會展信息管理論文(2)
會展信息管理論文篇二
信息化管理在展會現(xiàn)場的實(shí)際應(yīng)用
【摘要】展會現(xiàn)場信息化管理能給所有參與展會人的最優(yōu)的參展體驗(yàn)，展會的信息化管理包括展會的展前準(zhǔn)備、現(xiàn)場服務(wù)、展后的善后服務(wù)的全程服務(wù)，衡量一個組織能否辦好展會的標(biāo)準(zhǔn)不僅在展覽的收益上，更在于現(xiàn)場管理上，展會的現(xiàn)場服務(wù)表現(xiàn)得最為直接，展會合理而科學(xué)的現(xiàn)場信息化管理不僅提升了展會信息化水平和展會形象，更能獲得寶貴的展會信息資源并挖掘利用。
【關(guān)鍵詞】展會;現(xiàn)場;信息化管理
一、展會現(xiàn)場準(zhǔn)備
展會籌備之中，主辦方要圍繞整個展會開展很多細(xì)節(jié)的工作，往往細(xì)節(jié)的工作直接關(guān)系到展會的效果，更關(guān)系到展會的品牌是否能延續(xù)下去，而這些細(xì)節(jié)若能做好才能真正能得到事半功倍的結(jié)果。
(一)組委會
1、參展商的驗(yàn)證與登記注冊的展商則可以直接拿到自己的相關(guān)證卡(可制作個性化或通用證卡，在展會舉辦前寄送或在現(xiàn)場直接領(lǐng)取)、展會資料、會刊(雜志和電子會刊)、參展指南、餐券、參展商調(diào)查表等。
2、專業(yè)觀眾登記觀眾信息收集(采集觀眾姓名、單位、職務(wù)、地址、電話等基本信息，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入)、相關(guān)證卡(根據(jù)觀眾提交的表格和名片等信息，為現(xiàn)場參展觀眾打印和發(fā)放入場證件)
3、門禁管理門禁識別系統(tǒng)，是一種高度智能化、既可以實(shí)時(shí)控制又可以脫機(jī)使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出口監(jiān)控和警報(bào)管理安全系統(tǒng)?？梢杂行У膮f(xié)助場館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場的統(tǒng)計(jì)、管理、控制和宣傳工作，以便統(tǒng)計(jì)流量等信息、統(tǒng)計(jì)分析。
(二)咨詢臺(服務(wù)柜臺和留言中心)
設(shè)置現(xiàn)場觸摸屏參觀導(dǎo)覽系統(tǒng)幫助參與展會的人員自助了解展會的相關(guān)情況與相關(guān)服務(wù)，提高展會參與者的滿意度。安排若干個熟知展會各項(xiàng)內(nèi)容的禮儀人員回答展會期間參展商和觀眾遇到的問題，例如：衛(wèi)生間的具體位置等等。登記參展商和觀眾提出的問題并相應(yīng)的解決。在展會期間提供一個服務(wù)柜臺與留言中心是必要的，在這個中心可以提供基本的資料，服務(wù)柜臺要有足夠的空間放置留言板等。設(shè)置電話，展會期間保證咨詢展會的任何信息都可以暢通。提供留言條，準(zhǔn)備足夠的筆、電話本、當(dāng)?shù)胤?wù)餐廳指南、地圖、觀光和購物指南。
(三)現(xiàn)場管理小組
參展商在報(bào)到時(shí)可以在展會上向主辦單位申請其它服務(wù)，如住宿、飲食、租用設(shè)備、停車等，辦理相關(guān)手續(xù)及繳費(fèi)。
(四)突發(fā)事件應(yīng)對方案
1、緊急醫(yī)療在任何情況下都隨時(shí)可能發(fā)生，參加展會的與會者會因?yàn)楦淖冿嬍?、喝酒、睡眠不足、疲勞、處于不熟悉的環(huán)境，會容易產(chǎn)生種種不適容易發(fā)生一些心臟疾病，中風(fēng)和其他危害生命的病。需要得到展會工作人員的更多照顧。會展的組織者應(yīng)當(dāng)通過當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門或機(jī)構(gòu)協(xié)助成立一個緊急醫(yī)療救護(hù)系統(tǒng)，在展會現(xiàn)場安排醫(yī)療人員，并與當(dāng)?shù)氐尼t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護(hù)并送到醫(yī)院搶救。2、每一個與會者都應(yīng)該知道遇到火災(zāi)的應(yīng)對措施，會展組織者有責(zé)任告知客人逃生以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預(yù)防火災(zāi)方面的資料。因此主辦單位要印制防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會者參考。在展會現(xiàn)場重點(diǎn)檢查安全設(shè)施配備的完好情況。3、每一個參與者在展會的現(xiàn)場遇到盜竊的時(shí)間都會給他們留下一個很不好的印象，與會者會對展會的品牌產(chǎn)生質(zhì)疑。因此應(yīng)該在展會期間加強(qiáng)警衛(wèi)的同時(shí)也以書面資料的形式告知相關(guān)的防盜事宜。
二、展會管理信息化的體現(xiàn)
(一)組織管理信息化
充分利用互聯(lián)網(wǎng)、文檔、圖片資料數(shù)字化處理等各種信息技術(shù)，提高展會組織效率。減少組織管理中的無章可循。
(二)經(jīng)營服務(wù)信息化
作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)，會展的競爭說到底是服務(wù)水平的競爭，而只有實(shí)現(xiàn)了信息化管理的服務(wù)，才是高水平的服務(wù)。
(三)戰(zhàn)略研究信息化
國際上的一些著名的品牌與展覽場所，都非常重視來自會展信息化的程度與績效。應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)隊(duì)信息的采集、整理，用信息化的手段加以分析，做出科學(xué)的服務(wù)用于評估，是會展經(jīng)營機(jī)構(gòu)生存與發(fā)展的核心競爭力。
三、展會后續(xù)服務(wù)
(一)數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)提供數(shù)據(jù)分析報(bào)告，包括門禁流量觀眾情況、觀眾調(diào)查表、財(cái)務(wù)項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)分析。當(dāng)展會結(jié)束后，參展單位可以通過服務(wù)中心索取展位的時(shí)段客流情況，這種先進(jìn)的服務(wù)會成為參展單位與客戶之間溝通的最好橋梁。
(二)方案對策根據(jù)展會的實(shí)際情況統(tǒng)計(jì)展會期間遇到的參展商和觀眾提出的實(shí)際問題并提出合理的解決方案和對策為展會品牌創(chuàng)造價(jià)值，樹立展會口碑，以便延續(xù)下屆展會。
(三)會展評估和展后總結(jié)總結(jié)工作是管理工作的重要組成部分，總結(jié)的功能是統(tǒng)計(jì)整理工作資料，研究分析已作的工作，為未來的工作提供數(shù)據(jù)、資料、經(jīng)驗(yàn)和建議。
四、展會管理信息化的組成
(一)會展信息化管理系統(tǒng)
1、會展電子上午平臺建設(shè)系統(tǒng);2、會展網(wǎng)上系統(tǒng);3、專業(yè)觀眾管理與交流系統(tǒng);4、會展客戶管理系統(tǒng);5、會展評估分析系統(tǒng);6、會展場館現(xiàn)場視頻直播系統(tǒng);7、會展秘書在線服務(wù)系統(tǒng);8、節(jié)事贊助管理系統(tǒng);9、會展服務(wù)商管理系統(tǒng)。
(二)展覽場館的信息化管理
展覽場館服務(wù)水平是考核一個展覽場館能否達(dá)到國際標(biāo)準(zhǔn)的重要指標(biāo)。面對異地參觀，場館的現(xiàn)代化服務(wù)可以使參展觀眾在交流與信息分享方面省去更多的時(shí)間與精力，而考察一個場館的信息化服務(wù)程度，已成為組展商選擇場館的重要指數(shù)。
(三)組展機(jī)構(gòu)信息化
通過強(qiáng)大的展會信息系統(tǒng)的分析與統(tǒng)計(jì)，組展機(jī)構(gòu)很容易就可以了解到目標(biāo)市場的現(xiàn)狀，并且可以經(jīng)過對客戶數(shù)據(jù)和展位預(yù)定情況避免展覽會的失敗和定錯展位，可以提高對參展商以及觀眾的需求和服務(wù)質(zhì)量，使展會的營銷與收益得到科學(xué)的保障。
(四)參展商系統(tǒng)信息化
任何一個參展商都渴望在展會期間能有效的掌握自己的展臺和觀眾流量的情況，同時(shí)也能了解產(chǎn)品的受眾情況，展會在做好全方位的現(xiàn)代化的自擬吸附物系統(tǒng)后，參展商就可以對自己的參展情況效果了如指掌。
結(jié)論
在不遠(yuǎn)的未來，可能5年，也可能10年，展會現(xiàn)場的信息化經(jīng)營和管理會更加的普遍，主辦方不會再為了招商招展而東奔西走，參展商和觀眾也可以更加準(zhǔn)確的了解到展覽的信息，更好的接受展會的全方的服務(wù)，在未來的會展業(yè)，信息和技術(shù)方面一定會有一個嶄新的面貌。
參考文獻(xiàn)
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[3][日]安昌達(dá)人.百科譯.展業(yè)活動的規(guī)劃與管理[M].北京:光明日報(bào)出版社,1985.
作者簡介：黃晨(1988―)，女，遼寧鞍山人，現(xiàn)就讀于沈陽師范大學(xué)旅游管理學(xué)院2007級會展經(jīng)濟(jì)與管理專業(yè)，研究方向：會展經(jīng)濟(jì)與管理。
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