董事會秘書制度論文(2)
董事會秘書制度論文篇2
試談上市公司董事會秘書制度完善
摘 要：首先闡述了董事會秘書制度在國內(nèi)的發(fā)展現(xiàn)狀和特點，然后對目前董事會秘書制度實踐中遇到的問題進行了分析，并提出相應(yīng)的對策和建議。
關(guān)鍵詞：上市公司;董事會秘書制度
董事會秘書制度源于英美法系的公司秘書制度，其最初體現(xiàn)為基層性質(zhì)的文職人員，后地位和權(quán)限逐步上升成為高級管理人員，在這個循序漸進的過程中形成了一套不同于公司其他經(jīng)營管理人員的獨特制度體系，其不僅有利于完善公司治理結(jié)構(gòu)，使公司運作更加規(guī)范、效率，而且對公司提升外部形象和優(yōu)化外部環(huán)境具有積極作用，對公司持續(xù)健康高速發(fā)展具有重要價值。
董事會秘書，尤其上市公司的董事會秘書，其核心價值體現(xiàn)在對公司治理完善的促進作用，對公司內(nèi)部決策運行機制具有廣泛的職權(quán)，并對公司外部治理具有組織領(lǐng)導(dǎo)義務(wù)，在國外理論界一直被認為是公司內(nèi)部和外部實現(xiàn)更有效對接的重要橋梁，例如被稱為公司的“對外發(fā)言人”，公司與政府主管部門的“指定聯(lián)系人”，公司與新聞媒體溝通的“窗口”，公司股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層之間的“協(xié)調(diào)人”。同時，董事會秘書充當著公司資本運作內(nèi)部“第一智囊”角色，是公司尤其是上市公司資本運作重要的組織者和第一線參與者，在現(xiàn)代公司尤其是上市公司的經(jīng)營活動中發(fā)揮著其不可或缺的作用。
1 國內(nèi)董事會秘書制度的發(fā)展現(xiàn)狀
董事會秘書制度上世紀90年代在我國確立以來，最先是從境外上市公司引入，其動機是為了配合國內(nèi)公司到境外上市，使國內(nèi)公司符合國外法律規(guī)定，某種意義上講董事會秘書制度的最初興起僅僅是權(quán)宜之計，經(jīng)歷了由境外到境內(nèi)、外資到內(nèi)資、上市公司到擬上市公司的漸進發(fā)展過程。雖然董事會秘書制度在國內(nèi)的興起并非自于主動，但國內(nèi)經(jīng)濟市場化的固有缺陷以及公司體制西式移植帶來的相關(guān)政策法律、社會體制、市場機制甚至于公眾認知等配套體系問題，隨著國內(nèi)資本市場和市場經(jīng)濟的壯大發(fā)展顯現(xiàn)于外，而董事會秘書制度在公司治理角度的重要作用越加清晰，最終使得董事會秘書制度在我國得以認可，形成體系并最終確立。
(1)法律依據(jù)。董事會秘書制度在國內(nèi)有關(guān)法律、法規(guī)上的依據(jù)，最早起源于國務(wù)院頒布的《關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》，隨后又有國務(wù)院證券委、國家體改委頒布的《到境外上市公司章程必備條款》以及中國證監(jiān)會頒布的《上市公司章程指引》，由國內(nèi)兩大證券交易所頒布的涉及上市公司具體操作的《股票上市規(guī)則》中，明確規(guī)定了上市公司董事會秘書這一職位，并規(guī)定相應(yīng)的職責權(quán)限。從立法層級上來看，董事會秘書制度并沒有國家專門法律進行規(guī)范指導(dǎo)，涉及董事會秘書的規(guī)定主要集中在中國證監(jiān)會以及證券交易所的相關(guān)規(guī)范性文件中，效力最高的是新公司法中第124條和第217條，“上市公司設(shè)董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理、辦理信息披露事務(wù)等事宜”，并明確了董事會秘書作為公司高級管理人員的地位。
(2)任職條件?！豆痉ā分袑τ诙聲貢娜温殯]有明確規(guī)定，僅從高級管理人員層面上進行了消極排除，規(guī)定了一些不能擔任高級管理人員的情形。而證監(jiān)會和交易所則對于董事會秘書進行了積極條件規(guī)定，在上市規(guī)則和指引等文件中，任職條件從學(xué)歷、經(jīng)驗、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、品德、培訓(xùn)資格以及兼任等方面進行了較為詳細的規(guī)定。
(3)職責權(quán)利。董事會秘書的主要職權(quán)依賴并來自于董事會的授權(quán)，主要是服務(wù)于董事會處理日常事務(wù)，負責股東大會、董事會和監(jiān)事會的組織運行，組織協(xié)調(diào)投資者關(guān)系管理和對外信息披露事務(wù)管理，組織參與公司融資，以及處理上級監(jiān)管部門、社會公眾和新聞媒體溝通聯(lián)系等公司形象維護和提升工作。
(4)選任程序。董事會秘書的選任程序分為提名、聘任、公告、備案四個階段程序。提名是指，董事會秘書人選須經(jīng)董事長提名;聘任由董事會決定，并須股東大會確認。董事長擁有提名權(quán)，董事會擁有聘任權(quán)，股東大會則擁有否決權(quán);公告是指，作為上市公司須對外披露公告董事會秘書人選，以便于其開展工作并接受公眾監(jiān)督;備案是指，上市公司董事會秘書人選向上級監(jiān)管部門進行備案核查。
(5)罷免程序。董事會秘書在任職期間，若因工作、勤勉、品德等公司和上級監(jiān)管部門認為已不符合董事會秘書資格條件的，由董事會終止聘任，上報交易所和證監(jiān)會等監(jiān)管部門，并對社會公眾予以披露。
2 董事會秘書制度目前面臨的主要問題
國內(nèi)董事會秘書制度的“舶來”性質(zhì)以及國內(nèi)資本市場發(fā)展的固有缺陷等諸多因素影響，使得董事會秘書在上市公司實際運作中面臨一系列的問題，主要有地位不明、權(quán)限不清、履職艱辛、風險較大等操作困難。這些問題的存在，使得董事會秘書的設(shè)計職能未能充分發(fā)揮，價值未能充分體現(xiàn)，在某些方面形式化重于實質(zhì)化，不但使董事會秘書這一職業(yè)含金量降低，甚至影響了國內(nèi)證券市場的整體良性發(fā)展。主要問題根源有：
(1)立法層級過低。涉及董事會秘書的國家法律規(guī)定僅公司法中有涉及條款，而且僅僅是規(guī)定了董事會的設(shè)立和公司治理地位，更為詳盡的規(guī)定存在于證監(jiān)會和交易所的相關(guān)規(guī)范性文件。但是證監(jiān)會指定的部門規(guī)章法律效力不足，同時證券交易所的相關(guān)規(guī)定并不具備法律意義上的強制力，更多的是體現(xiàn)導(dǎo)向作用。
(2)職責權(quán)限過低。我國的董事會秘書制度設(shè)計與英美基本一致，屬于公司高級管理人員，直接隸屬于公司董事會，在任職程序、任職資格和職責范圍等方面大致一樣，但在具體內(nèi)容上存在著差異，例如董事會秘書在公司治理內(nèi)部運營實踐中權(quán)限的定位不明晰，職權(quán)范圍的更多的傾向于配合政府和交易所監(jiān)管和對外信息披露等方面，并沒有相應(yīng)的內(nèi)部管理權(quán)力，董事會秘書在公司中地位和職責權(quán)限受到很大的限制條件，阻礙了實際有效履職。
(3)董事會秘書制度僅限定于上市公司。關(guān)于董事會秘書制度的具體規(guī)定，僅僅將其限定在上市公司和擬上市公司，尤其是公司法中董事會秘書的條款限定在上市公司，董事會秘書制度在現(xiàn)代企業(yè)制度的公司治理中空間有限，限制了董事會秘書制度的未來發(fā)展，導(dǎo)致上市公司董事會秘書制度的現(xiàn)實發(fā)展不盡人意。 (4)自上而下的制度推行，缺乏實踐經(jīng)驗積累。國外英美的董事會秘書制度經(jīng)歷了長期的發(fā)展，沉淀積累了大量的理論和實踐磨合經(jīng)驗，并且建立在市場經(jīng)濟和自有資本市場的成熟穩(wěn)定發(fā)展基礎(chǔ)上，而國內(nèi)的董事會秘書制度卻是自上而下、被動式的推廣，董事會秘書制度缺乏諸多制度安排和社會基礎(chǔ)土壤，必然面臨諸多實際問題，其真正成熟壯大需要一個長期的過程。
(5)權(quán)利義務(wù)不對等。按照國內(nèi)董事會秘書的制度安排，在實際履職中公司涉及生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，例如環(huán)保、安全、技術(shù)、生產(chǎn)銷售、成本控制、利潤分紅、公司治理、信息披露等存在的風險都涉及董事會秘書職責，但在公司中的職權(quán)劃分上，卻并沒有給予董事會秘書相應(yīng)的對等權(quán)利，董事會秘書更多的成為形式崗位，這就導(dǎo)致了董事會秘書實際履職的積極性和參與意愿偏低。
3 董事會秘書制度完善建議
(1)擴大董事秘書制度的適用范圍。目前關(guān)于公司中設(shè)立董事會秘書制度的強制性規(guī)定，局限于上市公司和擬上市的股份公司。但董事會秘書的制度設(shè)計和價值體現(xiàn)，在當前市場經(jīng)濟蓬勃發(fā)展的今天，所有經(jīng)濟實體均面臨許多內(nèi)部治理和外部溝通以及資本化運營的問題。在內(nèi)部治理方面，治理規(guī)范及合規(guī)運營是我國市場經(jīng)濟實體的全局性問題，而內(nèi)部決策運轉(zhuǎn)和管理效率提升更是市場經(jīng)濟的要求和企業(yè)生存的關(guān)鍵;在外部溝通方面，所有企業(yè)作為一個高度緊密結(jié)合的整體，面對現(xiàn)今越來越受到社會關(guān)注的企業(yè)責任方面，在利益相關(guān)方層面需要企業(yè)設(shè)立統(tǒng)一的對外喉舌和內(nèi)部管控;在資本化運營方面，資本時代的到來波及市場經(jīng)濟的各個角落，任何一個以追求利益最大化的企業(yè)均無法回避資本化的潮流。
因此董事會秘書制度的借鑒和實踐意義絕非局限在上市公司層面，其作為改善我國公司治理的手段之一，所有經(jīng)濟實體均具有其適用意義。結(jié)合當前董事會秘書制度的實踐經(jīng)驗，股份有限公司因其規(guī)模較大、股東眾多、影響較大、內(nèi)部復(fù)雜等現(xiàn)實因素，法律法規(guī)涉及要求較多，應(yīng)要求所有股份有限公司都必須設(shè)立董事會秘書。甚至伴隨我國市場經(jīng)濟的壯大發(fā)展和外部環(huán)境的發(fā)展，對于股東較多、規(guī)模較大的有限責任公司，也可以考慮設(shè)立董事會秘書。
(2)在更高的立法層級上對董事會秘書制度進行制度安排。我國董事會秘書制度在上市公司的確立和實際操作遇到的諸多問題，如董事會秘書定位不明確，職責形同虛設(shè)，實際操作困難等，根本上與立法的層級有關(guān)。前述講到，涉及董事會秘書制度的法律僅在公司法中有所體現(xiàn)，而最重要的實踐操作規(guī)定均為證監(jiān)會和證券交易所的相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致董事會秘書制度在我國法律法規(guī)等立法層級上效力最低，且不具備法律強制執(zhí)行力，更多的體現(xiàn)指導(dǎo)意義。
因此，董事會秘書制度的基本框架迫切需要更多的立法層面來確立，應(yīng)當以法律法規(guī)為主要表現(xiàn)形式依法賦予其相應(yīng)的強制力，才能促使董事會秘書制度更為科學(xué)合理，才能促使董事會秘書崗位職責更為清晰，才能更好地發(fā)揮職能、體現(xiàn)價值，也能有效約束董事會秘書和上市公司恪盡職守。
同時，從法律法規(guī)表現(xiàn)形式的立法，科學(xué)合理性具有保障，還可充分統(tǒng)籌考慮整個證券市場及公司制的積極意義，更高層次上對于董事會秘書制度與現(xiàn)有上市公司體制內(nèi)部股東會、監(jiān)事會、董事會以及獨董制度的進行協(xié)調(diào)安排。因此，建議應(yīng)以法律法規(guī)為主要表現(xiàn)形式規(guī)定制度基本框架，同時以更為專業(yè)的證券監(jiān)管層面對于實踐予以規(guī)范補充。
(3)堅持權(quán)責相統(tǒng)一，拓寬加深董事會秘書的職權(quán)范圍。在上市公司實踐中，各上市公司市場規(guī)模、企業(yè)文化和內(nèi)部管理環(huán)境等條件以及董事會秘書個人素質(zhì)的差異，往往在上市公司內(nèi)部履職中，董事會秘書在職責權(quán)限、風險承擔、薪酬待遇等方面存在較大差異。其主要原因在于董事會秘書制度設(shè)計缺陷和外部環(huán)境因素影響，一方面國內(nèi)市場經(jīng)濟、證券行業(yè)和董事會秘書制度發(fā)展不成熟，另一方面則是因為制度設(shè)計上對董事會秘書責任界定不清晰，對如何保證董事會秘書行使其職權(quán)，則往往具有不確定性。
對外，董事會秘書的職權(quán)主要體現(xiàn)在與上級監(jiān)管部門、投資者、新聞媒體等溝通聯(lián)系上，是公司與外部環(huán)境接洽的重要橋梁。對內(nèi)，國內(nèi)公司制及資本市場發(fā)展畢竟先天不足，大多上市公司也往往是國企改制而來，公司內(nèi)部文化對于董事會秘書制度的認可仍處于懷疑態(tài)度，董事會秘書參與內(nèi)部管理往往處于尷尬局面。而目前我國證券市場處在發(fā)展時期，法律環(huán)境和市場基礎(chǔ)環(huán)境仍在不斷建全過程中，新興的董事會秘書自身履職就存在一定的困惑。
因此，在確立董事會秘書為上市公司高級管理人員的同時，制度設(shè)計上應(yīng)當不僅僅從責任層面約束董事會秘書，還應(yīng)從權(quán)責統(tǒng)一角度考慮賦予相應(yīng)的職權(quán)保障。建議加強董事會秘書的職權(quán)，賦予其參與公司內(nèi)部管理的權(quán)力，提升董事會秘書在公司內(nèi)部管理中的地位，實現(xiàn)董事會秘書權(quán)責義務(wù)相統(tǒng)一，保障其實際有效履職能力。
(4)推動董事會秘書職業(yè)化發(fā)展，推廣完善董事會秘書協(xié)會組織建設(shè)，加強合作交流與培訓(xùn)，形成人才儲備庫，完善董事會秘書資格授予和退出機制。
國內(nèi)董事會秘書職業(yè)的產(chǎn)生伴隨董秘制度的設(shè)立而來，近來證監(jiān)會及證券交易所基本建立了董事會秘書任職資格授予制度，但距離規(guī)范標準化的職業(yè)體制仍有差距。首先，作為一個專業(yè)、素質(zhì)要求較高的職業(yè)崗位，董事會秘書任職資格的相關(guān)規(guī)定較為模糊，且資格授予更多的傾向于授予制而非考核制，應(yīng)該充分借鑒其他專業(yè)崗位的設(shè)置要求，如律師、會計師等設(shè)立嚴謹?shù)膷徫灰?，可使得董事會秘書完善職業(yè)國際定位，便于國際交流合作。
參考文獻
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