關(guān)于商務(wù)電子郵件的撰寫禮儀(3)
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關(guān)于商務(wù)電子郵件的撰寫禮儀
第四,電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能。
現(xiàn)在市場上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件,可有多種字體備用,甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個人特色,但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因?yàn)?,一方面,對電子郵件修飾過多,難免會使其容量增大,收發(fā)時間增長,既浪費(fèi)時間又浪費(fèi)金錢,而且往往會給人以華而不實(shí)之感。另外一方面,電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來,他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷,因而使之前功盡棄。
商務(wù)郵件的修辭
修辭是撰寫商務(wù)電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因?yàn)檠垡姙閼{,文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗(yàn)。
因此,撰寫商務(wù)電郵前,不妨想到此時是面對著對方,而不是面對鍵盤與屏幕,這樣可以讓語氣溫暖一點(diǎn)。但要記得,書寫時要比口語對話再稍微正式一點(diǎn)。設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn),也就是要在別人的思考里思考。了解對方和你一樣都是大忙人,講重點(diǎn)即可。多一點(diǎn)體貼,想辦法讓你的電郵,看起來簡短扼要,有親和力但不失禮。