檢察院檔案管理論文(2)
檢察院檔案管理論文篇二
檢察院訴訟檔案管理工作問(wèn)題研究
摘要：隨著檢察院辦案工作的公開(kāi)化透明化，檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，大部分基層檢察院高度重視做好此項(xiàng)工作、注重在軟件硬件建設(shè)方面狠下功夫。但不可否認(rèn)的是，目前基層檢察院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問(wèn)題。根據(jù)人民檢察院訴訟檔案管理辦法中的機(jī)構(gòu)和職責(zé)的規(guī)定，各基層檢察院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，配備了專(zhuān)職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。
關(guān)鍵詞：訴訟，檔案管理，檢察院
1.目前基層檢察院檔案工作中存在問(wèn)題
隨著檢察院辦案工作的公開(kāi)化透明化，檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，大部分基層檢察院高度重視做好此項(xiàng)工作、注重在軟件硬件建設(shè)方面狠下功夫。購(gòu)置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，并采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，做到辦公、庫(kù)房、閱卷三分開(kāi)，取得一定成效。但不可否認(rèn)的是，目前基層檢察院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問(wèn)題。
(1)配套工作難以跟上檔案數(shù)量急增。實(shí)踐證明，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)地區(qū)，刑事案件的發(fā)案越多;并且隨著社會(huì)主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng)，各類(lèi)糾紛也不斷增長(zhǎng)，直接導(dǎo)致基層檢察院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長(zhǎng)。但與此同時(shí)，檢察機(jī)關(guān)檔案工作的軟件硬件工作相對(duì)滯后，難以配合檔案數(shù)量的“同步增長(zhǎng)”。
(2)人員配備難以適應(yīng)檔案管理要求。根據(jù)人民檢察院訴訟檔案管理辦法中的機(jī)構(gòu)和職責(zé)的規(guī)定，各基層檢察院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，配備了專(zhuān)職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。但受案多人少矛盾的影響，大部分基層檢察院的專(zhuān)職檔案員僅有1～2名。檔案工作人員的相對(duì)不足與急速增長(zhǎng)的檔案數(shù)量和工作量之間的矛盾，導(dǎo)致檔案人員每天只能疲于應(yīng)付檔案的日常管理，無(wú)法抽出更多的精力做好檔案的開(kāi)發(fā)利用、信息化管理等工作。
(3)落實(shí)檔案管理制度不理想。一是移交制度不健全。部分檢察院沒(méi)有制定移交和歸檔制度，哪些該歸檔沒(méi)有明確細(xì)則，于是很多情況是你交我就收，你不交我也不問(wèn);二是責(zé)任制度不健全。部分檢察院歸檔工作與崗位責(zé)任制不掛鉤，按要求應(yīng)歸檔的不歸檔，也沒(méi)有有效的制度去制約。網(wǎng)。三是落實(shí)制度執(zhí)行差。部分檢察院雖然制定了一些制度及崗位責(zé)任制，但實(shí)際操作中有章不循，執(zhí)章不嚴(yán)，無(wú)法兌現(xiàn)，這就造成許多案卷應(yīng)歸檔而未歸檔或不及時(shí)歸檔。
(4)檔案材料內(nèi)容不夠完整。由于以上種種原因，衍生出很多實(shí)際問(wèn)題。首先，檔案材料容易泄密。按照檔案法和有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定，人民檢察院訴訟檔案必須由本單位的檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理，禁止存放在各承辦單位或承辦人個(gè)人手中，否則會(huì)給檔案安全造成很大隱患，時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)出現(xiàn)丟失、泄密等問(wèn)題。其次，影響檔案使用效果。檔案人員在接收檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)部分檔案材料中存在卷內(nèi)材料不全，這是檔案工作的一大硬傷，因?yàn)槿绻４娴氖遣煌暾臋n案，待日后查考時(shí)說(shuō)不清該案卷的來(lái)龍去脈，反映不了真實(shí)情況。再次，影響案件的公正性。訴訟檔案卷內(nèi)文件出現(xiàn)缺失，就無(wú)法了解該案是否起訴，是否判決，根據(jù)什么起訴，根據(jù)什么判決，判決是否已送達(dá)、是否執(zhí)行等情況。如果日后當(dāng)事人提出疑義需要復(fù)查時(shí)，短缺材料的檔案就不能作為依據(jù)，當(dāng)事人的問(wèn)題解決不了，人民檢察院的依法公正、依法監(jiān)督形象也必將嚴(yán)重受損。
2.加強(qiáng)基層檢察院檔案工作的幾點(diǎn)建議
檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，如何順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，不斷創(chuàng)新，如何變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，如何提高辦案效率、體現(xiàn)司法公正的內(nèi)在要求。筆者試就如何做好基層檢察院檔案管理工作談幾點(diǎn)意見(jiàn)。人民檢察院訴訟檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，要實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，就要努力建設(shè)一支思想政治過(guò)硬，有較高法律素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)水平，能夠秉公辦事、積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用檔案資源的檔案管理隊(duì)伍，充分發(fā)揮檢察院檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)的作用，才能使檢察院的檔案工作跟上現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。
(1)健全檔案領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢(shì)下順利開(kāi)展的重要保證。應(yīng)確立檢察長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門(mén)具體負(fù)責(zé)、其他部門(mén)協(xié)同配合的檔案工作體系，注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。每年度的工作意見(jiàn)、目標(biāo)管理考核辦法、全年工作總結(jié)，院領(lǐng)導(dǎo)都要突出強(qiáng)調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與檢察工作同部署、同檢查、同考核。同時(shí)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視提高干警對(duì)檔案管理工作在檢察院檢察工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。
(2)提升檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)是做好工作的前提條件和基礎(chǔ)。一是注重加強(qiáng)專(zhuān)職檔案人員培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)、有序管理的基本要求。訴訟檔案管理工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)面廣的基礎(chǔ)性工作，對(duì)從業(yè)人員有著很高的要求。在思想政治上要求相關(guān)人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和良好的職業(yè)操守，要能?chē)?yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，保守機(jī)密。網(wǎng)。在業(yè)務(wù)上，要有較高的業(yè)務(wù)水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，要熟悉庫(kù)藏檔案的內(nèi)容和分類(lèi)，精通各種檢索工具，同時(shí)還要具有一定的法律常識(shí)。網(wǎng)。只有真正做到以上幾點(diǎn)才能成為一名稱(chēng)職的檔案管理人員?？梢远喟才艆⒓由霞?jí)檢察院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并邀請(qǐng)檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，主動(dòng)向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)開(kāi)闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長(zhǎng)補(bǔ)短。二是注重加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)檔案責(zé)任人員培訓(xùn)，重視加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)內(nèi)勤，特別是檔案責(zé)任人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有計(jì)劃地開(kāi)展培訓(xùn)。對(duì)于新上崗的書(shū)記員和崗位調(diào)動(dòng)后的人員，要及時(shí)組織相關(guān)培訓(xùn)，使他們?cè)谏蠉彸跗诰湍苷_掌握工作要點(diǎn)，養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習(xí)慣，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。及時(shí)訂閱有關(guān)檔案管理書(shū)刊，督促其自覺(jué)學(xué)習(xí)，促使其掌握必要的檔案知識(shí)。在平時(shí)除了鼓勵(lì)檔案責(zé)任人員多學(xué)習(xí)、多充電之外，也要多針對(duì)新形勢(shì)對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)。
(3)把好案件檔案質(zhì)量關(guān)卡
一要把好質(zhì)量評(píng)查關(guān)，把“訴訟檔案是否規(guī)范”作為一項(xiàng)重要的指標(biāo)認(rèn)真評(píng)查;二要把好歸檔關(guān)，應(yīng)對(duì)各部門(mén)上交的各類(lèi)檔案堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，不符合歸檔要求的，及時(shí)指正，并督促整改;三要把好保管關(guān)，庫(kù)存檔案要經(jīng)常檢查，確保庫(kù)房“八防”措施到位，保持庫(kù)存檔案整齊、美觀(guān)、牢固;四要把好利用關(guān)，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的申訴復(fù)查、專(zhuān)項(xiàng)檢查、質(zhì)量評(píng)查及司法機(jī)關(guān)的偵破工作等提供全面、有效、良好、高效的服務(wù)。
(4)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)
可以預(yù)見(jiàn)，不遠(yuǎn)的將來(lái)，全文數(shù)字化將會(huì)普及推廣到各級(jí)各類(lèi)檔案工作之中，檔案的全文數(shù)字化將會(huì)是衡量一個(gè)部門(mén)、單位檔案工作現(xiàn)代化程度的重要參數(shù)。檢察工作的不斷進(jìn)步對(duì)訴訟檔案的管理提出了更高的要求，檔案管理的物質(zhì)條件也必然要隨之改進(jìn)。要使檔案工作適應(yīng)檢察工作的新要求，一方面要加大資金投入，改善硬件條件，如空調(diào)、電腦、除濕設(shè)備、消毒設(shè)備等，要最大限度地保護(hù)好檔案，才能最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命。另一方面，要投入開(kāi)發(fā)新的軟件系統(tǒng)，隨著今后電子證據(jù)的增多，還可以開(kāi)發(fā)出保存該類(lèi)證據(jù)的相關(guān)軟件系統(tǒng)。如此才能使檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿(mǎn)足社會(huì)需求。我們基層檢察院應(yīng)當(dāng)將此項(xiàng)工作作為當(dāng)前或者在將來(lái)較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)檢察院檔案工作的重中之重，花大力氣，加大投入，充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 張濤.淺論檢察院檔案電子化[J].新鄉(xiāng)學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2009,(01).
[2] 周洪.人民檢察院訴訟檔案信息化工作的實(shí)踐[J].云南檔案,2003,(04).
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