員,無(wú)論是對(duì)內(nèi)對(duì)外,對(duì)上對(duì)下,辦公室主任都要做到言語(yǔ)熱情,態(tài)度和藹,在服務(wù)中盡力解決工作生活中的困難,在全局上下營(yíng)造一種和諧、有序、文明的工作生活環(huán)境。這樣,辦公室才能真正成為內(nèi)外連結(jié)的紐帶,上下溝通的橋梁。
(二)增強(qiáng)責(zé)任感和使命感,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手
辦公室的主要職責(zé)是“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”。辦公室主任是一個(gè)單位的“總管家”,要充分發(fā)揮辦公室的職能作用,辦公室自然必須增強(qiáng)責(zé)任感和使命感,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
1.增強(qiáng)做好辦公室工作的責(zé)任感和使命感。必須樹立辦公室就是服務(wù)部、辦公室主任就是服務(wù)員,辦公室工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)的新理念。怎樣才能做好服務(wù)工作呢?
一要有責(zé)任意識(shí)。要做好辦公室工作,必須有高度的責(zé)任心,樹立“零距離服務(wù)”和“零差錯(cuò)服務(wù)”的理念。辦公室工作無(wú)小事,如果哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò),就會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身,影響全局的工作。如編發(fā)信息、傳閱文件、呈辦文件、擬草公文等等,這些看起來(lái)都是小事,但件件事關(guān)全局,耽誤了就是大事,就會(huì)貽誤工作。高度的責(zé)任心是做好辦公室工作的前提。作為辦公室主任,必須保持高度負(fù)責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng),認(rèn)真對(duì)待和切實(shí)抓好每一項(xiàng)工作,以保證全局工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
二要有真誠(chéng)情感。要牢固樹立真誠(chéng)服務(wù)的理念,對(duì)外要熱誠(chéng),對(duì)來(lái)單位辦事的人要熱情接待、禮貌待人,即 “一張笑臉相迎、一把椅子讓座、一杯熱茶暖心、一片赤誠(chéng)待人”,杜絕“門難進(jìn)、臉難看,話難聽、事難辦”的現(xiàn)象。對(duì)內(nèi)要真誠(chéng),大家在一起共事,是事業(yè)的需要,也是一種難得的緣分,要互相關(guān)心,互相愛護(hù), 互相幫助,互相理解,互相尊重。要在辦公室著力營(yíng)造一種團(tuán)結(jié)和諧、溫馨融洽的氛圍,要加強(qiáng)品德修養(yǎng),顧全大局,謙讓包容。要多看他人之長(zhǎng),常思自己之短;以責(zé)人之心責(zé)己,以恕己之心恕人。充滿真誠(chéng)之心,滿懷真摯情感是做好服務(wù)工作的關(guān)鍵,服務(wù)要熱情誠(chéng)懇、耐心細(xì)致,要多聯(lián)系、多商量、多協(xié)調(diào)、多溝通,堅(jiān)持以誠(chéng)待人、以理服人、以情感人。
三要有效率觀念。要樹立時(shí)不我待、只爭(zhēng)朝夕的理念,要有強(qiáng)烈的時(shí)效觀念和求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng),做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍,不留工作過夜。要切實(shí)推行首問責(zé)任制和限時(shí)結(jié)辦制,立說立行,急事急辦,特事特辦,要事快辦,按時(shí)按量、保質(zhì)保效完成各項(xiàng)任務(wù)。要注重探索和把握辦公室工作的特點(diǎn)和規(guī)律,形成辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。
2.當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。辦公室是參謀部、“智囊團(tuán)”,是信息中心,是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。作為辦公室主任,必須找準(zhǔn)自己的定位,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,這就是一個(gè)辦公室主任的準(zhǔn)確定位。如何當(dāng)好參謀和助手,必須做好以下三個(gè)方面工作:
一是勤于調(diào)查研究,注重總結(jié)分析。要圍繞中心工作,協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系。在工作中注重把握分寸,做到責(zé)任到位不失職,工作主動(dòng)不越位,這既是一條工作原則,也是一個(gè)工作方法問題。要學(xué)會(huì)在繁忙緊張的工作中調(diào)查研究,勤于資料積累,善于總結(jié)分析,及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供各種信息、資料,充分發(fā)揮工作的主動(dòng)性,多出點(diǎn)子、想辦法。要深刻把握黨和國(guó)家的方針政策,把握不斷變化的國(guó)際國(guó)內(nèi)形勢(shì),把握領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,留心領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)在不同場(chǎng)合的講話和對(duì)一些具體問題的看法,善于將領(lǐng)導(dǎo)零散的思路進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)和歸納,從中把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏和思維走向,從而有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供針對(duì)性的服務(wù),做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急,幫領(lǐng)導(dǎo)之所需,把辦公室工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)到當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀這一高層次的服務(wù)上。通過經(jīng)常性的調(diào)查研究,及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息,為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的參考依據(jù)
二是善于管好事務(wù),發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。要始終站在全局的高度,堅(jiān)定地貫徹上級(jí)精神,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。首先,服務(wù)不添亂。要盡力為領(lǐng)導(dǎo)減少瑣碎性事務(wù),讓領(lǐng)導(dǎo)集中更多的精力想大事抓大事。在處理日常事務(wù)中,要依法依理、中規(guī)中矩,攬事不攬權(quán)、到位不越位、補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、幫忙不添亂。其次,解難不添憂。注重增強(qiáng)工作的預(yù)見性,防范可能出現(xiàn)的問題,把矛盾控制和解決在萌芽狀態(tài),不能一有問題就上交,一有困難就繞道,要敢于面對(duì)矛盾,要善于化解矛盾,為領(lǐng)導(dǎo)遮風(fēng)擋雨、分憂解愁。再次,成事不誤事。辦公室主任必須胸懷大局、心細(xì)如發(fā),學(xué)會(huì)“彈鋼琴”,統(tǒng)籌兼顧,科學(xué)安排,致力辦公室工作管理的規(guī)范化、制度化,切實(shí)做到忙而不亂,繁而有序,大事不誤、小事不漏,各項(xiàng)工作井井有條,環(huán)環(huán)相扣。
三是敢于抓好督查,推動(dòng)工作落實(shí)。督辦工作是確保領(lǐng)導(dǎo)決策落到實(shí)處的重要一環(huán),是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能,敢于督辦、善于督辦是辦公室主任的基本職責(zé)和要求。如何抓好督查工作,主要應(yīng)做到以下幾點(diǎn):首先,要突出重點(diǎn)。圍繞縣委、政府和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的工作部署,緊貼全局重點(diǎn),工作方式應(yīng)從被動(dòng)性向主動(dòng)性轉(zhuǎn)變,工作重點(diǎn)應(yīng)從重布置向重督查抓落實(shí)轉(zhuǎn)變。不要不分輕重緩急,本未倒置,眉毛胡子一把抓。要善于抓住主要矛盾,找準(zhǔn)關(guān)鍵環(huán)節(jié),做到主次分明,條理清晰,提綱契領(lǐng),帶動(dòng)全局。其次,要完善機(jī)制。沒有規(guī)矩不成方圓。要建立健全各項(xiàng)工作制度,做到工作有規(guī)可依、有章可循,明確工作職責(zé)。要認(rèn)真制定工作目標(biāo)和計(jì)劃,做到年初有方案,每月有安排,每季有通報(bào),年終有總評(píng)。再次,要嚴(yán)格考核。按照人員分工,將每個(gè)人的工作目標(biāo)進(jìn)行量化考核,根據(jù)考核情況提出獎(jiǎng)懲建議和完善機(jī)制、推進(jìn)工作的意見。加強(qiáng)全局性工作的督查,做到事前有預(yù)案,事中有跟蹤,事后有反饋。堅(jiān)持不懈地抓好督查,抓好工作落實(shí),針對(duì)工作落實(shí)中存在的問題,提出解決辦法
(三)準(zhǔn)確把握工作方法
1.在宏觀上要做到“五個(gè)必須”
一是必須始終把講政治放在工作的首位。講政治是辦公室工作的靈魂。辦公室直接為各級(jí)服務(wù),工作的政治性很強(qiáng)。作為辦公室主任,首要的是必須講政治,善于從政治上觀察、思考和處理問題。哪怕是再小的事情,也要用政治的眼光去審視。否則,自以為做得很好,但從政治角度去觀察,也可能有問題。因此,在講政治的問題上,態(tài)度必須堅(jiān)決。尤其是在大是大非面前,一定要始終保持清醒的頭腦,不能有絲毫含糊。
二是必須始終把服務(wù)大局作為工作的主題。辦公室的工作千頭萬(wàn)緒,紛繁復(fù)雜,大事小事交織在一起,事事都牽涉大局,關(guān)系全局。因此,辦公室主任就要時(shí)刻關(guān)注大局,認(rèn)真研究大局,準(zhǔn)確把握大局。眼界要寬,站位要高,登高才能望遠(yuǎn)。想問題,辦事情,當(dāng)參謀,提建議,都要站在大局的高度,把注意力集中在那些牽動(dòng)全局、涉及長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的大事上,放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題上。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)要考慮大局,為部門和基層服務(wù)也要考慮大局;抓事務(wù)要考慮大局,抓政務(wù)更要考慮大局;處理重大問題要考慮大局,處理細(xì)節(jié)問題還要考慮大局。總之,要一切著眼大局,一切立足大局,圍繞大局思考,圍繞大局行動(dòng)。
三是必須始終把圍繞中心作為工作的根本。發(fā)展是第一要?jiǎng)?wù),是一切工作的中心,也是辦公室工作的中心。發(fā)展是解決一切問題的關(guān)鍵。大發(fā)展,小困難;小發(fā)展,大困難;不發(fā)展,更困難。作為辦公室主任,在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)謀劃思路,提供決策參考時(shí),要始終突出發(fā)展這個(gè)主題,一切圍繞發(fā)展,一切為了發(fā)展,一切服從于發(fā)展,一切服務(wù)于發(fā)展。無(wú)論做任何工作,遇到任何事情,都要用發(fā)展的眼光、發(fā)展的視角,去觀察分析問題;用發(fā)展的思路、發(fā)展的辦法,去謀劃解決問題。
四是必須始終把為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)作為突出責(zé)任。我們無(wú)論做任何工作,都要積極主動(dòng)地領(lǐng)會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的思想,體現(xiàn)主要領(lǐng)導(dǎo)意圖。只有這樣,當(dāng)參謀,才能真正謀準(zhǔn)、謀到位;干工作,才能真正事半而功倍。同時(shí),還要注意樹立主要領(lǐng)導(dǎo)威信,增強(qiáng)主要領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威,多補(bǔ)臺(tái),不拆臺(tái)。
五是必須始終把創(chuàng)新作為工作的動(dòng)力。在社會(huì)飛速發(fā)展的今天,辦公室的工作,不創(chuàng)新就難以適應(yīng),不創(chuàng)新就難以發(fā)展。為此,必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要,認(rèn)真研究新情況、新問題,探索新思路、新辦法。要有意識(shí)地把創(chuàng)新的意識(shí)融入工作的全過程,用創(chuàng)新的精神要求干部,用創(chuàng)新的目標(biāo)激勵(lì)干部,用創(chuàng)新的方法考核干部,努力在全局辦公室系統(tǒng)營(yíng)造勇于創(chuàng)新的濃厚氛圍。通過各項(xiàng)工作的不斷創(chuàng)新,確保辦公室工作始終充滿生機(jī)和活力。
2.在具體工作中要做到“五求”
辦公室主任既當(dāng)主角,又當(dāng)配角,如何掌握適度,扮好“角色”,履行職責(zé)中,應(yīng)在五個(gè)方面下功夫:
一是定位上求準(zhǔn)。必須科學(xué)選位,準(zhǔn)確站位,切實(shí)做到攬事不攬權(quán),參與不拍板,到位不越位。特別是辦公室主任的參謀服務(wù)多為幕后工作,登臺(tái)亮相、出頭露面的機(jī)會(huì)較少,這就要求我們時(shí)刻保持任勞任怨的心態(tài),不爭(zhēng)位次,不搶鏡頭,多干事、少表現(xiàn)。如果定位不當(dāng),不該講的話講了,不該辦的事辦了,不該出面的出面了,就叫越位;反之,該說的話不說,該辦的事不辦,該出面的不出面,就是失職。
二是謀劃上求早。就其參謀服務(wù)工作的性質(zhì)講,具有從屬性和被動(dòng)性,但在具體工作中,絕不能被動(dòng)應(yīng)付,必須被動(dòng)中求主動(dòng)。想問題、辦事情,盡可能早半拍、快半拍。凡事越早越主動(dòng),越晚越被動(dòng)。工作中,辦公室主任要帶領(lǐng)辦公室一班人,發(fā)揮主觀能動(dòng)性,增強(qiáng)工作預(yù)見性,既想領(lǐng)導(dǎo)之所想,又謀領(lǐng)導(dǎo)之未謀。一個(gè)時(shí)期、一個(gè)階段,應(yīng)抓哪些大事,該解決哪些問題,都要主動(dòng)考慮,及早提出意見和建議,供辦公室決策參考。切實(shí)做到多未雨綢繆,少亡羊補(bǔ)牢;多當(dāng)事前“諸葛亮”,少放事后“馬后炮”。總之,凡事往前趕,寧可人等事,不讓事等人。
三是步調(diào)上求快。辦公室的工作,往往時(shí)效性很強(qiáng),必須加快工作節(jié)奏。工作一旦部署,要迅速行動(dòng),不拖拉,不延誤。一是遇事反應(yīng)要快。特別是對(duì)一些緊急情況,要立即反應(yīng),馬上行動(dòng),不能有絲毫的拖延,否則就可能誤大事、出大問題。二是工作節(jié)奏要快。當(dāng)今社會(huì),各方面的節(jié)奏都在加快,作為辦公室主任既要自己加快節(jié)奏,又要帶動(dòng)干部職工加快節(jié)奏,并且做到快而有序,忙而不亂。加快工作節(jié)奏,最主要的是跟上領(lǐng)導(dǎo),特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的節(jié)奏。另外,為加快工作節(jié)奏,要在保證質(zhì)量的前提下,盡量減少環(huán)節(jié),簡(jiǎn)化程序,提高效率。
四是方法上求活。我們常說,碰到大事要冷靜,碰到難事要思考,碰到敏感性問題一定要講政治。這既是對(duì)不同問題的態(tài)度,其中又隱含著處理問題的方法。辦公室主任所處的特殊位置,決定了我們遇到的問題多種多樣。這就要求我們要講求工作方法,什么問題,怎樣處理,不能一成不變,要保持靈活。急事就要急辦、快辦,緩事則可穩(wěn)辦、妥辦;大事就要保持冷靜,慎重處理,小事則要認(rèn)真辦、細(xì)致辦。另外,辦公室主任事情多,工作量大,既不能當(dāng)“甩手掌柜”,又不能事無(wú)巨細(xì),事必躬親,要舍得“分權(quán)”,大事管住,小事放手,做到精心理事而不拘泥于事,管而不死,放而不亂。
五是作風(fēng)上求實(shí)。辦公室的作風(fēng)如何,直接影響服務(wù)質(zhì)量,影響工作效率,影響辦公室形象。作為辦公室主任,要起好表率作用,帶頭樹立正氣,轉(zhuǎn)變作風(fēng)。首先,要?jiǎng)?wù)實(shí)。就是要帶頭樹立重實(shí)際、說實(shí)話、務(wù)實(shí)事、求實(shí)效的作風(fēng),反對(duì)和克服形式主義和官僚主義。匯報(bào)工作、反映問題,要言之有物,言之有據(jù);做每件事情,要有始有終,確保落實(shí);貫徹上級(jí)指示,要從實(shí)際出發(fā),求實(shí)務(wù)實(shí),真抓實(shí)干。特別是要大力端正文風(fēng)、會(huì)風(fēng),把辦公室領(lǐng)導(dǎo)從文山會(huì)海和迎來(lái)送往中解脫出來(lái)。其次,要扎實(shí)。就是工作要扎扎實(shí)實(shí),認(rèn)真細(xì)致,嚴(yán)謹(jǐn)周密。我們常說,辦公室工作無(wú)小事。哪一件工作出現(xiàn)疏漏都可能捅漏子、誤大事,哪怕是一條信息一個(gè)數(shù)字出了問題,都可能造成不可挽回的政治影響和經(jīng)濟(jì)損失。這方面的教訓(xùn)有很多。當(dāng)辦公室主任,時(shí)時(shí)都要有“戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢,如履薄冰”的感覺。再次,要為民。就是做工作要始終體現(xiàn)職工利益。在為辦公室決策當(dāng)參謀時(shí),要把對(duì)上負(fù)責(zé)與對(duì)下負(fù)責(zé)結(jié)合起來(lái),緊緊圍繞職工利益,充分考慮職工意愿。要經(jīng)常深入基層,深入職工,傾聽職工意見,集中職工智慧。凡關(guān)系職工利益的事,都作為大事、要事,凡職工需要解決的問題,都盡快辦,馬上辦。
總之,要提高辦公室的服務(wù)水平,一是要通過“八練”、“六要”等措施,不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng),努力提高綜合素質(zhì);二是在“三辦”、“三服務(wù)”中當(dāng)好參謀和助手,宏觀上做到“五個(gè)必須”,具體工作中做到“五求”;三是在處理各種關(guān)系中做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)?!掇k公室顯規(guī)則》一書對(duì)辦公室服務(wù)工作的要求概括得很好,有兩句話讓我久久難忘:“辦文、辦會(huì)、辦事辦中有訣竅;領(lǐng)導(dǎo)、同事、下屬關(guān)系大關(guān)系”。在此,特用以和大家共勉。
謝謝!