企業(yè)辦公室是綜合服務(wù)部門(mén)，也是重要的樞紐部門(mén)，既要發(fā)揮參謀助手的職能，也擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重任。辦公室的地位和作用之所以特殊，就主要體現(xiàn)在辦公室文字工作的特殊性上。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，對(duì)企業(yè)秘書(shū)素質(zhì)的要求越來(lái)越高。因此，秘書(shū)同志必須牢固樹(shù)立和不斷強(qiáng)化文字工作是辦公室的“臉面”和“主業(yè)”兩種意識(shí)，堅(jiān)持以文立業(yè)，在應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)中著力改進(jìn)傳統(tǒng)的文字服務(wù)方式，在改革創(chuàng)新中著力提高文字服務(wù)水平。

　　一、做好秘書(shū)工作，要下功夫?qū)懖牧?，練好履職盡責(zé)的基本功

　　能不能寫(xiě)好材料，已成為影響秘書(shū)工作質(zhì)量和效率的“瓶頸”，也是當(dāng)前秘書(shū)部門(mén)迫切需要彌補(bǔ)的“短板”。從上級(jí)機(jī)關(guān)的職能來(lái)看，其工作指導(dǎo)主要是通過(guò)政策指導(dǎo)和典型指導(dǎo)來(lái)實(shí)現(xiàn)，這兩種形式都離不開(kāi)材料這個(gè)最基本的載體，都要通過(guò)寫(xiě)材料這個(gè)最基本的實(shí)踐活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。把寫(xiě)材料這個(gè)“瓶頸”和“短板”解決了，秘書(shū)部門(mén)的工作水平和面貌就會(huì)有一個(gè)很大的改變。

　　一要真正弄清楚什么是寫(xiě)材料。這是寫(xiě)好材料的重要前提。有人認(rèn)為秘書(shū)部門(mén)主要是協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，不需要寫(xiě)材料;也有人認(rèn)為寫(xiě)材料就是玩文字游戲，是虛的;還有人認(rèn)為寫(xiě)材料是苦差事，甚至出現(xiàn)“躲材料”“賴材料”的現(xiàn)象。這些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)和行為，說(shuō)明一些人對(duì)什么是寫(xiě)材料這個(gè)基本問(wèn)題沒(méi)有搞清楚。李瑞環(huán)同志在《學(xué)哲學(xué) 用哲學(xué)》一書(shū)中說(shuō)，“領(lǐng)導(dǎo)干部的講話、文章，不單純是文字問(wèn)題，而是對(duì)事物的看法，對(duì)客觀規(guī)律的認(rèn)識(shí)，對(duì)改造世界的意見(jiàn)，不是說(shuō)著順嘴就行了，起草文稿是很鍛煉人的，尤其是年輕干部，必須養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣，要自己動(dòng)手寫(xiě)稿子，能不能提高水平，能不能有個(gè)飛躍的進(jìn)步，過(guò)好這一關(guān)非常重要。”因此，對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，寫(xiě)材料是講政治的集中體現(xiàn)，是個(gè)人能力素質(zhì)的綜合反映，也是履行職責(zé)的重要表現(xiàn)。

　　二要弄清楚寫(xiě)材料應(yīng)具備哪些能力素質(zhì)。筆者人為，寫(xiě)材料必須至少具備8種能力素質(zhì)：一是領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖;二是了解掌握實(shí)情;三是有思想和政策水平;四是理論基礎(chǔ)扎實(shí);五是文字表達(dá)能力強(qiáng);六是知識(shí)儲(chǔ)備豐富;七是能吃苦;八是任勞任怨。寫(xiě)材料，對(duì)上級(jí)的意圖把握不準(zhǔn)，很難符合要求;對(duì)企業(yè)的情況掌握不透徹，容易脫離實(shí)際，沒(méi)有針對(duì)性、指導(dǎo)性;思想和政策水平不夠，寫(xiě)出的材料就會(huì)像白開(kāi)水一樣，淡然無(wú)味，甚至出現(xiàn)思想認(rèn)識(shí)和政策把握方面的偏差;理論基礎(chǔ)不厚實(shí)，就抓不住事物的本質(zhì)，不能做到有的放矢;文字表達(dá)能力不強(qiáng)，材料就很難組織起來(lái);知識(shí)的儲(chǔ)備量，也關(guān)系到材料的厚度和張力，需要靠長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的、艱苦的積累;有吃苦的精神，才能在寫(xiě)材料上鍥而不舍、精益求精，才能出精品、創(chuàng)一流;任勞任怨，也是寫(xiě)材料應(yīng)具備的一種精神境界，否則就會(huì)斤斤計(jì)較、患得患失。就領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖而言，有以下四種途徑：一是自己揣摩，二是請(qǐng)教相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，三是求教同事，四是當(dāng)面聆聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)教誨。

　　三要突出工作重點(diǎn)，切忌面面俱到。突出工作重點(diǎn)，就是堅(jiān)持重點(diǎn)論。重點(diǎn)論告訴我們，在認(rèn)識(shí)復(fù)雜事物的發(fā)展過(guò)程中，要著重把握它的主要矛盾;在認(rèn)識(shí)某個(gè)矛盾時(shí)，要著重把握矛盾的主要方面。起草文字材料，也必須抓主要矛盾，突出工作重點(diǎn)。在起草文字材料過(guò)程中，如何突出重點(diǎn)呢?首先要明確什么是重點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，凡是能反映事物本質(zhì)具有普遍指導(dǎo)意義的重要問(wèn)題、主要任務(wù)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、工作做法、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、辦法措施等都是重點(diǎn)。

　　四要認(rèn)真提煉概括，寫(xiě)出思想深度。起草文字材料不但是一個(gè)搜集資料、積累資料的過(guò)程，而且是一個(gè)研究工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、升華理論的過(guò)程。文字材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例、情況和闡述的道理之中。要能從事實(shí)背后找出本質(zhì)問(wèn)題，上升到理論高度，得出規(guī)律性的結(jié)論。毛澤東同志曾對(duì)文字材料的寫(xiě)法指出：“只談情況，不談?dòng)^點(diǎn)，是開(kāi)材料倉(cāng)庫(kù)。人的頭腦是加工廠，沒(méi)有材料不行，有了材料要經(jīng)過(guò)加工，要產(chǎn)生觀點(diǎn)，用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。”

　　五要講究結(jié)構(gòu)層次，注意語(yǔ)言得體。文字材料一般在結(jié)構(gòu)上首先脈絡(luò)要十分清晰，其次是線條要單一，再次層次不要過(guò)多。文字材料主要是說(shuō)給人聽(tīng)的，拿給人看的，這就要求語(yǔ)言要實(shí)在、簡(jiǎn)明，要客觀、翔實(shí)，有血有肉，有鮮活的東西，不能老是干巴巴的，就幾個(gè)觀點(diǎn)、幾根筋，該用事例、數(shù)字說(shuō)話時(shí)就要用事例、數(shù)字說(shuō)話，該量化的就要量化。需要虛化時(shí)也得“虛”，該歸納的就要?dú)w納，該概括的就要概括。

　　寫(xiě)材料是公認(rèn)的苦差事。“操千曲而知音，觀千劍而識(shí)器。”起草好文字材料的唯一捷徑，就是不怕吃苦、多寫(xiě)多練，唯有長(zhǎng)期筆耕不輟，才能最終修成正果。

　　二、要做好秘書(shū)工作，除了在文字材料上下工夫外，還要強(qiáng)化“五種意識(shí)”，來(lái)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求

　　一是政治堅(jiān)定意識(shí)。這是對(duì)辦公室同志最重要、最基本的要求，也是我們秘書(shū)同志應(yīng)具備的最根本的素質(zhì)。我們必須對(duì)黨、對(duì)企業(yè)忠心耿耿，一定要和黨中央保持高度一致，和企業(yè)同心同德，成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)信得過(guò)、靠得住的得力參謀和助手。重大問(wèn)題、原則問(wèn)題、敏感問(wèn)題不能人云亦云，不能自行其是，要謹(jǐn)言慎行，絕對(duì)不能口無(wú)遮攔，行為失范。必須有高度的政治責(zé)任感和自覺(jué)性，同時(shí)還要在紛繁復(fù)雜的實(shí)際工作中，努力加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高理論水平和工作能力，不斷培養(yǎng)、增強(qiáng)和鍛煉自己的政治敏感性和政治鑒別力。

　　二是工作勤奮意識(shí)。辦公室的工作，有許多都是跑跑顛顛、抄抄寫(xiě)寫(xiě)之類的具體事情，看起來(lái)并不驚天動(dòng)地，甚至默默無(wú)聞。但是，別看這些針頭線腦的事，離開(kāi)了這根針，就挑不起全局的綱;離開(kāi)了這條線，也織不出整體的網(wǎng)。我們的工作盡管都是瑣碎繁雜的小事，但它和整個(gè)大局銜接在一起，影響著企業(yè)工作的大局。把這些小事做好了，就可以推動(dòng)全局的工作;而一旦這些小事沒(méi)做好，就會(huì)給全局工作造成損害，帶來(lái)被動(dòng)。要從大處著眼，從小處著手，勤奮努力，任勞任怨地做好辦公室的各項(xiàng)工作，樂(lè)于其忙，忙在其中，也樂(lè)在其中。秘書(shū)們就是要主動(dòng)、勤奮、高效地辦事情，而且要無(wú)私奉獻(xiàn)，不怕吃虧，不能患得患失。敬業(yè)是辦公室文化的精髓。要?jiǎng)?wù)實(shí)，干實(shí)事、講實(shí)效、求實(shí)績(jī)，糾正急功近利的浮躁風(fēng)氣;要自信，敢于面對(duì)困難，知難而進(jìn)，樹(shù)立不達(dá)目的不罷休的信心;要進(jìn)取，在自己的弱項(xiàng)上多下功夫，提高思考問(wèn)題的層次和駕馭全局的能力，立足于現(xiàn)在的工作崗位干出成績(jī)。辦公室的主要任務(wù)是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒(méi)有奉獻(xiàn)就搞不好服務(wù)。秘書(shū)同志要甘當(dāng)“不為名利的小草、樂(lè)于奉獻(xiàn)的蜜蜂、恪盡職守的螺絲釘”。要正確認(rèn)識(shí)自己的工作和價(jià)值，正確處理苦與樂(lè)、得與失的關(guān)系，保持一顆平常心，把工作崗位當(dāng)成奉獻(xiàn)的舞臺(tái)，在平凡的工作中實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。