行政秘書(shū)工作在高校行政管理中起著重要的作用,是行政管理的基層崗位,行政秘書(shū)是一線(xiàn)管理者,地位比較獨(dú)特,在行政管理中起到助手、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的行政秘書(shū)論文發(fā)表的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　行政秘書(shū)論文發(fā)表篇1

　　論高職院校行政秘書(shū)的隊(duì)伍建設(shè)

　　【摘 要】:高等職業(yè)教育是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到一定階段出現(xiàn)的一種新型高等教育，是職業(yè)技術(shù)教育的高等階段。行政秘書(shū)已成為高職院校不可或缺的崗位，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。然而，目前高職院校行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)還存在諸多問(wèn)題，我們要認(rèn)清現(xiàn)狀，對(duì)高職院校行政秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)和能力作進(jìn)一步探討。

　　【關(guān)鍵詞】:高職院校 現(xiàn)狀 行政秘書(shū) 能力

　　高職院校，是高等職業(yè)院校的簡(jiǎn)稱(chēng)，是高等學(xué)校的重要組成部分。從世界范圍看，高等職業(yè)教育是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到一定階段出現(xiàn)的一種新型高等教育，是和傳統(tǒng)普通高等教育有著不同質(zhì)的另一種類(lèi)型的高等教育，是以培養(yǎng)具有一定理論知識(shí)和較強(qiáng)實(shí)踐能力，面向基層、面向生產(chǎn)、面向服務(wù)和管理第一線(xiàn)職業(yè)崗位的實(shí)用型、技術(shù)型和技能型專(zhuān)門(mén)人才為目的高等教育，是職業(yè)技術(shù)教育的高等階段。隨著學(xué)校的升格，學(xué)校的行政機(jī)構(gòu)隨之完善健全，分工明確細(xì)致，在推行院系兩級(jí)管理的同時(shí)，二級(jí)機(jī)構(gòu)人員配置相應(yīng)得到完善。行政秘書(shū)作為二級(jí)機(jī)構(gòu)辦公室的窗口，已成為高職院校不可或缺的崗位，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

　　一、高職院校行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀

　　1.高職院校行政秘書(shū)角色定位不明確

　　一般而言，輔助性和服務(wù)性是秘書(shū)工作的顯著特征，但是關(guān)于高職院校行政秘書(shū)究竟應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)提供哪些服務(wù)，缺乏明確規(guī)范，往往根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求和秘書(shū)的理解來(lái)確定，這就導(dǎo)致秘書(shū)角色的模糊和錯(cuò)位，使得一些本屬于秘書(shū)的工作由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)做，或者秘書(shū)過(guò)分主動(dòng)地承攬了領(lǐng)導(dǎo)的工作，從而影響領(lǐng)導(dǎo)作用的發(fā)揮。

　　2.高職院校行政秘書(shū)隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低

　　從整體上講，高職院校行政秘書(shū)隊(duì)伍素質(zhì)偏低，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。首先表現(xiàn)在學(xué)歷上，大多行政秘書(shū)都是從其它崗位調(diào)配上去的，本身并非本專(zhuān)業(yè)出身，有些甚至沒(méi)有大學(xué)文憑，整體學(xué)歷偏低。其次表現(xiàn)在實(shí)踐業(yè)務(wù)上，秘書(shū)工作的范圍較其它工作來(lái)說(shuō)較廣泛，而且講求實(shí)效性，綜合性，所以在實(shí)踐操作中需要秘書(shū)知識(shí)和管理學(xué)、檔案學(xué)等其它各類(lèi)知識(shí)相結(jié)合，并能熟練使用打印機(jī)傳真機(jī)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具。

　　但就目前而言，不少擔(dān)任行政秘書(shū)的人員并非本專(zhuān)業(yè)出身，在工作前也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，沒(méi)有更多的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，理論和技能都嚴(yán)重不足。第二，心里素質(zhì)偏低。首先表現(xiàn)在接受崗位的不情愿，因?yàn)榇蟛糠中姓貢?shū)的人員都是由領(lǐng)導(dǎo)調(diào)配的，有時(shí)并非是他本人的興趣愛(ài)好，為了工作不得不擔(dān)任，所以有些人會(huì)對(duì)自己從事的工作有不滿(mǎn)、抱怨，自我忽視，產(chǎn)生厭煩情緒，在工作時(shí)并沒(méi)有多大的激情，有種得過(guò)且過(guò)的感覺(jué)，缺少了主動(dòng)性和創(chuàng)造性。其次表現(xiàn)在心里承受能力偏低，行政秘書(shū)的工作在很多時(shí)候是比較繁瑣、枯燥又不斷重復(fù)的，在工作中變得缺乏耐心，易怒和沖動(dòng)，有時(shí)候碰到一個(gè)問(wèn)題第一次尚能認(rèn)真對(duì)待，但諸如此類(lèi)的問(wèn)題連續(xù)出現(xiàn)就會(huì)變得焦躁，甚至對(duì)同事和教師大加指責(zé)，使人際關(guān)系變得緊張，正常的工作無(wú)法開(kāi)展。

　　二、高職院校行政秘書(shū)的崗位職責(zé)

　　行政秘書(shū)是院(系)行政工作的主要承擔(dān)者，起著協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)管理本系內(nèi)務(wù)、調(diào)查研究、上傳下達(dá)與協(xié)調(diào)關(guān)系的重要作用。這就決定了行政秘書(shū)必須具備全心全意為人民服務(wù)的精神，實(shí)事求是、謙虛謹(jǐn)慎的工作作風(fēng);具備真才實(shí)學(xué)及良好的心理素質(zhì);具備敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力。為了適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和社會(huì)的需要，行政秘書(shū)必須努力提高自己的專(zhuān)業(yè)能力及業(yè)務(wù)技能。

　　1、會(huì)務(wù)工作。做好系會(huì)會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及會(huì)后資料整理，擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要;負(fù)責(zé)通知全系教師參加系級(jí)、校級(jí)會(huì)議和有關(guān)活動(dòng)，并作好考勤工作;做好院系承擔(dān)的其他會(huì)議的各項(xiàng)服務(wù)工作。

　　2、內(nèi)務(wù)管理工作。協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)學(xué)校、有關(guān)職能部門(mén)和系里部署的各項(xiàng)工作;協(xié)助部門(mén)安全責(zé)任人做好辦公室安全防范和檢查工作，制定部門(mén)假期值班計(jì)劃;負(fù)責(zé)全系教師的考勤，加班統(tǒng)計(jì)工作。

　　3、文書(shū)工作。協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、每學(xué)期的目標(biāo)管理計(jì)劃及起草有關(guān)文件;負(fù)責(zé)本系上報(bào)各類(lèi)文件的校對(duì)、呈送和存檔管理工作;負(fù)責(zé)有關(guān)部門(mén)發(fā)出的各類(lèi)文書(shū)的登記、傳閱、歸檔工作;制定系部有關(guān)的規(guī)章制度。

　　4、財(cái)、物管理工作。負(fù)責(zé)系部各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)領(lǐng)取工作;負(fù)責(zé)領(lǐng)發(fā)系教職工的獎(jiǎng)金、福利等;負(fù)責(zé)領(lǐng)發(fā)系教職工辦公用品;負(fù)責(zé)登記、保管和檢查本系財(cái)產(chǎn)。

　　三、強(qiáng)化行政秘書(shū)綜合素質(zhì)，完善隊(duì)伍建設(shè)

　　完善行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，首要是強(qiáng)化行政秘書(shū)綜合素質(zhì)，這對(duì)促進(jìn)和諧校園建設(shè)有著重要的意義，在新的時(shí)代背景下，還應(yīng)提升以下幾個(gè)方面的提升：

　　1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個(gè)人的基本業(yè)務(wù)能力

　　行政秘書(shū)人員首要具備的基本業(yè)務(wù)能力是語(yǔ)言文字能力。秘書(shū)經(jīng)常要和很多文件材料打交道，在起草各類(lèi)文件時(shí)，既要簡(jiǎn)潔明白的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖又要文字表述準(zhǔn)確，還要注意各類(lèi)文件的編排，這就要求秘書(shū)人員具有扎實(shí)的文字功底;其次要具備良好的表達(dá)能力，要做到口齒清楚，準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，清楚明白;第三作為新時(shí)代的秘書(shū)最好能精通一門(mén)外語(yǔ)，來(lái)適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求。

　　2.開(kāi)拓創(chuàng)新，完善知識(shí)體系

　　高職院校是人才薈萃，知識(shí)密集之地。如果行政秘書(shū)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)貧乏，對(duì)相關(guān)知識(shí)一無(wú)所知，在具體實(shí)踐中就會(huì)有障礙。因此，高職院校行政秘書(shū)首先應(yīng)該開(kāi)拓視野，接觸各類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景。其次要熟悉相關(guān)知識(shí)面，對(duì)于行政管理學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、檔案管理學(xué)、法學(xué)等方面都要有所涉及，并能熟練使用打印機(jī)傳真機(jī)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具。

　　3.加強(qiáng)管理執(zhí)行能力

　　行政秘書(shū)主要負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院行政事務(wù)的管理，如教師的行政管理、設(shè)備管理、檔案管理等等，所以對(duì)牽涉到的事物要進(jìn)行有計(jì)劃有條理的統(tǒng)籌管理。另外有時(shí)代替領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行命令，堅(jiān)決果斷的執(zhí)行，并且對(duì)于管理活動(dòng)中的突發(fā)事件要迅速采取合理有效的應(yīng)對(duì)措施，敢于承擔(dān)責(zé)任。

　　4.提高信息的收集和處理能力

　　21世紀(jì)是信息的時(shí)代，高職院校行政秘書(shū)若能將信息能力與專(zhuān)業(yè)知識(shí)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，就能更有效地履行自己的職能，發(fā)揮信息應(yīng)有的作用與潛在的作用。行政秘書(shū)的信息能力包括以下三個(gè)方面：一是計(jì)算機(jī)操作能力，要熟練地運(yùn)用OFFIC操作系統(tǒng);二是信息處理能力，也就是能夠?qū)芾砘顒?dòng)中的信息進(jìn)行收集、整理、必要的加工;三是信息開(kāi)發(fā)能力，包括就管理活動(dòng)中的信息處理流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，結(jié)合管理業(yè)務(wù)對(duì)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)功能的拓展和完善，對(duì)原始信息進(jìn)行分析和相關(guān)處理，根據(jù)信息處理結(jié)果進(jìn)行決策和評(píng)價(jià)等等。

　　5.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

　　對(duì)于高職院校行政秘書(shū)而言，除了要盡職盡責(zé)、細(xì)心周到、做好“你交我辦”的任務(wù)，積極主動(dòng)地給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手和參謀外，更要在協(xié)調(diào)工作中堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)宗旨，做好對(duì)廣大師生的管理服務(wù)工作，還要加強(qiáng)預(yù)見(jiàn)性，增強(qiáng)主動(dòng)性，尊重學(xué)術(shù)群體的創(chuàng)造性和積極性，用積極主動(dòng)的服務(wù)為學(xué)術(shù)發(fā)展提供服務(wù)和支持，提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。

　　行政秘書(shū)應(yīng)始終貫徹“服務(wù)第一”的理念，轉(zhuǎn)換角色定位，以服務(wù)行業(yè)專(zhuān)業(yè)人員的高標(biāo)準(zhǔn)、高要求來(lái)要求自己，提高自己的服務(wù)態(tài)度，服務(wù)效率及服務(wù)質(zhì)量。以一種更加和諧的姿態(tài)，更加平和的心態(tài)，更加平靜的情緒來(lái)為學(xué)院服務(wù)。

　　6.最大限度地發(fā)揮個(gè)人協(xié)調(diào)能力

　　在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無(wú)巨細(xì)地親力親為，大量的協(xié)調(diào)工作一般由秘書(shū)完成，所以協(xié)調(diào)關(guān)系是行政秘書(shū)工作的一項(xiàng)重要職能和長(zhǎng)期任務(wù)，是對(duì)外交流、協(xié)調(diào)關(guān)系的橋梁。秘書(shū)的協(xié)調(diào)職能有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常進(jìn)行，有利于提高單位的工作效能。因此，高職院校行政秘書(shū)必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力，善于分析和處理各種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，原則堅(jiān)定而策略靈活，行動(dòng)果斷而又處事穩(wěn)妥，才能輔助領(lǐng)導(dǎo)處理好各種矛盾，調(diào)動(dòng)一切積極因素，形成有序的工作局面。

　　三、結(jié)語(yǔ)

　　總之，院系辦公室的工作“細(xì)、繁、雜、忙”，是學(xué)校的“不管部”。要切實(shí)做好辦公室工作,就要了解辦公室工作的性質(zhì)、作用、特點(diǎn)，以及應(yīng)該遵循的原則，同時(shí)努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)，注重實(shí)踐，不斷提高業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化管理，高質(zhì)高效地完成各項(xiàng)工作，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)力量。高職院校行政秘書(shū)隊(duì)伍作為一支正在發(fā)展的隊(duì)伍還有待提高與完善。學(xué)院應(yīng)給予重視，并為行政秘書(shū)提供培訓(xùn)與繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，行政秘書(shū)個(gè)人更應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個(gè)人業(yè)務(wù)能力及信息素養(yǎng)、完善相關(guān)知識(shí)、發(fā)揮協(xié)調(diào)能力、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，使行政秘書(shū)在高職院校殿堂成為一個(gè)和諧的人，行使一項(xiàng)和諧的任務(wù)，促進(jìn)和諧校園的建設(shè)。

　　參考文獻(xiàn)：

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