建筑檔案管理論文(2)
建筑檔案管理論文篇二
淺談建筑設計檔案管理
【摘 要】建筑設計檔案管理的質(zhì)量是衡量建筑施工單位質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程質(zhì)量管理程序中重要的一個環(huán)節(jié)。檔案管理部門應認真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關，做到準確、齊全、規(guī)范，從而保證建設工程項目按時按質(zhì)交工。本文分析了建設建筑設計檔案管理存在的一些主要問題，指出了檔案管理在施工文件，廠家檔案，施工文件處理上應采取的措施。
【關鍵詞】工程項目;檔案管理;措施
建筑設計是一個動態(tài)的過程，從項目的勘察、設計到施工、竣工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗收以后，才能相對穩(wěn)定。建筑設計的檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好建設項目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進行具體業(yè)務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設計的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分工作人員不重視。為了解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟手段上進行制約，擺正檔案和建設項目的關系，確保建設項目的收集歸檔工作的正常有序進行。
1 建設建筑設計檔案管理中存在的問題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時間的關系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉發(fā)時就是復印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術人員，在資料移交時又把關不嚴，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象
隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現(xiàn)場驗收后，沒有按照國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字，結果，等驗收小組解散后，找不到當事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規(guī)范
有些施工單位不能按照有關竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或對原圖修改過多，或使用計算機圖的復印件，或劃改不當，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規(guī)范
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動。
1.5 施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。
2 建筑設計檔案管理的措施
2.1 施工圖設計文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時間，搶進度實施“先上車，后買票”，邊施工、邊設計、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預報審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報送工程竣工檔案責任書》的同時，將工程施工圖報送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設計邊施工。同時，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進度，從而增強業(yè)務指導的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個良好的基礎。
2.1.2 要加強施工單位檔案人員業(yè)務培訓，提高業(yè)務素質(zhì)，依法管理工程檔案意識
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴格依法管理，堅決禁止無施工圖先施工、邊設計邊施工的現(xiàn)象，要及時做好工程圖紙、資料收集。及時把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進度，了解施工工程圖的實施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產(chǎn)和進口之分。資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務合同及其技術附件會對廠家應提交的資料有一個要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時，核實其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分(即甲方采購)及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領取及驗核，并結合經(jīng)驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認真把關，保證隨機資料歸檔齊全并且不影響歸檔時間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應從工程項目立項做起
設立工程項目資料管理機構和管理人員應從工程項目立項開始，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對施工單位竣工資料的指導、監(jiān)督?？⒐べY料編制工作應實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項目管理部門在工程建設初期就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規(guī)定，明確建設單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。
2.3.3 加強過程控制是保證竣工資料真實有效的手段
建筑設計的相關單位、工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，做到建筑設計與資料整理同步進行，避免設計施工與資料分離，切忌先完成施工任務，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規(guī)范性進行檢查。
2.4 結語
建筑設計檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內(nèi)容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作的順利進行，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設計檔案的驗收和移交工作。
參考文獻
[1]藺湘：《施工企業(yè)應重視工程項目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。
[2]吳燕玲：《淺談施工圖審查文件檔案歸檔》，《科技資訊》，2009年第3期。
[3]張濤：《竣工資料質(zhì)量失控主要原因及解決方法》，《土木建筑學術文庫(第11卷)》，2009年。
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