行政秘書論文發(fā)表(2)
行政秘書論文發(fā)表篇2
淺析高校行政秘書角色定位
【摘 要】高校行政工作的不斷細分，不同崗位工作職責越來越明晰，但對其工作領(lǐng)域涉獵的要求越來越高，而行政秘書崗位一直是高校行政管理中重要的組成部分，他們具有一定特殊的身份，扮演著重要的角色。因此，隨著崗位要求的不斷提高，對于自身角色定位的認識成為提高服務(wù)水平的關(guān)鍵點。
【關(guān)鍵詞】行政秘書 角色定位 服務(wù)
高校行政工作隨著高校變革與自身行政工作的深入分工，已經(jīng)進入到精細化時代。行政秘書室或者行政秘書科等部門的出現(xiàn)，代表著行政秘書工作的制度化。高校行政秘書既是院系行政管理層的參謀與助手，又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶。[1]對于行政秘書而言，是否能夠準確把握自身的角色定位，對于自身未來發(fā)展與工作的成敗起到關(guān)鍵的作用。因此，行政秘書需要在工作中加強自身角色感，深刻領(lǐng)悟工作的合理處理方式。
一、從服務(wù)對象上談行政秘書的角色定位
1. 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是行政秘書的第一位職能：行政秘書是直接為高校領(lǐng)導(dǎo)和主管部門服務(wù)的。所從事的都是輔助性的工作，秘書的基本角色是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職能和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動和政務(wù)活動。直接在領(lǐng)導(dǎo)的授意下受理院里發(fā)生的行政公務(wù)，直接處理在院里發(fā)生的與領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動有關(guān)的事務(wù)活動。具體體現(xiàn)在：文書工作、信息工作、會務(wù)工作、調(diào)查研究工作、綜合協(xié)調(diào)工作、檔案工作、機要保密、值班工作、文印工作等等。
2. 為院(系)內(nèi)職工服務(wù)是行政秘書的第二位職能：院(系)行政秘書的第二服務(wù)對象是本院內(nèi)的任課教師及其他的教輔人員。打個不太恰當?shù)谋扔鳎焊咝＠锏脑?系)對于每個教師而言就像是一個“家”，而秘書就相當于這個家的“管家婆”。因為學校的教務(wù)處、人事處、科研處等各個職能部門的各類文件只下發(fā)到院(系)，教師的方方面面的信息都來自院(系)。秘書就要做好“下達上傳”的工作。“下達”就是將各個職能部門的文件精神、各類通知內(nèi)容用最有效、最快捷的方式傳達到每位相關(guān)人員。比如：科研項目的申報、教學立項的申報、職稱的評審等等這些通知都是與教師的切身利益息息相關(guān)的，如果這些信息沒有及時下達到位的話，勢必耽誤教師們的科研發(fā)展及職稱晉級?！吧蟼鳌本褪菍⒏魑焕蠋煈?yīng)該上交的各類資料收集起來并及時報送到相應(yīng)的職能部門去。
二、從工作內(nèi)容上談行政秘書的角色定位
1. 當好參謀助手：秘書的活動是領(lǐng)導(dǎo)思想的補充和延伸。秘書工作是否得力，直接影響到院系領(lǐng)導(dǎo)工作的開展和工作效率。所以秘書工作必須堅持從小事做起，從大事著眼，努力提高服務(wù)水平。一是圍繞中心，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)突出超前性。牢固樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的超前意識，全面把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，正確貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，當好參謀和助手。二是搞好配合，為科室服務(wù)突出主動性。在開展重要工作中，我經(jīng)常與科室領(lǐng)導(dǎo)互通情況，以求統(tǒng)一認識，步調(diào)一致，排除干擾，共同圍繞中心工作搞好服務(wù)、當好參謀，變部門行為為政府整體行為，形成合力，提高整體工作水平。秘書要擺正自己的位置，秘書只是領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。工作的性質(zhì)始終是輔助性的、參與性的、支持性的，絕對非命令性、指揮性、決策性。
2. 做好協(xié)調(diào)綜合：協(xié)調(diào)指在整體工作運行過程中，對于過程中遇到的問題，諸如人員安排、程序安排等工作擁有足夠的統(tǒng)籌能力。高校院(系)是一個中層機構(gòu)，上聯(lián)學校的各個職能部門，下接系(教研室)具體的教學單位，秘書工作不僅內(nèi)容繁雜，而且涉及的對象也很廣。因此，行政秘書必須具備出色的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力，主要來講是對于學校各職能部門職責和權(quán)限的熟練認知，對于系院教學單位的實際情況和自身特點有充分認識。通過整合上傳下達的重要能力，保證學校職能部門信息的絕對對稱，降低學校與教學系院直接的溝通成本。
三、從行為性質(zhì)上談行政秘書的角色定位：在工作上能做到主動補位，加強與各部門之間的溝通
從上述的職能看秘書在院(系)所扮演的角色既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，又是領(lǐng)導(dǎo)的助手，更是領(lǐng)導(dǎo)和教職工的橋梁和紐帶?？梢哉f他們是院里的服務(wù)員。因此，必須從服務(wù)性、創(chuàng)造性兩個方面來把握行政秘書的行為角色：
1. 服務(wù)性：服務(wù)性是行政秘書工作的主旋律，是工作的落腳點。高校院系行政秘書部門，歷來堅持“三個服務(wù)”的宗旨，即服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師、服務(wù)學生。用心服務(wù)大家才能真正體現(xiàn)這一職業(yè)的特殊魅力，才會讓人覺得這一工作的偉大、神圣和受人尊敬，才不致讓人覺得秘書可有可無。在工作上能做到主動補位，并能與其他各科室人員加強溝通，密切配合，互相支持，保證整體工作不出現(xiàn)紕漏。在工作中我自己確定了一條工作原則，屬于自己的工作要保質(zhì)保量完成，不屬于自己的工作范圍的配合其他人員能完成的也要按時完成，做到主動幫忙、熱情服務(wù)。
2. 創(chuàng)造性：創(chuàng)造是時代的要求，也是工作可持續(xù)發(fā)展的要求。在傳統(tǒng)的觀念中，秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)思想的體現(xiàn)與補充，這點當然是不容置疑的，但為此并不能忽略秘書工作的主動性、開拓性、創(chuàng)造性。隨著辦公自動化的日益普及，秘書工作的智商性服務(wù)將成為秘書職業(yè)的主要內(nèi)涵。所以在做好本職工作的基礎(chǔ)上要不斷探索管理的新途徑、新方法、新手段，促進管理工作的信息化、現(xiàn)代化;在工作中要以新視覺來觀察問題、新理念來思考問題、新方法來處理問題，只有這樣行動才會有新舉措，管理才會有新效果。
高校引進行政秘書的概念，也是高校進行素質(zhì)教育改革的體現(xiàn)。[2]行政秘書一定意義上代表著高校整體行政改革往高效，配置合理方向發(fā)展。秘書是沒有角色的角色，抑或是多種角色的集中，強化和培養(yǎng)秘書正確的角色意識，在努力推進民主與法制建設(shè)的今天，對秘書隊伍的建設(shè)有著非常重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。
【參考文獻】
[1]儲愛霞.高校行政秘書工作探討[J].管理觀察，2008(10)：135.
[2]王翔.淺談高校行政秘書的角色問題[J].中國科技信息，2007(21)：162-163.
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